Lizenzen Compliance-konforme Software

Das deutsche Pharmaunternehmen Merz konnte in den vergangenen Jahren kräftig wachsen. Durch den Unternehmenserfolg vergrößerte sich aber auch die Anzahl der Standorte im globalen Netzwerk. Merz entschloss sich daher zur Bündelung seiner Aktivitäten und Einführung einer Softwaremanagement-Lösung.
Von Ron Faber und Michael Mohr

Bergisch-Gladbach – Der Arzneimittelhersteller Merz Pharma bündelt die Aktivitäten seiner drei Tochterunternehmen Merz Pharmaceuticals, Merz Consumer Care und Merz Dental. Das Produktspektrum reicht dabei von verschreibungspflichtigen Medikamenten über freiverkäufliche Produkte zur Förderung von Gesundheit und Wohlbefinden bis zu Materialien für Zahnärzte und Zahntechniker.

Merz Pharma ist Teil der Merz-Gruppe, die mit 1915 Mitarbeitern im Geschäftsjahr 2005/06 einen Umsatz in Höhe von 475 Millionen Euro erzielte. Der Unternehmenserfolg von Merz führte in den vergangenen Jahren zu einem starken Anstieg bei der Anzahl der Clients und Standorte im globalen Netzwerk, das vom zentralen Konzerndienstleister Merz Group Services GmbH betreut wird.

Um Mitarbeiter jederzeit mit den benötigten Applikationen unterstützen zu können, den Managementaufwand zu reduzieren und eine höhere Standardisierung der Umgebung zu erzielen, entschloss sich Merz Group Services daher 2003 zur Einführung einer Softwaremanagement-Lösung. Nach eingehender Evaluierung verschiedener Produkte fiel die Wahl schließlich auf Enteo Net Install und Inventory.

Durch die Einführung der Lösung konnte der Aufwand für die Einrichtung eines neuen PCs deutlich reduziert werden. Merz arbeitet mit sogenannten Installationscontainern beziehungsweise Net-Install-Gruppen und hält rund 30 Standardpakete mit den gängigsten Applikationen bereit, darunter Microsoft Office, Virenscanner und SAP-Applikationen.

Diese Pakete sind im Active Directory mit Sicherheitsgruppen beziehungsweise Domänen verknüpft. Sobald ein neues System Mitglied im Active Directory wird, erfolgt die automatische Zuweisung der entsprechenden Standardpakete. Rund 70 bis 80 Prozent aller neuen Systeme können auf diesem Weg ohne weiteren Aufwand abgedeckt werden.

Als pharmazeutisches Unternehmen mit eigener Forschung benötigt Merz auch eine Reihe spezifischer Labor- und Medizinsoftware sowie andere Applikationen, die nur für bestimmte Fachabteilungen relevant sind. Insgesamt werden über 250 Applikationen bereitgehalten, auf die Mitarbeiter bei entsprechender Berechtigung zugreifen können.

Automatische Verteilung

Automatische Verteilung

Ein Beispiel ist Microsoft Project, das aus Kostengründen nicht in den Standardpaketen enthalten ist und daher gesondert angefordert werden muss. Soll ein System Microsoft Project erhalten, wird es im Active Directory einfach der Gruppe Project 2003 hinzugefügt.

Merz deckt 95 Prozent des gesamten Applikationsbedarfs mit den Enteo-Lösungen ab. Für die Paketierung, Softwareverteilung und die Entwicklung von Managementkonzepten für das Gesamtunternehmen ist bei der Merz Group Services ein einziger Mitarbeiter zuständig.

Obwohl sich die Clients innerhalb der vergangenen Jahre von 400 auf 1000 mehr als verdoppelt haben, ist der Personalaufwand gleich geblieben. Christoph Schneider, Direktor IT-Services & Infrastruktur bei der Merz Group Services GmbH, schreibt dies dem Programm zu: "Paketierung und Softwareverteilung verlaufen äußerst effizient, was auch an der nahtlosen Implementierung von MSI-Paketen liegt. Die Einrichtung neuer PCs bedeutet heute für die IT-Abteilung keinen ernstzunehmenden Aufwand mehr."

Keine Bandbreitenprobleme

Das Roll-out der Applikationen erfolgt über 13 Net-Install-Replikationsserver in den global verteilten Merz-Standorten, die in der Regel über VPN-Verbindungen oder Zwei-Megabit-Standleitungen verfügen. Die Software wird bei Roll-outs niemals vom Hauptstandort Frankfurt heruntergeladen, wodurch keine Bandbreitenprobleme auftreten. In den meisten Fällen bemerken die Anwender von der Softwareverteilung nichts, lediglich auf nötige Reboots wird im Vorfeld hingewiesen.

