Ordnung im Büro Sechs Tipps gegen das Chaos

Schwer überschaubare Papierstapel auf dem Schreibtisch nerven fast jeden irgendwann. Das Durcheinander als angeblich kreative Prozesse beflügelndes kreatives Chaos zu verkaufen, ist meist nur eine Ausrede. Dabei lässt sich der Wust mit ein paar Tipps ganz gut in den Griff bekommen.
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Tipp 1: Die Zettelflut eindämmen

Klebezettel sind der Tod der Übersichtlichkeit - nicht von ungefähr hat das Verb "sich verzetteln" seine Bedeutung. Post-Its sollte man höchstens als gezielte Instrumente für die Aufgaben des jeweiligen Tages einsetzen. Dann kann deren Abarbeitung auch etwas Befreiendes haben. Aber abends sollte der Schreibtisch wieder leer sein.

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Tipp 2: Das Drei-Körbe-System

Eingang, Ausgang, Tagesaktivitäten - wer seine Unterlagen so sortiert, behält schon mal einen gewissen Grundüberblick. Dann allerdings muss man auch dafür sorgen, dass man jedes der Fächer mindestens einmal am Tag bearbeitet. Und dabei möglichst die goldenste aller Regeln der Büroorganisation beherzigen: Jedes Blatt Papier nur einmal anfassen. Will sagen, entweder gleich abheften, versenden, wegwerfen - oder einem Kollegen auf den Schreibtisch packen.

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Tipp 3: Geordnete Strukturen

Überlegen Sie sich genau, wie Ihre Arbeitsabläufe aussehen. Wenn Sie öfter Ausdrucke brauchen, sollte der Drucker in Reichweite, aber nicht im Weg stehen - und es hat sich bewährt, Themeninseln zu schaffen: Zum Telefon gehören Block und Stift, zum Locher Hefter und Brieföffner. Wer es noch leerer mag, verlagert die Themeninseln in geordnete Schubladen.

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Tipp 4: Ein geordnetes Archiv

Es lohnt sich, einige Zeit in den Aufbau sinnvoller Strukturen zu investieren. Viele überflüssige Mahngebühren sind der Tatsache geschuldet, dass der Überblick über ein- und ausgehende Rechnungen gefehlt hat. Auch Kontoauszüge und Versicherungsunterlagen sollten nur einen Handgriff entfernt sein. Man sollte sich selbst eine Weile beobachten und dann die Ordner, die man am häufigsten zur Hand nimmt, auch am dichtesten am Schreibtisch aufstellen. So frisst die Ablage weniger Zeit. Auch ein Farbsystem kann sinnvoll sein, um den Überblick schneller zu behalten.

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Tipp 1: Ablage P ausgiebig nutzen

Das papierlose Büro wird wohl immer eine Utopie bleiben. Aber tatsächlich kann und sollte man vieles wegwerfen, was verlässlich online zur Verfügung steht. Broschüren etwa oder Mails, die Sie sich rasch mal ausgedruckt haben - weg damit. Ausnahme: Unterlagen, die Sie aus rechtlichen Gründen aufheben müssen. Idealerweise strukturieren Sie Ihr elektronisches Archiv genauso wie Ihre Ordnersammlung, dann

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Tipp 6: Die Rolle rückwärts

Gerade im Heimbüro sammeln sich oft Unmengen von Unterlagen an, und man kommt und kommt nicht zum Aufräumen. Die zeitraubende Arbeit lässt sich durch einen einfachen Trick beschleunigen - drehen Sie den Stapel einfach um. Dann liegen die ältesten Unterlagen oben, und Sie werden sehen: Ganz vieles hat sich schon von selbst erledigt, und Sie können es unbeschwerten Herzens einfach wegwerfen. So schrumpft der Stapel in Sekundenschnelle, und das wirkt extrem motivierend.

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