Software-Migration Zehn wichtige Ratschläge

Software-Migration bedeutet für Unternehmen häufig viel Arbeit und noch mehr Frust. Damit das Vorhaben nicht im Fiasko endet, hat das Beratungshaus C & P für eine erfolgreiche Umsetzung zehn strategische Leitlinien aufgestellt.

Im Regelfall haben Unternehmen mit technischen und organisatorischen Anforderungen zu kämpfen, wenn sie Software migrieren: Projekte binden in großem Umfang Ressourcen. Außerdem müssen Mitarbeiter neues Wissen über Softwaretechniken auf Programm- und Tool-Ebene aufbauen. Damit Softwaremigration nicht im Fiasko endet, hat das Beratungshaus C & P in München und Graz zehn strategische Leitlinien zusammengestellt:

1. Analyse der Kostenreduzierungen

Firmen sollten von einer Software-Migration Abstand nehmen, wenn sie keine überzeugenden Effekte wie Kostenreduzierung ermitteln. Sie sollten auch die Finger davon lassen, wenn keine spezifischen Bedingungen eine Migration unbedingt erfordern.

Besondere Erfordernisse können dann vorliegen, wenn zum Beispiel der Software-Anbieter die bestehende Release-Version nicht mehr unterstützt. Oder: Eine grundlegende Infrastruktur-Planung zwingt zu einem Wechsel der Rechnerplattform.

2. Klares Anforderungsprofil erstellen - Software-Lizenzen sparen

Unternehmen müssen ein klares Anforderungsprofil erstellen. Das gilt sowohl in technischer Hinsicht als auch für die betriebswirtschaftlichen Erfordernisse. Nachlässigkeiten in dieser Phase der Projektvorbereitung führen fast zwangsläufig dazu, dass teuer nachgearbeitet werden muss. Dabei sollten sich Firmen fragen, ob die Migration nicht dazu genutzt werden kann, Lizenzkosten zu reduzieren. Zum Beispiel, indem sie von einem kommerziellen Betriebssystem auf ein Open-Source-System wechseln.

3. Strukturen vereinfachen

Ziel muss es sein, die Strukturen zu vereinfachen. Das gelingt einerseits durch eine konsequente Prozessorientierung, da die Altsysteme häufig funktionsorientiert sind. Doch eine Prozessorientierung entsteht nicht dadurch, dass man IT-Systeme implementiert. Es müssen dafür die betrieblichen Verhältnisse entsprechend gestaltet werden. Andererseits schaffen Firmen auf der operativen Ebene einfachere Strukturen dadurch, dass sie doppelte oder mehrfache Datenerfassung und redundante Reports vermeiden.

Besser alte Gewohnheiten ablegen

4. Alte Gewohnheiten durch neue Arbeitsweisen ersetzen

Betriebliche Abläufe weisen häufig althergebrachte Profile auf. Diese hatten zwar in der Vergangenheit ihren Sinn, entsprechen aber nicht mehr den aktuellen und noch weniger den künftigen Geschäftsprozessen. Unternehmen sollten deshalb traditionelle Prozesse überprüfen, damit sie diese nicht unreflektiert weiterführen, sondern eliminieren oder modifizieren. Neue Arbeitsweisen sollten längerfristigen Erfordernissen entsprechen und flexibel sein, was Veränderungen angeht.

5. Anwendungslandschaft entschlacken

Ein Migrationsprojekt bietet immer auch die Chance, die gewachsenen Softwarestrukturen zu entschlacken. Die meisten Unternehmen haben eine Vielzahl von Applikationen am Laufen, die schon lange keine ausreichende Existenzberechtigung mehr besitzen. Diese belasten aber trotzdem unverändert Systeme, Ressourcen und Lizenzbudgets. Eine kritische Analyse führt deshalb fast immer zu einer schlankeren Anwendungslandschaft, ohne dass Nutzeneinbußen festzustellen sind.

6. Umfassend Standardisieren

Wirtschaftliche und transparente Verhältnisse mit wenigen Fehlerquellen erreichen Firmen, indem sie sie an definierten Regeln orientieren. Deshalb sollten sie Methoden und Abläufe standardisieren.

7. Manuelle Schnittstellen beschränken

Wegen der heute erforderlichen Prozessgeschwindigkeit und Ausfallsicherheit rät C & P, zumindest bei geschäftskritischen Abläufen auf manuelle Schnittstellen zu verzichten. Denn sie stellen sich in der Praxis nicht nur als Ressourcenfresser dar. Sie weisen auch eine höhere Fehlerquote auf als die technischen Varianten.

Für Transparenz sorgen, um Frust zu vermeiden

8. Projektgerechte Migrationstechnik auswählen

Der Anteil gescheiteter IT-Projekte fällt relativ hoch aus. Vor allem bei komplexen Maßnahmen bestehen die Ursachen in der Projektmethodik, weil sie zu wenig Wert auf Transparenz und Steuerbarkeit des Vorhabens legt. Aus diesem Grund sollte sie konventionell angelegt sein, damit die Zwischenschritte besser prüfbar bleiben.

Denn sonst besteht die Gefahr, dass Schwächen unentdeckt beleiben, im Verlauf des Projekts zu massiven Problemen anwachsen und erst beim Testen erkannt werden können. Das führt dann häufig dazu, dass weder Termin noch Budgets eingehalten werden.

9. Richtige Tools evaluieren

Bevor es darum geht, im schwer zu überschaubaren Markt die richtigen Tools zu evaluieren, müssen Firmen ihre fachlichen und prozessorientierten Anforderungen formulieren. Außerdem müssen sie Ressourcen und Schulungen planen.

Oft kaufen Unternehmen Werkzeuge zu hohen Lizenzgebühren und installieren sie mit großer Euphorie. Die Enttäuschung folgt auf den Fuß, weil sich die Funktionen der Tools nicht mit den Anforderungen decken oder nur partiell unterstützen. Daraus resultieren geringe Akzeptanz der Nutzer, erhebliche Projektverzögerungen und Effizienzeinbußen durch höhere Projektkosten.

10. Kontinuierliche Weiterentwicklung - Change Management

Mit dem Start der neuen Software ist die eigentliche Migration abgeschlossen. Doch erst die folgenden Schritte in der Anwendungspraxis generieren den tatsächlichen Nutzen. Projektverantwortliche müssen beim Change-Management dafür sorgen, dass sie für prozesstechnische Veränderungen einen Nährboden zur kontinuierlichen Fortentwicklung schaffen.

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