Bergisch Gladbach - Was ist so toll an RSS Feeds? Man findet sie inzwischen überall, seien es Onlinenachrichten von TV-Sendern (CNN etcetera), Zeitungen oder Magazinen. Sie sind thematisch gruppiert und vor allem: Ich muss sie nicht lesen, und wann ich sie lese, kann ich selbst bestimmen. Bei E-Mails ist das anders: Ich bekomme eine Mail und werde über die eingegangene E-Mail informiert. Man wird gestört. Und dabei ist es egal, ob es eine E-Mail von der Ehefrau, dem Chef oder Spam ist. Bei Feeds bekommt man hingegen die Informationen, die man möchte und keine anderen. Und wichtig: Sollten sich die Interessen verändern, kann man Feeds auch wieder abbestellen.

Was hat das nun mit Geschäftsanwendungen zu tun? In einem Dokumenten-Management-System (DMS) beispielsweise gibt es Akten, Dokumente und Vorgänge. Es kann durchaus sein, dass ein Mitarbeiter ein großes Interesse daran hat, über eine bestimmte Akte "auf dem Laufenden" zu bleiben – zum Beispiel bei einem Vertriebsmitarbeiter und der Kundenakte einer aktuellen Akquise. Oder ein Einkaufsmitarbeiter will ein Auge auf einen auffälligen Lieferanten haben. Natürlich könnte man ein System so aufsetzen, dass es immer, wenn sich an diesen Akten etwas ändert, eine E-Mail schickt. Aber genau das ist in den meisten Fällen eher nervig.

Warum nicht Feeds? Der Anwender kann dann eine Akte "abonnieren" und bekommt den Feed zu der Akte angezeigt: Wann hat mein Kunde im Helpdesk angerufen? Wann wurde von der Logistik ausgeliefert? Wann wurde die letzte Rechnung bezahlt? Verliert diese Akte mein Interesse, so kann man sie genauso einfach wieder abbestellen. Darüber hinaus spart diese Vorgehensweise enorm gegenüber E-Mails, die ja gegebenenfalls sogar archiviert würde.

Ein anderer Aspekt der Web 2.0-Welt sind Wikis. Wer hat noch nicht bei Wikipedia gesucht? Tatsächlich ist es bereits so, dass heute neben Google meist in Wikipedia gesucht wird. In Google gibt man einen Begriff ein und bekommt oft Tausende von Treffern. Stöbern ist dann eher lästig. Bei Wikipedia hingegen ist die Auswahl geringer und man kann sich, auf Grund der Verlinkung zwischen den einzelnen Artikeln, zu den Begriffen durchklicken. Es ist also eine Art Netz. Bei DMS-Systemen hat man jahrelang auf die Volltextsuche gesetzt. Das ist vergleichbar mit Google oder anderen Suchmaschinen. Intelligentere Mechanismen zur Suche wurden früher auch mit Knowledge Management gleichgesetzt. Wirklich erfolgreich war dies nicht.

Mit Wikis könnte das anders sein. Sie leben stark durch die Bereitschaft der Anwender, diese zu pflegen. Das Problem ist dabei die Unkontrollierbarkeit des Inhalts. Auf der anderen Seite bekommt man über die schiere Anzahl der beitragenden Personen einen Umfang von Informationen, der in einer IT-Abteilung ohne Wiki wohl niemals zu erreichen wäre. Neben Volltext bietet ein Informationswiki somit ein wichtiges Instrument innerhalb eines DMS-Systems. Vor allem wenn die Benutzergruppen sehr heterogen sind.

DMS-Systeme haben häufig strenge Attributierungen oder Indizes. Da gibt es Felder wie "Name" oder "Kundennummer", die befüllt und wieder gesucht werden können, nach denen sie sortieren oder sie sonst wie auswerten. Tags sind das genaue Gegenteil: Es gibt nur ein Feld, in das Informationen völlig frei eingetragen werden können. Tagging erlaubt jedem, Objekte irgendwie zu kennzeichnen, und diese dann in sogenannten Tagclouds wieder zu finden.