Dokumentenmanagement Wider das elektronische Chaos

Der täglich wachsende Datenbestand zwingt Unternehmen zur Ordnung. Dokumente, die man in der Datenwolke abgespeichert hat, will man schließlich auch wiederfinden. Dokumentenmanagement-Systeme sollen das gewährleisten. manager-magazin.de hat den Experten Ulrich Kampffmeyer zu aktuellen Trends auf dem Markt befragt.
Von Johannes Klostermeier

mm.de: Herr Kampffmeyer, Sie beschäftigen sich seit vielen Jahren mit dem digitalen Dokumentenmanagement. Warum ist das Thema für Unternehmen überhaupt wichtig?

Kampffmeyer: Dadurch, dass sich immer mehr Geschäftstätigkeit in der elektronischen Welt abspielt, gibt es auch immer mehr elektronische Originale. Das Papier verliert hier an Bedeutung. Die vernünftige Verwaltung hat sich noch nicht in allen Unternehmen durchgesetzt.

mm.de: Welche Rolle spielt das Enterprise Content Management dabei?

Kampffmeyer: Als Enterprise Content Management (ECM) werden IT-gestützte Lösungen zur Handhabung elektronischer Informationen bezeichnet. In der Vergangenheit sprach man vor allem in Deutschland auch von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Dazu zählen Systeme zur Erfassung von Informationen, zur Verwaltung, zur Ausgabe und zur Archivierung. Sie alle dienen dazu, Informationen nutzbar und erschließbar zu machen.

Dabei hat man sich darauf spezialisiert, unstrukturierte Informationen wie Faksimiles, Powerpoint-Präsentationen, Filme oder Excel-Listen zu verwalten, den Anwendern zur Verfügung zu stellen und damit Prozesse zu unterstützen. Die Nutzer sollen so einen Überblick über alle zusammengehörigen Daten und Informationen bekommen.

mm.de: Warum gibt es so viele Unternehmen, die die systematische Verwaltung noch nicht eingeführt haben?

Kampffmeyer: Eine solche Umstellung bedeutet einen großen Aufwand. Wenn man Compliance-Anforderungen an die elektronische Archivierung erfüllt, ist das zwar eine Investition in die Infrastruktur - man gewinnt dadurch aber keinen einzigen neuen Kunden.

Für Dokumentenmanagement und Archivierung ist es sehr schwierig, harte Kostenfaktoren zu berechnen, weshalb man qualitative Faktoren bewerten muss. Etwa die Verbesserung der Arbeitsfähigkeit oder schnelleres Reagieren. Das kann man nicht einfach so kalkulieren wie es bei zehn Quadratmeter gesparten Raums möglich ist. Hinzu kommt, dass die Anfangsinvestition nicht unerheblich ist.

"Keine Frage des Ob, sondern des Wann"

mm.de: Das klingt nach einem hohen finanziellen Aufwand. Welche konkreten Vorteile haben Unternehmen von der Einführung im Gegenzug?

Kampffmeyer: Es ist heute nicht mehr eine Frage des Ob, sondern nur noch des Wann und wie man solche Technologien einsetzt. Dafür gibt es verschiedene wirtschaftliche Argumente. Zum einen schneller neue Angebote in den Markt bringen zu können. Zum anderen, unternehmensinterne Abläufe effizienter zu machen, also dem Sachbearbeiter auf Knopfdruck alle zusammengehörigen Informationen aus verschiedenen Quellen zur Verfügung stellen zu können.

Indem man Arbeitsabläufe strafft und das Ablegen und Suchen von Dokumenten schneller geht, lässt sich viel Geld sparen und letztlich das vorhandene elektronische Wissen erschließbar und für neue Mitarbeiter verfügbar machen. Hinzu kommen die gesetzlichen Bestimmungen, die bei der Aufbewahrung von elektronischen Informationen beachtet werden müssen.

mm.de: Welche Probleme gibt es bei der Umstellung?

