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Überblick: Die führenden Unternehmensnetzwerke

Soziale Firmennetzwerke Wege aus der E-Mail-Flut

E-Mail-Flut, hunderte Spam-Mails und ständige Erreichbarkeit - als unkomplizierte Kommunikationsform gestartet, haben sich E-Mails für viele Firmen zur zeitfressenden Plage entwickelt. Soziale Firmennetzwerke können Abhilfe schaffen - doch die haben ihre Tücken.

Hamburg - Wenn es ums Thema E-Mail geht, läuft Atos-Deutschland-Chef Winfried Holz zu Höchstform auf. 80 Prozent davon seien im Grunde unnötig, so seine Analyse der rund 200 täglich bei ihm eingehenden E-Mails. "50 Prozent können sofort weg", sagt er. Rechnet man die ganzen CC-Mails raus, bei denen der Adressat eigentlich jemand anderes ist, "bleiben 20 Prozent, die wirklich arbeitsrelevant sind".

Kam früher der Mann von der Poststelle vielleicht zwei Mal am Arbeitsplatz vorbei, sind wir mittlerweile ständig per Mail erreichbar. Im Minutentakt rieseln immer neue Nachrichten in unsere elektronischen Postfächer ein - was wirklich wichtig ist, lässt sich häufig nicht auf den ersten Blick feststellen. Atos-Chef Thierry Breton hat jedoch einen Plan, der die Laune von Winfried Holz stark verbessern dürfte: Bis Ende 2013 sollen nach dem Willen des Franzosen sämtliche Mails aus der internen Kommunikation des Unternehmens verschwunden sein.

Um 13 Prozent wächst die weltweite E-Mail-Flut Schätzungen des Marktforschungsinstititutes Radicati zufolge pro Jahr. Allein 2012 schwappten demnach täglich 89 Milliarden Geschäftsmails durch das Netz - rund 110 pro Beschäftigtem. Eine Zahl, die bis 2016 noch auf mehr als 143 Milliarden steigen dürfte.

Wie Atos sämtliche Mails aus der Kommunikation der Firma tilgen will

Mit entsprechenden Folgen für die Unternehmen. Für sie geht mit jeder nutzlosen Mail kostbare Arbeitszeit verloren. Fünf bis 20 Stunden pro Woche täglich sind Führungskräfte Schätzungen zufolge alleine mit dem Lesen und Schreiben von E-Mails zugange. Eine Zahl, die einige Etagen darunter noch deutlich höher liegen könnte und Unternehmen wie Volkswagen  schon veranlasste, ab einem bestimmten Zeitpunkt nach Feierabend an einen Teil seiner Beschäftigten gar keine E-Mails mehr weiterzuleiten

Geht es nach Atos-Chef Thierry Breton, muss sich Holz nicht mehr lange ärgern: 6000 Beschäftigte bei Atos sind schon E-Mail-los. Die übrigen 68.000 sollen bis zum Jahresende folgen.

Für die Außenkommunikation wird die elektronische Post zwar auch weiter benutzt. Intern soll die Kommunikation dann aber über Bluekiwi laufen, ein sogenanntes "enterprise social network", das Atos im vergangenen Frühjahr für eine zweistelligen Millionen-Euro-Betrag gekauft hat - und für das er auch mit Hilfe seiner Zero-E-Mail-Initiative neue Kunden sucht.

Produktionssteigerung um eine Viertel

Bei diversen Großunternehmen sind derartige Netzwerke bereits im Einsatz - versprechen sie doch deutlich mehr Effizienz und eine drastische Reduzierung der E-Mail-Flut. Anbieter gibt es viele. Atos Bluekiwi ist bislang einer der eher kleinere Player auf dem Markt. Dominiert wird er von Netzwerken wie dem zu Microsoft gehörenden Yammer, Chatter oder Jive. Hinzu kommen Eigenprodukte wie Jam von SAP  , das der Softwarekonzern im Herbst vergangenen Jahres vorstellte.

Ähnlich wie bei üblichen Sozialen Netzwerken, können Mitarbeiter sich bei den Geschäftsnetzwerken vernetzen, zusammen an Projekten und Dokumenten arbeiten. Bluekiwi bietet Beispielsweise die Möglichkeit, ein Profil mit Foto anzulegen, Mitglied unterschiedlicher Gruppen zu werden, zu chatten und auch eigene Ideen zur Diskussion zu stellen. Neue Angebote antizipieren sogar Bedürfnisse, eröffnen beispielsweise im Vorfeld einer anstehenden Konferenz automatisch Foren für Vorbesprechungen. Statt ständig den E-Mail-Eingang im Blick zu haben, können Mitarbeiter so leichter konzentriert arbeiten und sich die Informationen dann holen, wenn sie sie brauchen.

