IT-Management Weltweites Unternehmensportal

Welche der beiden Präsentationen ist die aktuelle? Wie kann ich bestimmen, wer ein Word-Dokument öffnen, lesen und bearbeiten darf? Wie lässt sich die Flut von internen E-Mails eindämmen? Fragen, die sich viele Unternehmen stellen. Eine mögliche Lösung ist die Einrichtung eines Unternehmensportals.
Von Hartmut Giesen

Bergisch Gladbach - Auch Dieter Strehlau im belgischen Welkenraedt fragte sich stellvertretend für viele Kollegen und Mitarbeiter bei Copeland Europe, wie es sich verhindern ließe, dass IT-Abteilungen über der Verwaltung von File-Servern verzweifeln und Mitarbeiter viel Zeit mit dem Suchen nach Informationen verschwenden. Copeland Europe ist Teil von Emerson Climate Technologies und Hersteller von Kompressoren für die Kälte-, Klima- und Heiztechnik.

Für Strehlau war klar, wie sich diese Probleme lösen lassen: Emerson Climate Technologies brauchte für seine Mitarbeiter in Europa, Afrika und dem Mittleren Osten, die von der Zentrale in Aachen aus geführt werden, ein Unternehmensportal. Und weil die Auffassungen, was ein Portal ist und was es können soll, sehr verschieden sind, entwickelte er mit einem Projektteam, das aus Mitgliedern aller Unternehmensbereiche bestand, ein sehr klares Bild von der Intranetlösung, die Emerson Climate Technologies benötigte.

Zentrales Informationsmedium

Funktionell sollte das Portal als Dokumentenserver, als zentrale Informationsplattform für die operativen Abteilungen wie Fertigung, Werksplanung oder Entwicklung sowie als zentrales Informationsmedium für die Mitarbeiter dienen. Von diesen globalen Aufgaben ausgehend, arbeitete das Projektteam eine konkrete Kriterienliste aus, um potenzielle Portallösungen zu bewerten.

Die vier wichtigsten Punkte waren: eine leistungsfähige Suchmaschine, die einfache Publikation von Dokumenten durch jeden berechtigten Mitarbeiter, ein flexibles Rechtemanagement auf Dokumentenebene sowie Dokumenten- und Portalserver-Fähigkeiten. Grundvoraussetzungen waren darüber hinaus kurze Antwortzeiten und eine hohe Prozess-Geschwindigkeit.

Neun Portallösungen unterzog das Projektteam einer eingehenden Prüfung. Zwei blieben übrig, die alle Kriterien erfüllten: die Magic-Plattform der BQ Projects GmbH aus Duisburg und das iBolt-Portal des israelischen Softwareherstellers Magic Software Enterprises. Das technische Kopf-an-Kopf-Rennen entschied das iBolt-Portal knapp für sich.

Das Implementierungsprojekt selbst dauerte aufgrund der gründlichen Vorbereitung nur drei Monate. Die größte Herausforderung lag in der Abbildung der komplexen Rechte- und Informationsstrukturen. Seit April 2005 läuft das Portal bereits in einer ersten Version beim Kompressorhersteller und ist aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Auf der Basis der bisher gemachten Erfahrungen ist das Portal in einer zweiten Version bereits erweitert worden.

Die Vorteile der Plattform

Die Vorteile der Plattform

Den Mitarbeitern präsentieren sich jetzt alle für sie wichtigen Informationen im Browserfenster übersichtlich verteilt. Jeder kann selbst entscheiden, welche Nachrichten in welcher Anzahl auf der persönlichen Portaloberfläche erscheinen oder über welche Dinge er sich weiterhin per E-Mail informieren lässt.

Die iBolt-Suchmaschine erleichtert und verkürzt die Informationssuche im Unternehmen erheblich. Sucht der Marketing Manager alle Dokumente über den Verflüssigungssatz Eazy-Cool, gibt er die Begriffe in die Suchmaschine ein und erhält alle Dokumente aufgelistet, die zu diesem Produkt gehören. Und bevor er sich die 25 Megabyte große Produktpräsentation herunterlädt, kann er sich über eine HTML-Voransicht vergewissern, ob unter dem Dateinamen ECDS-2006_06_06 die gesuchten Folien abgespeichert sind.

Die Publikation von Dokumenten vereinfacht sich ebenfalls. Sollen Dokumente einem ausgewählten Mitarbeiterkreis zur Verfügung gestellt werden, legt der Anbieter beim Hochladen fest, wer dieses Dokument lesen darf und wer über die Publikation in welcher Form informiert werden soll. Früher musste dafür jedes Mal die IT-Abteilung aktiv werden, um Datei-Verzeichnisse mit entsprechenden Rechten anzulegen.

Internationale Akzeptanz

Abgesehen von den "Emerson-Spezialitäten" bietet iBolt bereits als Standard alle Funktionen, die gemeinhin von einem Portal verlangt werden. Sie müssen einfach nur aktiviert werden. Kalender, Raumreservierungen, Telefonlisten, Glossare und ähnliche Koordinationsfunktionen nutzt Emerson Climate Technologies bereits, weitere folgen.

Bei der Migration von der Fileserverplattform auf die portalbasierte Infrastruktur setzt Emerson Climate Technologies nicht auf den Big Bang, sondern auf die Kraft der Einfachheit und Nützlichkeit: Alle Mitarbeiter sind europaweit im Umgang mit iBolt geschult worden. Ob und wie sie das Portal in ihrer täglichen Arbeit nutzen, bleibt ihnen überlassen. Etablierte Abläufe werden nicht mit Gewalt in das Portal gezwängt, selbst wenn dies sinnvoll wäre.

Getragen wird dieses Vorgehen durch die Überzeugung, dass die Mitarbeiter auf diese Weise das Portal nachhaltig akzeptieren und motiviert damit arbeiten. Und die Entwicklung bestätigt diese Überzeugung: vor allem die Bereiche, die geografisch verteilt arbeiten, setzen das Portal ein; wie zum Beispiel die Werksplanung. Unterstützt wird die internationale Akzeptanz auch durch die Mehrsprachigkeit des Portals.

Die Entwicklung des Portals ist mit dem ersten Roll-out nicht stehen geblieben. Gemeinsam konzipieren und implementieren die Unternehmen weitere Funktionen und erweitern damit den Kreis der Nutzer, denen das Portal Vorteile bringt. Zu den nächsten Entwicklungsstufen gehören zum Beispiel Features für die Workflow-Steuerung oder den Zugang über das Internet.

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