Kampffmeyer: Die Umstellung der Arbeitsweisen ist ganz erheblich. Wenn man jahrzehntelang in einer Papierorganisation gearbeitet hat, wird es sehr schwierig, sich in einer elektronischen Welt zurechtzufinden. Wenn man einfach nur die Papierwelt auf die elektronische Welt abbildet, elektronifiziert man quasi die vorhandene Ineffizienz. Das heißt, man muss die Arbeitsabläufe und die Arbeitsorganisation, die gesamte Abwicklung von Prozessen mit elektronischen Informationen, umstellen.

Und man muss den Mitarbeitern begreiflich machen, dass diese elektronische Information einen Wert hat. Dass also heute eine E-Mail ein genauso wichtiges Dokument ist wie ein Papierdokument mit Unterschrift. Die Hauptprobleme liegen also nicht in der Technik, sondern in der organisatorischen Einführung und in der Anpassung der Unternehmenskultur. Wenn Unternehmen dies nicht tun, haben sie massive Probleme mit ihrer Kostenstruktur und Wettbewerbsfähigkeit. Alles, was man sich an modernen Techniken für den elektronischen Handel ausgedacht hat, funktioniert nur, wenn eine derartige Infrastruktur dahintersteht.

mm.de: Welche Hersteller gibt es?

Kampffmeyer: Im Markt waren in der Vergangenheit sehr viele spezialisierte Unternehmen unterwegs, große und kleinere Mittelständler. Inzwischen sind aber auch alle großen Anbieter wie IBM , EMC, Microsoft , SAP  und Hewlett-Packard  in diesen Markt eingestiegen, weil man mit solchen Lösungen Kunden binden kann.

Die traditionellen Anbieter sind aber eher mittelständische Unternehmen, die sich ausschließlich auf dieses Thema spezialisiert haben. Sie geraten zurzeit vonseiten der Großen unter Druck, sind aber immer noch im deutschen Markt präsent.

"Viele Hersteller wurden aufgekauft"

mm.de: Konsolidiert sich der Markt?

Kampffmeyer: Fakt ist, dass sehr viele Herstellerunternehmen aufgekauft wurden. Folglich sind zwar noch das Know-how und vielleicht auch die Lösungen vorhanden. Die damaligen Produkte gibt es aber nicht mehr.

Die großen Anbieter, die das Thema als Generalisten betreiben, haben sich mittlerweile vom Mittelfeld abgesetzt. Das liegt wohl daran, dass der Anwender von ihnen vieles mitgeliefert bekommt. Dagegen fokussieren die Spezialisten auf Nischenthemen. Sie nutzen etwa die Lücken von SAP  und Microsoft  aus und liefern Capture- und Archivierungssysteme. Der gehobene Mittelstand setzt auf Speziallösungen, auf Branchenlösungen und auf eine größere Kundennähe.

mm.de: Wie wird sich der Markt Ihrer Einschätzung nach weiterentwickeln?

Kampffmeyer: Während es früher Speziallösungen gab, geht der Trend heute dahin, dass die Anwendungen in der Infrastruktur integriert werden. Von den klassischen Anwendungen des DMS werden zukünftig vielleicht noch spezielle Capture-Lösungen oder virtuelle Akten mit Records Management überbleiben. Aber es wird üblich, diese Funktionalitäten in alle Anwendungen zu integrieren.

Dadurch geht der Branche ihr Alleinstellungsmerkmal verloren. Einerseits verschwindet die Abgrenzung, weil jeder DMS einbaut, zum anderen setzen sich immer mehr Große durch. Die Spezialisten versuchen, sich immer speziellere Ecken zu suchen, um mit den Konzernen mithalten zu können. Dokumentenmanagement wird dadurch quasi zur Massenware.

Auf der DMS Expo, der Messe zum Thema Dokumentenmanagement, die derzeit in Köln stattfindet, wird deshalb auch versucht, neue Themen zu besetzen. Dazu gehören etwa die technische Dokumentation, die elektronische Signatur, virtuelle Akten, Posteingang oder Langzeitarchive als Netzwerkspeicher. Der Trend wird auch dadurch sichtbar, dass auf der Messe immer mehr Integratoren und immer weniger Produktanbieter ausstellen.

Glaskugel-Blick: Zehn Trends im Dokumentenmanagement

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