Interne soziale Netzwerke Wie Facebook ohne Katzen

Interne soziale Netzwerke sollen die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern und für mehr Produktivität sorgen. Konzerne wie die Allianz wollen so den Arbeitsalltag ihrer Mitarbeiter verändern.
Von Christopher Krämer
Soziale Netzwerke: Unternehmen wie die Allianz setzen auf eigene Systeme für ihre Mitarbeiter

Soziale Netzwerke: Unternehmen wie die Allianz setzen auf eigene Systeme für ihre Mitarbeiter

Foto: Marc Tirl/ dpa

Hamburg - Egal ob Jogging-Partner oder Anschluss an eine Radgruppe - wenn Mitarbeiter der Allianz Gleichgesinnte suchen, müssen sie nicht mehr bei Facebook stöbern. Seit wenigen Monaten setzt die Allianz auf ein unternehmensinternes soziales Netwerk, das "Allianz Social Network" (ASN). Darin sollen sich die Mitarbeiter vernetzen und ihr Wissen miteinander austauschen: Zwar geht es vorrangig beim ASN um arbeitsbezogene Dinge.

Doch längst haben sich auch andere Gruppen gebildet, die nicht direkt etwas mit der Arbeit zu tun haben. "Eine Katzengruppe gibt es noch nicht, wäre aber auch kein Problem", sagt Michael Wegscheider, Projektleiter bei der Allianz . Einschreiten würde er nur, wenn es zu abseitig würde. "Natürlich ist die Arbeitszogenheit wichtig", sagt Wegscheider.

Die Allianz will so zum Vorreiter werden. Noch setzen nicht viele deutsche Firmen auf interne soziale Netzwerke: "Die Zahl solcher Unternehmen ist noch recht überschaubar", sagt Karel Dörner, Partner bei der Unternehmensberatung McKinsey.

Volle Kontrolle über Daten

Amerikanische Unternehmen seien in diesem Bereich deutlich weiter. "Die Trennung zwischen Privatem und Beruflichen ist dort fließender als in Deutschland", sagt der Social-Media Experte. Außerdem sei die Affinität zu neuen Technologien stärker ausgeprägt. Viele deutsche Unternehmen hätten aber erkannt, welche Chancen solche Systeme bieten würden.

Tatsächlich liegen die Vorteile auf der Hand: Informationen sind leichter auffindbar, Ansprechpartner zu speziellen Themen schnell zu kontaktieren, wenn die Mitarbeiter miteinander vernetzt sind. So wird auch die Koordination großer Gruppen leichter.

Zugleich behalten die Unternehmen bei der Kommunikation in internen Netzwerken die Kontrolle darüber, was mit den Daten geschieht, die Teilnehmer miteinander austauschen. Schließlich sind Mitarbeiter, die sensible Informationen oder gar interne Dokumente über Facebook , Xing  und Co. austauschen, ein Alptraum für so gut wie jedes Unternehmen.

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Überblick: Die führenden Unternehmensnetzwerke

In der Regel basieren die firmeneigenen Netzwerke auf Softwarelösungen wie Chatter von Salesforce, Jive oder Yammer, das seit einem Jahr zu Microsoft gehört. Ähnliche Dienste bieten das deutsche Unternehmen Cummunote oder die russische Firma Bitrix an. Kunden haben meist die Wahl, ob sie die Dienste in der Cloud nutzen oder eine Lizenz erwerben wollen, um das Netzwerk auf eigenen Servern betreiben zu können.

130.000 neue Yammer-Nutzer auf einen Schlag

Auch international werden die Systeme immer beliebter: Erst kürzlich wurde bekannt, dass das spanische Telekommunikationsunternehmen Telefónica weltweit rund 130.000 Mitarbeiter mit Yammer ausstatten will. Das Unternehmen rechnet dabei mit Einsparungen von rund 20 Prozent im Support durch den Umzug in die Cloud. Eine bessere Zusammenarbeit erwartet man bei Telefónica auch durch die integrierte Übersetzungsfunktion in Yammer. So sollen Mitarbeiter in verschiedenen Ländern in ihrer Muttersprache miteinander kommunizieren können.

Beim Allianz-Netzwerk liegen alle Daten auf firmeneigenen Servern, eine Firewall schützt das ASN vor dem Zugriff von außen. Somit hat die Allianz zugleich eine private Datencloud aufgebaut: Wichtige Dokumente und Nachrichten liegen nicht mehr dezentral in den verschiedenen Postfächern der Mitarbeiter, sondern sind zentral für die Teilnehmer recherchierbar.

Auch andere große deutsche Unternehmen haben schon ähnliche Systeme eingeführt: Unter ihnen die BASF, die Deutsche Telekom, Bosch oder Continental. Ein solcher Schritt kann sich lohnen: "Diese Instrumente können deutliche Produktivitätssteigerungen mit sich bringen", sagt Berater Dörner.

