Die Steuer-Kolumne Geschäftsessen richtig absetzen

Kennen Sie den Begriff des "Spesenritters"? Der Betriebsprüfer wird immer besonders neugierig, wenn er eine Restaurantrechnung als Beleg entdeckt. Steuerzahler sollten genaue Angaben machen und einige Regeln beherzen, dann schmeckt das Geschäftsessen noch besser.
Von Hartmut Fischer

Nicht nur die Geschäftsleute, die versuchen, mit den Bewirtungsbelegen ein illegales Zusatzgeschäft zu machen, können Probleme bekommen. So mancher ehrliche Geschäftsmann hat sich schon im Gestrüpp der Bestimmungen verheddert.

Das beginnt schon damit, dass man einen grundsätzlichen Unterschied zwischen einem bewirteten Kunden und einem Mitarbeiter machen muss, den man zum Essen einlädt. Dies kann nämlich einen so genannten geldwerten Vorteil darstellen, der dann lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig werden kann.

Doch bevor wir uns der Bewirtung eines Mitarbeiters zuwenden, wollen wir zunächst den häufiger eintretenden Fall näher durchleuchten.

Die Kosten eines Geschäftsessens inklusive der Nebenkosten - hierzu gehören beispielsweise die Zigaretten oder auch eventuell anfallende Kosten für die Aufbewahrung der Garderobe - können Sie zu 70 Prozent absetzen. Der Rest muss aus Ihrer Tasche finanziert werden.

Bewirtung von Geschäftspartnern

Dabei ist aber zu beachten, dass dies nur bei einer Bewirtung im Restaurant gilt. Laden Sie den Geschäftspartner zu sich nach Hause ein, können Sie keine Kosten geltend machen.

Doch was ist ein Geschäftspartner? Nun, in diesem Falle handelt es sich - vereinfacht ausgedrückt - um jede Person, mit der Sie in Geschäftsbeziehung stehen oder mit der Sie eine Geschäftsbeziehung planen. Dabei ist es für die letztgenannte Personengruppe nicht von Bedeutung, ob die geplante Beziehung auch wirklich zu Stande kommt. Ein Mitarbeiter gilt in keinem Fall als Geschäftspartner.

Das Finanzamt prüft bei den Belegen über Restaurantausgaben anlässlich eines geschäftlich veranlassten Essens, ob die Restaurantrechnung den gesetzlichen Bestimmungen entspricht, ob das Essen wirklich geschäftlich veranlasst war, und ob mindestens eine der teilnehmenden Personen ein Geschäftspartner ist.

Die korrekte Restaurantrechnung

Die korrekte Restaurantrechnung

Sorgen Sie dafür, dass Sie eine maschinell erstellte Rechnung erhalten. Diese ist Vorschrift. Die Rechnung muss die folgenden Bedingungen erfüllen:

  • Name und komplette Anschrift des Restaurants, in dem die Bewirtung stattfand,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) des Restaurants,
  • Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, diese Daten dürfen auch handschriftlich ergänzt werden,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • eine maschinell vergebene Rechnungsnummer,
  • Datum der Bewirtung, hierauf kann verzichtet werden, wenn es mit dem Ausstellungsdatum identisch ist,
  • Menge und Art aller Speisen und Getränke,
  • Nettoentgelt,
  • Mehrwertsteuersatz in Prozent,
  • Mehrwertsteuerbetrag in Euro.
Diese Rechnung muss nun von Ihnen um die Namen aller Teilnehmer an dem Essen ergänzt werden. Es empfiehlt sich, in Klammern die Firma zu vermerken, um den Geschäftspartner eindeutig zu identifizieren. Zusätzlich muss der konkrete geschäftliche Anlass der Bewirtung genannt werden.

Die meisten Restaurantrechnungen bieten die Möglichkeit, diese Daten auf der Rückseite einzutragen. Sie können aber auch ein Blatt mit der Rechnung fest verbinden. Eine Büroklammer reicht dazu nicht aus: Sie müssen schon zum Klebestreifen oder zum Tacker greifen.

Was ist mit der Vorsteuer?

Wie bereits geschildert, können Sie von einer solchen Rechnung 70 Prozent des Nettobetrags geltend machen. Die restlichen 30 Prozent müssen Sie selbst finanzieren.

Entsprechend wurden in der Vergangenheit bei den Betriebsausgaben auch nur 70 Prozent als Vorsteuer anerkannt und angesetzt. Doch diese Regelung wurde vom Finanzgericht München mit Beschluss vom 25. Januar 2003 (14 V 3486/02) aufgehoben, da sie gegen EU-Recht verstößt.