Soweit wie Atos - interne E-Mails ganz abzuschaffen - geht bislang kein anderer. Dies sei eigentlich auch nicht Ziel der Netzwerke, sondern eine deutlich Verringerung des E-Mail-Aufkommens vielmehr das Resultat, sagt Gartner-Experte Mann. Um rund ein Viertel lässt sich nach Einschätzung der Unternehmensberatung McKinsey die Produktivität von Mitarbeitern durch solche Netzwerke in großen Unternehmen steigern.

Bislang sind es laut Forrester Research noch vor allem gut bezahlte, gut ausgebildete, viel arbeitende sogenannte "early adopters", die die neuen Netzwerke nutzen. Doch die neue Kommunikationskultur ist auch in den Unternehmen auf dem Vormarsch. Bis 2016 dürfte nach Schätzungen der Marktforscher von Gartner jedes zweite Unternehmen mit derartigen Netzwerken arbeiten.

Information als Holschuld

Doch so toll die neuen Vorteile sind, nicht alle Beschäftigte tun sich mit der neuen Autonomie und Kommunikationskultur leicht. Schließlich müssen sie sich viele Informationen, mit denen sie früher beliefert wurden, künftig selbst suchen. Sie müssen selbst Filter setzen und schauen, was für ihre Arbeit relevant und hilfreich und was unnötig ist.

Zudem könnte diese "Pull-Kultur", bei der sich jeder die für ihn relevanten Informationen aus dem Netzwerk ziehen muss, einige Mitarbeiter anfangs überforden, glaubt der Arbeitspsychologe Jürgen Glaser von der Universität Insbruck. Andere für den vertrauensvollen Umgang wichtige Umgangsformen, wie persönliche Gespräche und Telefonate, sollten daher nicht aus dem Blick der Verantwortlichen geraten, mahnt er.

Klare Regeln sind nötig

Wie schwierig die Umstellung an der Basis sein kann und wie groß die Zweifel an der neuen Technik teilweise sind, zeigt eine Untersuchung der Unternehmensberater von Deloitte aus dem Sommer 2012. Demnach sieht fast die Hälfte der Führungskräfte positive Auswirkungen der neuen sozialen Netwerktechnologien auf die Arbeitskultur - bei den Beschäftigten liegt die Quote allerdings nur etwa halb so hoch. Und auch einen Zuwachs an Transparenz konnten bei der Befragung in den unteren Chargen gerade einmal 17 Prozent der Beschäftigten ausmachen.

Auch Atos-Deutschlandchef Holz sieht in der Umstellung eine "Herausforderung" für die Mitarbeiter, die vom Unternehmen entsprechend begleitet werden soll. Dies hält auch der Wirtschafts- und Sozialpsychologe Roman Soucek von der Universität Erlangen für entscheidend, der sich mit den Auswirkungen der E-Mail-Flut befasst hat.

Wie lange es dauert, bis sich die Beschäftigten an die neue Technik gewöhnen, "hängt entscheidend davon ab, ob man so etwas einfach einführt und sich selbst überlässt oder mit Maßnahmen flankiert", ist er überzeugt.

So sei es beispielsweise hilfreich, im Vorfeld ganz klar die Erwartungen, die man an das neue System hat, zu klären und Richtlinien festzulegen, wofür und wie die neue Technik benutzt werden soll. Sonst droht die Gefahr, dass die Angestellten aus Angst etwas zu verpassen, die persönlichen Filter so niedrig setzen, dass aus der alten sinnlosen Informationsflut eine neue wird.

Kein Platz für Katzenvideos

Viele Unternehmen haben bereits klare Regeln formuliert. So sind in einigen Netzwerken beispielsweise private Chats untersagt. Und die Tatsache, dass einmal gepostete Informationen häufig archiviert werden, lässt auch die Hemmschwelle, die beliebten Katzenvideos zu posten, sinken. "Die Angst vieler Unternehmen, dass unangemessene Inhalte oder politische oder rassistische Kommentare gepostet werden könnte, erweist sich meist als unnötig", berichtet Gartner-Experte Mann.

Ob sich eine neue Kommunikationskultur wie bei Atos innerhalb weniger Monate aneigen lässt oder längere Zeit in Anspruch nimmt, ist umstritten. "Es ist eine Umstellung", sagt Mann. "Und Umstellungen sind immer schwer."

Daran, dass die Netzwerke die Kommunikationszukunft in Unternehmen sind, hat weder Gartener-Analyst Mann noch Atos-Deutschlandchef Holz einen Zweifel. Der E-Mail stehe ein ähnliches Schicksal wie dem Fax bevor, ist Holz überzeugt. "Früher sind bei den Unternehmen jeden Tag 20 bis 30 Faxe eingetrudelt, heute ist es in der Woche vieleicht noch eines", sagt er.

Schätzungen von Forrester zufolge dürfte der Markt für die Soziale-Netwerk-Software für Firmen in den nächsten Jahren jährlich um mehr als 60 Prozent wachsen. Sollten die Marktforscher Recht behalten, könnte sich die Null-E-Mail-Politik von Atos als bares Geld wert erweisen.

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