Merz nutzt zusätzlich zu den festen Replikationsservern eine mobile Net-Install-Seite, die vor allem auf Außendiensttagungen zum Einsatz kommt. Am Veranstaltungsort wird ein eigenes Lan mit DSL-Anbindung nach Frankfurt und Replikations- sowie Active-Directory-Server eingerichtet, um Software auf den Laptops der Außendienstmitarbeiter zu verteilen.

"Mit diesem Verfahren haben wir sehr gute Erfahrungen gemacht, auch bei 120 Clients auf einen Schlag", so Jens Jürschik, Systemadministrator bei der Merz Group Services GmbH und verantwortlich für das Client-Management. "Enteo Net Install unterstützt uns darüber hinaus effektiv bei der Projektrealisierung, wie zum Beispiel der Einführung einer neuen SAP-CRM-Lösung im Außendienst oder der Umsetzung von E-Token-basierter Authentifizierung, für die ein spezieller Client auf den Desktops nötig ist."

Erhebliche Einsparpotenziale

Erhebliche Einsparpotenziale

Optimiertes Lizenzmanagement bietet erhebliche Einsparpotenziale, denn durch Überlizenzierungen entstehen in vielen Unternehmen völlig unnötige Kosten. Darüber hinaus setzen aktuelle Gesetzgebungen neue Maßstäbe hinsichtlich der Haftbarkeit bei Lizenzrechtsverletzungen. Ohne ein umfassendes Lizenzmanagement können die entstehenden Lizenzkosten den Verursachern nicht eindeutig zugeordnet werden.

Merz hat diese Problematik schon vor Jahren erkannt und entsprechend reagiert. Durch Enteo Inventory ist die automatisierte Erfassung aller vernetzten Systeme bereits gewährleistet, sodass die eingesetzte Software mit der nötigen Genauigkeit identifiziert werden kann.

Im Gegensatz zu anderen Unternehmen, für die das Lizenzmanagement zunächst die Zusammenführung dezentral gelagerter Unterlagen bedeutet, hat Merz darüber hinaus die Datenkonsolidierung bereits vor Jahren abgeschlossen. Alle Lizenzinformationen liegen ausnahmslos bei der Merz Group Services vor und können über detailliert geführte Excel-Listen zugeordnet werden. Der vollkommen zentralisierte Einkauf von PC-Applikationen über die Merz Group Services stellt sicher, dass die IT immer über den eingesetzten Softwarebestand informiert ist.

An sich scheint das Thema Lizenzmanagement bei Merz gelöst, trotzdem hat sich das Unternehmen entschlossen, eine dedizierte Lizenzmanagementlösung von Enteo einzuführen. Es stellt sich also die Frage, was sich der IT-Bereich der Merz Group Services davon verspricht.

Bisher hoher manueller Aufwand

"Merz hat das Lizenzmanagement schon heute im Griff. Prüfer sind regelmäßig von der Nachvollziehbarkeit unserer Lizenzsituation begeistert. Aber diese Transparenz erreichen wir nur durch einen hohen manuellen Aufwand. Vor dem Hintergrund der dynamischen Unternehmensentwicklung ist jetzt die Grenze des wirtschaftlich Vertretbaren erreicht, zumal die Softwarehersteller durch ständige Änderung der Lizenzverträge zu einer wachsenden Komplexität beitragen", erläutert Merz-Direktor Schneider. "Das Lizenzmanagement von Enteo bietet uns hier die Chance, Prozesse zu verschlanken und die Lizenzsituation proaktiv zu gestalten."

Mit dem Management der Lizenzen deckt Merz bereits einen wichtigen Teil des Themenkomplexes Softwarecompliance ab, der nach Ansicht von Schneider zu den größten Herausforderungen für Unternehmen gehört: "Die Realisierung von Softwarecompliance mit einem vielschichtigen Projekt–Lizenzmanagement stellt hier einen wichtigen, aber nicht den einzigen Faktor dar. Als international operierendes Pharmazieunternehmen unterliegt Merz einer Vielzahl von Regulierungen, die gerade auch in den Bereichen Security- und Patch-Compliance wachsende Anforderungen definieren."

Organisationen wie die US-Institution Food and Drug Administration (FDA), aber auch Wirtschaftsprüfer erwarten in ihren Audits zunehmend detaillierte Informationen zu dem Patch-Level von Clients, dem Roll-out von Sicherheitssoftware und vielem mehr. Bislang ließ sich zum Beispiel nur mit einigem Aufwand nachweisen, ob ein Virenscanner oder eine Firewall tatsächlich aktuell auf einem Client installiert ist. Die einfache Nachweisbarkeit des Compliance-Status zählt daher für Merz zu den triftigsten Gründen für die Einführung der neuen Lösung.

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