Management Tipps für effiziente IT-Meetings

IT-Leiter müssen nicht bei jeder Besprechung persönlich auftauchen. Sie können einen Stellvertreter schicken oder nur so lang bleiben, wie es interessant ist. Acht Ratschläge für erfolgreiche IT-Meetings.
Von Christiane Pütter

München - Vor dem Büro des IT-Entscheiders bildet sich eine Schlange: Externe Dienstleister, interne Kunden, Vorgesetzte, Mitarbeiter und Kollegen - jeder will den IT-Chef sprechen. Seine Liste mit Meetings, Konferenzen und Vier-Augen-Gesprächen wächst und wächst. Ein Fehler, so das IT-Wirtschaftsmagazin "Computerworld Canada", das einige Tipps von Personalcoaches und Analysten zusammengetragen hat. Sie sollen helfen, nicht zu viel Arbeitszeit durch Meetings zu verlieren.

1. Keine Absagen scheuen

Mancher IT-Leiter fürchtet offenbar, er gelte als Nerd, wenn er ein Meeting absagt. Das ist falsch, erklärt Jennifer Perrier-Knox von der Info-Tech Research Group aus London/Ontario. Nicht alle Meetings sind notwendig. Entscheiden Sie, wo Sie wirklich hinmüssen.

2. Nur bleiben, so lange es interessant ist

Eine weitere Faustregel: Nicht jeder muss von Anfang bis Ende dabei sein. Nach dem wichtigen Teil zu gehen (beziehungsweise dann erst zu erscheinen), ist nicht unhöflich, sondern effizient.

3. Nirgendwohin gehen, wo es keine Agenda gibt

Dass die Teilnehmer von Hölzchen auf Stöckchen kommen, lässt sich im Vorfeld vermeiden: Das Festlegen einer Agenda hilft, das Meeting zu strukturieren. Um nachträgliche Punkte zu vermeiden, rät Donna Karlin von der Agentur "A Better Perspective Business Coaching", die Agenda erst drei Tage vor dem Termin festzuzurren und allen Teilnehmern zu schicken.

4. Nirgendwohin gehen, wo es keinen Meetingleiter gibt

Ohne Führung geht es nicht, so Donna Karlin weiter. Sonst entgleist das Treffen zu schnell, und zwar zeitlich wie inhaltlich. Ihr Tipp: Wenn der Job des Meetingleiters rotierend besetzt wird, steigen Disziplin und Effizienz. Nebenbei ist es für jeden eine gute Übung, um Auftreten und Stimme zu verbessern.

Zentraler Terminplaner für mehr Disziplin

5. Fachjargon vermeiden

Ein weiterer Punkt, der Meetings ineffizient macht, liegt bei den IT-Mitarbeitern selbst. Denn die tendieren nach Beobachtung vieler Coaches zum IT-Fachjargon. Folge: Was sie sagen, wird nicht verstanden und folglich weder beachtet noch umgesetzt. Das Meeting war umsonst.

6. Konkrete Beispiele nennen

Es trägt ebenfalls zur Effizienz bei, wenn der IT-Chef eine Lösung nicht als "Kostensparer" anpreist, sondern klar sagt: "Das kann in diesem und jenem Bereich Einsparungen von 20 Prozent erbringen" oder ähnliches.

7. Nicht überall selbst hingehen

Karen Denega, Coach bei Cobalt Blue Consulting in Toronto, rät CIOs, ihre Meetingeinladungen zu priorisieren. Nicht überall muss man selbst hingehen, sondern kann Mitarbeiter schicken.

8. Mit den Mitarbeitern sprechen

Natürlich wird kein IT-Chef Meetings mit Vorgesetzten schwänzen. Die Coaches sind sich aber einig, dass Priorisieren nicht heißen darf, die Mitarbeiter zu vergessen. Gespräche mit ihnen sorgen dafür, dass der CIO die Stimmung in seinem Team kennt und die Fähigkeiten der Mitarbeiter einschätzen kann.

9. Meetingmanagement zentralisieren

Analysten des US-Marktforschers Aberdeen empfehlen, das Meetingmanagement zu zentralisieren. So sorge zum Beispiel ein für alle einsichtiger, zentraler Terminplaner für mehr Disziplin, elektronische Workflows senken Kosten. Immerhin entfallen 3 Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens auf Meetings und Events, so Aberdeen.

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