Nach den EU-Richtlinien dürfen die Mitgliedstaaten nämlich die Vorsteuerausschlüsse beibehalten, die zum Zeitpunkt des In-Kraft-Tretens der Richtlinie (1. Januar 1979) in den innerstaatlichen Rechtsvorschriften vorgesehen waren. Weitere Einschränkungen des Vorsteuerabzugs, abgesehen von denjenigen, die in der 6. EU-Richtlinie selbst vorgesehen sind, sind nicht zulässig.

Sie können also die kompletten Steuersätze als Vorsteuer geltend machen. Weisen Sie jedoch das Finanzamt unter Bezugnahme auf das oben genannte Urteil darauf hin, dass Sie den vollen Steuersatz in Anrechnung bringen.

Übernachtungskosten absetzen

Vorsicht bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wenn Ihr Jahresgewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird, sind Sie verpflichtet, die Bewirtungskosten gesondert und zeitnah aufzuzeichnen. Einzige Ausnahme: Sie wickeln die Buchführung mit einer Software ab, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen. Solche Programme sind heute schon zu günstigen Preisen zu bekommen.

Die Übernachtung eines Geschäftspartners gehört nicht zu den Bewirtungskosten und kann zu 100 Prozent abgesetzt werden. Dabei müssen Sie aber darauf achten, dass die Hotelrechnung auf den Namen des Unternehmens ausgestellt wird und nicht auf den des Gastes.

Wie bereits dargestellt, müssen Sie auf der Rechnung den geschäftlichen Anlass angeben. Hierzu gehören alle Anlässe, die im Interesse eines Geschäfts liegen. Beispielsweise können Essen mit Journalisten abgesetzt werden, wenn diesen neue Produkte im Rahmen einer PR-Maßnahme vorgestellt werden.

Sie sollten aber vergleichsweise genaue Angaben machen, da die Finanzämter oft nicht bereit sind, allgemeine Floskeln zu akzeptieren. Ein solcher Vermerk könnte etwa lauten "Verkaufsverhandlungen für Produkt XYZ" (mit einem Kunden), "Abstimmung Promotionaktionen für ABC-Software" (mit einer Werbeagentur) oder auch "Einkaufsverhandlungen mit Zulieferer CDE".

Und was ist mit den Mitarbeitern?

Und was ist mit den Mitarbeitern?

Mitarbeiter werden nicht als Geschäftspartner angesehen. Deshalb können Sie die Kosten hier auch zu 100 Prozent als Betriebsausgaben geltend machen. Die Bestimmungen für die entsprechenden Belege sind hier nicht so streng wie bei einem Geschäftsessen.

Nichtsdestotrotz sind Sie auch noch nach Jahren bei einer Betriebsprüfung verpflichtet, die Gründe für ein Mitarbeiteressen dokumentieren zu können. Sie sollten deshalb auch hier größte Genauigkeit walten lassen.

Den geldwerten Vorteil haben wir bereits kurz angesprochen. Sie müssen deshalb auf die entsprechenden Freigrenzen Rücksicht nehmen, um hier nicht in die Falle zu laufen, dass das Essen plötzlich auch noch lohnsteuer- beziehungsweise sozialversicherungspflichtig wird.

Freigrenzen beachten

Eine Einladung für einen Mitarbeiter stellt zunächst einen geldwerten Vorteil in Form eines Sachbezuges dar, wenn dies eine Belohnung für seine Leistung sein soll. Die Freigrenze der Sachbezüge liegt derzeit bei 44 Euro pro Monat (Paragraf 8 Absatz 2 EStG). Wird dieser Betrag durch das Essen oder durch das Essen und weitere Sachbezüge überschritten, müssen auf den gesamten Betrag (also nicht abzüglich 44 Euro!) Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden.

Neben dem "Belohnungsessen" (siehe oben) erkennt das Finanzamt auch Arbeitsessen an, die auf Grund eines außergewöhnlichen Einsatzes gewährt werden. Dies kann zum Beispiel bei einer Messe der Fall sein, wenn Sie als Arbeitgeber daran interessiert sind, dass der Mitarbeiter möglichst rasch wieder am Messestand erscheint, um dann wieder möglichst bald mitzuarbeiten.

Ein solches arbeitsbedingtes Essen gilt nicht als Sachbezug und wird auch nicht als geldwerter Vorteil angesehen, da das Essen im Interesse der Firma bezahlt wird. Allerdings gibt es auch hier eine Obergrenze: Nach Paragraf 19 EStG liegt sie bei 40 Euro.

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