In einer Studie von McKinsey aus dem vergangenen Jahr kommen die Autoren zu dem Schluss, dass interne Social-Media-Instrumente die Effizienz von Mitarbeitern um bis zu 25 Prozent steigern können.

Diese Produktivätsgewinne seien auf die effizientere Kommunikation der Mitarbeiter zurückzuführen: Weg von E-Mail und Telefon, hin zu breiten Kommunikationskanälen wie Social Groups, in denen viele Mitarbeiter gleichzeitig interagieren können.

Digitaler Wandel lässt sich nicht anordnen

Die Allianz hat sich hohe Ziele gesetzt: "Es geht darum, den gesamten Arbeitsalltag zu verändern", sagt Wegscheider. Dies sei eine große Aufgabe für die Allianz. "Der digitale Wandel lässt sich nicht von oben anordnen und geschieht nicht von heute auf morgen", sagt Wegscheider.

Die Versicherung begleitet die Einführung mit intensiven Schulungen und will so die Mitarbeiter an das neue System heranführen. "Die größten Herausforderungen bei der Einführung eines internen sozialen Netzes liegen in der Organisation, der Messung von direkten Effekten und in kulturellen Vorbehalten innerhalb der Unternehmen", sagt Dörner.

Ständige Kontrolle der Mitarbeiter?

Das Netzwerk der Allianz baut auf Jive auf, die Anpassungen durch die IT-Tochter Metafinanz an die Bedürfnisse der Versicherung nahmen rund drei Monate in Anspruch. Danach folgte eine mehrmonatige Pilotphase mit 500 Teilnehmern. Insgesamt ließ sich die Allianz diese Phase rund 100.000 Euro kosten. Seit Anfang des Jahres ist ASN nun online. Das ASN bietet ähnliche Funktionen wie Twitter oder Facebook: Mitarbeiter können ihren Status aktualisieren, Gruppen bilden, Kollegen einladen, Umfragen starten oder die Wiki-Funktion nutzen. Heute sind etwa 5.000 Mitarbeiter miteinander vernetzt. Schrittweise soll die Zahl der Teilnehmer steigen.

Langfristig sollen alle Mitarbeiter eingebunden werden: "In der Vernetzung liegt der große Mehrwert", sagt Allianz-Projektleiter Wegscheider. Gruppendiskussionen und Ideenwettbewerbe würden schon jetzt intensiv genutzt.

Geräuschlos ging die Einführung des ASN jedoch nicht über die Bühne. Betriebsrat und Gewerkschafter zeigten sich skeptisch und befürchteten, die Allianz könne das ASN als Kontrollinstrument nutzen und die Mitarbeiter überwachen. Im Dezember 2012 schlossen Betriebsrat und Konzernführung eine Betriebsvereinbarung. Darin einigten sich beide Seiten, dass eine systematische Mitarbeiterkontrolle nicht stattfinden dürfe.

2 Prozent Small-Talk am Tag

Gleichwohl ist anonymes Surfen im ASN nicht möglich, alle öffentlichen Aktivitäten sind sichtbar. Unternehmen würden sich allerdings keinen Gefallen tun, wenn sie solche Systeme systematisch zur Überwachung ihrer Mitarbeiter nutzen. Das sei auch gar nicht Sinn und Zweck, sagt Social-Media-Experte Dörner: Interne soziale Netzwerke müssten ein natürliches Arbeits- und Kommunikationsinstrument für die Mitarbeiter sein. "Wenn diese primär zur Überwachung eingesetzt werden, werden sie schlicht nicht genutzt."

Auch die Allianz sorgte sich vor der Einführung, ob ein internes Netzwerk nicht die Mitarbeiter dazu verleiten könnte, zu viel Zeit für privaten Austausch unter Kollegen zu stecken. Das war offenbar unbegründet: Erhebungen aus der Pilotphase zeigten, dass der Anteil nicht-berufsbezogener Kommunikation nur bei rund 2 Prozent lag. Aktuelle Stichproben der Gruppen und ihrer Schwerpunktthemen zeigen, dass die Zahl aktuell noch darunter liege, sagt Wegscheider. Das sei unproblematisch, diese informelle Kommunikation gehöre zu einer funktionierenden internen Öffentlichkeit.

Eine Online-Gruppe für Katzenfreunde bei der Allianz dürfte es dennoch nicht allzu bald im ASN geben. Dazu stehen den Mitarbeitern aber auch andere Möglichkeiten offen: Facebook und Co. bleiben den Allianz-Mitarbeitern auch nach der Einführung des ASN während der Arbeitszeit erlaubt.

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