Elektronische Rechnung Wirtschaftlich und umweltfreundlich

In jedem Unternehmen landen täglich Hunderte von Rechnungen. Von jeder einzelnen dieser Briefe werden für die weitere Bearbeitung zahlreiche Kopien angefertigt. Dabei könnten Firmen mit der Einführung von elektronischen Rechnungsservices eine Menge Geld sparen – und würden zusätzlich die Umwelt schonen.
Von Martin Kügler und Heiko Pobbig

Bergisch Gladbach - 3,57 Euro, dies entspricht exakt den Einsparungen, die bei der HSH Nordbank durch die Einführung von elektronischen Rechnungsservices für jede Einzelne der 77.000 eingehenden Rechnungen erzielt werden.

Doch mindestens genauso interessant ist die Tatsache, dass damit jährlich rund 4,8 Tonnen Papier eingespart werden. Würde man all diese Seiten übereinander stapeln, so ergäbe dies die schwindelerregende Höhe von über 100 Metern.

Allein in Deutschland werden jedes Jahr etwa zwei Milliarden Rechnungen per Post verschickt. Und da sowohl im debitorischen als auch im kreditorischen Bereich für jede einzelne Rechnung zusätzliche Kopien angefertigt werden, ergibt dies eine Menge von nicht weniger als 200.000 Tonnen Papier. Und auch wenn mittlerweile das Altpapier der wichtigste Rohstoff bei der Papierherstellung ist, handelt es sich nach wie vor um eine gigantische Energie- und Ressourcenverschwendung.

Nachfrage nach Rohstoff Holz steigt

Zuerst einmal ist die Herstellung selbst ein energetisch äußerst aufwendiger Prozess, denn es werden für jedes einzelne Kilogramm Papier durchschnittlich 2,3 Kilowattstunden Strom benötigt. Ursache für den hohen Energiebedarf ist vor allem der Trocknungsprozess, den das Papierfließ durchläuft. Denn selbst wenn das Papierfließ so fest ist, dass es nicht mehr von allein auseinanderreißt, besteht es noch zu circa 80 Prozent aus Wasser. Und dann werden vom Verbraucher noch zusätzliche Eigenschaften, wie hoher Weißegrad sowie eine besonders glänzende und glatte Oberfläche gefordert. Die Folgen sind weitere Schritte bei der Herstellung, die ebenso viel Energie erfordern.

Ein anderer wichtiger Aspekt ist die Verwendung von Holz- und Zellstoffen als Primärrohstoffe bei der Papierherstellung. Da eine Papierfaser maximal siebenmal wiederverwertet werden kann, ist und bleibt die unendliche Wiederverwertung jeder einzelnen Faser ein Traum. Zudem gelangen in Deutschland trotz des vorbildlichen Papierrecyclings "nur" etwa 70 Prozent des Altpapiers in den Kreislauf der Wiederverwertung - 30 Prozent gehen also unweigerlich verloren.

Der Einsatz von Frischfasern aus Holz- und Zellstoffen ist daher nach wie vor notwendig, gleichzeitig steigt aber auch die Nachfrage nach dem Rohstoff Holz - als Beispiel seien an dieser Stelle nur Pellets und Hackschnitzel zum Heizen genannt. Inzwischen wird daher schon darüber nachgedacht, zwecks Versorgungssicherheit auf sogenannte Schnellumtriebsplantagen umzustellen.

Viele Unternehmen verzichten bisher

Viele Unternehmen verzichten bisher darauf

Dies ist ökologisch natürlich eine äußerst fragwürdige Maßnahme, denn ein Wald ist und bleibt ein Ökosystem und keine landwirtschaftliche Nutzfläche. Bei Zellstoffen ist die Importquote in Europa ohnehin schon groß, was angesichts einer oftmals nicht nachhaltigen Forstwirtschaft, zum Beispiel in Ländern wie Brasilien aber auch Kanada, unter Berücksichtigung der Bedeutung dortiger Ökosysteme und der erheblichen Größenordnung problematisch ist.

Zusammengefasst ist gerade der enorme Papierverbrauch in Deutschland ein eher schlechtes Beispiel für vorausschauende Umweltpolitik sowie eine nachhaltige Entwicklung von Wirtschaft und Gesellschaft. Dabei steht mit der Einführung von elektronischen Rechnungsservices weder ein gesamtwirtschaftlich notwendiger Prozess zur Diskussion, noch gibt es betriebswirtschaftlich begründete Aussagen, die den Erfolg eines solchen Systems auch nur in Frage stellen könnten.

Und trotzdem findet man momentan bei über 95 Prozent aller deutschen Unternehmen solche rein elektronischen Prozesse nicht vor. Selbst Großkonzerne oder größere mittelständige Unternehmen mit einem Rechnungseingang, der 100.000 Rechnungen pro Jahr deutlich übersteigt, nutzen wenn überhaupt nur proprietäre oder gar keine automatisierten Systeme zur Integration von Rechnungseingangsdaten in einen elektronischen Workflow.

Mitarbeiter haben mehr Zeit für andere Dinge

Mittlerweile existieren jedoch genügend Beispiele für eine erfolgreiche Einführung von elektronischen Rechnungsservices. So wurden zum Beispiel vor zwei Jahren noch bei der HSH Nordbank rund 77.000 Rechnungen pro Jahr allein in Papierform verarbeitet. Die kreditorische Verarbeitung war mit bis zu fünf Rechnungskopien bei durchschnittlich 2,5 Seiten derart aufwendig, dass allein aus ökologischen Gesichtspunkten die Einführung der elektronischen Kreditorenbuchhaltung zur Debatte stand. Doch auch Einsparungen sollten damit erzielt werden.

Das Rechnungswesen stand zudem vor neuen Herausforderungen, wie zum Beispiel der Einführung von International Financing Reporting Standards (IAS/IFRS). Man wollte es sich nicht mehr leisten, Mitarbeiter mit der Eingabe von Daten zur elektronischen Weiterverarbeitung zu beschäftigen. "Unsere Mitarbeiter sind schließlich keine Datentypisten", erklärt Thorsten Stich, Prokurist und Leiter der Abteilung Rechnungswesen bei der HSH Einkauf + Rechnungswesen GmbH, wo das Know-how, die elektronischen Prozesse und die technische Plattform für das Rechnungswesen der HSH Nordbank angesiedelt sind.

Heute werden bei der Bank alle Rechnungen im Standardformat DIN A4 mittels Scanservice und anschließender Texterkennung digitalisiert. Anschließend werden der Rechnungsscan selbst und noch viel wichtiger die Rechnungsdaten mit Hilfe der Plattform Simplyst der E-Banking Services Nord GmbH in angepasster Form dem elektronischen Workflow der HSH Nordbank zur Verfügung gestellt.

Rund 250.000 Euro eingespart

Rund 250.000 Euro eingespart

Der Durchlauf einer Rechnung vom Eingang bis zur Banküberweisung konnte durchschnittlich um etwa vier Tage beschleunigt werden. Dies bringt natürlich enorme Vorteile mit sich, vor allem wenn es um die Realisierung von Skontobeträgen geht. Profitieren konnten außer dem Rechnungswesen auch die Fachabteilungen, da Rechnungen ebenso sachlich geprüft werden müssen. Zusätzlich bieten kaum wegzudiskutierende Kosten wie für Druck- und Kopiervorgänge sowie Archivierung ein enormes Potenzial. Und vor allem die Mitarbeiter zeigen sich sehr zufrieden, denn die lästige Papierablage auf dem Schreibtisch ist damit verschwunden.

Im Endeffekt konnte ein nachweislicher Einsparungseffekt in Höhe der bereits erwähnten 3,57 Euro pro Rechnung realisiert werden, was für alle Rechnungen nicht weniger als 250.000 Euro bedeutet - und dies unter Berücksichtigung laufender Kosten für Scanservice und elektronischen Workflow. Dabei mussten weder Mitarbeiter entlassen werden, noch wurden die eigentlichen Prozesse bei der Prüfung des Rechnungsinhaltes zusätzlich gestrafft. "Unsere Mitarbeiter haben nun Zeit für andere und vor allem wichtigere Dinge, die wir sonst personell nicht bewältigen könnten", erklärt Stich weiter.

Die initialen Kosten zur Einrichtung des Systems und Anpassung auf den Workflow in Höhe von rund 50.000 Euro waren derart gering, dass man ohne weiteres von einer Amortisationsdauer weniger Monate und damit einer budgetneutralen Investition sprechen kann. Stich abschließend: "Die einzige Hardwareanschaffung waren lediglich einige Monitore für Arbeitsplätze mit doppelten Bildschirm, damit man die Rechnungen nicht auf einer Diagonale von 15 Zoll betrachten muss."

Das Projekt hat also von Anfang an für Begeisterung gesorgt, zumal die ökologische Vorteilhaftigkeit ein zusätzlicher Motivationsfaktor war. Mit etwa 950.000 Seiten und rund 4,8 Tonnen weniger Papier pro Jahr spart dies Energie ein, mit der mehr als drei Haushalte für ein Jahr lang mit Strom versorgt werden könnten. Und ohne dabei die Auswirkungen der Photosynthese durch die für diese Papiermenge verwendeten Primärrohstoffe zu betrachten, ergibt dies unter Berücksichtigung des aktuellen Energiemix in Deutschland und aller damit verbundenen CO2-Emmissionen eine Einsparung von mindestens acht Tonnen pro Jahr.

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