Enterprise Resource Planning In oder out?

Mit Enterprise Resource Planning (ERP) lassen sich Geschäftsprozesse effizienter steuern. Angenehmer Nebeneffekt: Die Einführung oder Anpassung der bestehenden ERP-Software beinhaltet eine genaue Überprüfung der internen Abläufe. Dabei lassen sich zahlreiche Sparpotenziale finden.
Von Hadi Stiel

"Viele größere Unternehmen harmonisieren ihre bestehenden ERP-Installationen", beschreibt Peter Fasching von Siemens IT Solutions and Services (SIS) den aktuellen Markt für Enterprise Resource Planning. Auch mittelgroße Unternehmen arbeiteten an Anpassungen oder brächen erstmalig zu ERP auf. "In beiden Fällen, Harmonisierung und Einstieg, haben die Unternehmen zwei Möglichkeiten: auf ERP-Eigenbetrieb oder externes ERP-Hosting zu setzen", erklärt Fasching.

In jedem Einsatzfall kämen die Unternehmen an einem nicht vorbei: die geschäftlichen Abläufe zu überdenken, um so das künftige Prozess-Soll rund um die Unternehmenssteuerung prägen zu können. So steckt Fasching zufolge in der Vermeidung manueller Medienbrüche entlang der ERP-Abläufe das größte Einsparungs- und Produktivitätspotenzial für Harmonisierer wie Einsteiger.

"Nur im Wissen um das Soll der künftigen Geschäftsabläufe können Vorgaben wie zur Prozessgüte sowie zur Sicherheit und Compliance einzelner ERP-Datenbestände abgeleitet werden", erläutert IT-Berater Mathias Hein. Er rät deshalb den Unternehmen, Ist und Soll der geschäftlichen Abläufe und der IT genau zu analysieren. Das wertvolle Nebenprodukt dieser Analyse sei ein exaktes Anforderungsprofil. "Das können die Entscheider zur Auswahl der richtigen ERP-Software heranziehen", erklärt der Berater.

Diese Vorgehensweise ist nach Hein in jedem Fall Pflicht: "Der Zuschnitt der ERP-Software mit ihren Modulen und Funktionen ist für den späteren Einsatz entscheidend." Das Anforderungsprofil an die künftige ERP-Lösung genau zu kennen, macht sich zudem für das Unternehmen schnell bezahlt. Wichtige Module und Funktionalitäten, die die eine oder andere ERP-Lösung nicht bietet, müssen teuer durch Individual-Programmierung ergänzt werden.

"Je branchenspezifischer die anvisierte ERP-Installation ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass teuer erweitert werden muss", macht Cornelius Höchel-Winter, Berater bei der Comconsult Technologie Information, deutlich. Dabei bleibt es nicht. "Zuviel eigen entwickelte Software verkompliziert die ERP-Gesamtlösung und treibt die Projekt-, Installations-, Integrations-, Roll-out-, Betriebs- und Wartungskosten in die Höhe", erläutert er. Das Beratungshaus Tech Consult hat ermittelt, dass selbst im Mittelstand 37 Prozent der Unternehmen individuelle Software teuer selbst entwickeln.

So schlank wie möglich

So schlank wie möglich

Fasching rät deshalb den Unternehmen, für das Geschäft wichtige ERP-Module und -Funktionen von weniger wichtigen klar zu unterscheiden. "Nur bei den Funktionen, die für das Unternehmen hinreichend Konsolidierungs- beziehungsweise Optimierungspotenziale in sich bergen, lohnt Individualprogrammierung, bei allen anderen kaum", so sein Credo.

Der Mut zu einer schlankeren ERP-Lösung hat einen weiteren Vorteil, erklärt Fasching. "Die Kluft zwischen der ERP-Standardsoftware wie von SAP , Microsoft  und Oracle  und der eigenen, anvisierten Lösung wird geringer." Dadurch erhöhe sich auch die Chance, dass durch externes ERP-Hosting das Anforderungsprofil des Unternehmens weitgehend abgedeckt werden könne. Denn auch die Provider setzten für ihre Hostingservices auf die ERP-Software dieser Anbieter.

Werner Leibrandt, Direktor Mittelstand bei Microsoft, schlägt ein hybrides System vor, eine Kombination aus Standardsoftware im Hosting und vorinstallierter Software beim Kunden, um den spezifischen Anforderungen der Kunden näher zu kommen. "Unsere Lizenzmodelle unterstützen diese Flexibilität", wirbt er für diesen zweigeteilten Lösungsansatz.

Markus Feidicker, Director Outsourcing Services bei Hewlett-Packard, plädiert für sogenannte Shared Utility Services. Viele Unternehmen teilen sich bei diesem Modell wirtschaftlich die gehostete ERP-Anwendungsplattform, die vom Dienstleister gepflegt und gewartet wird. Die damit einhergehenden Skaleneffekte beim Provider führen laut Feidicker zu Einsparungen von 20 bis 30 Prozent gegenüber dem ERP-Eigenbetrieb.

Zwischen Ist und Soll

Ein Hindernis zwischen externen ERP-Standardservices und dem Einsatz-Soll des Unternehmens bleibt dennoch: "Die Erwartungen der Unternehmen an die neue ERP-Lösung werden nur dann aufgehen, wenn sie ganzheitlich, das heißt Ende-zu-Ende, betrachtet wird. Außerdem muss sich die Lösung nah an den Geschäftszielen und dem Soll-Design der Prozesse orientieren", gibt Lars Weimer, verantwortlich für Informationssicherheit im Bankenbereich bei Ernst & Young, zu bedenken.

Beide Anforderungen seien so branchenspezifisch und individuell wie das Geschäft des Unternehmens selbst. Er nennt als Beispiele die speziellen Verfügbarkeits- und Performance-Werte geschäftskritischer Unternehmenssteuerungs-Prozesse sowie die Einhaltung von Sicherheits-, datenschutzspezifischen, rechtlichen, finanzrechtlichen und Controllingauflagen für die Geschäftsdaten.

Weimer registriert immer wieder: "Die Unternehmen sind sich im Vorfeld der ERP-Produkt- oder -Dienstleistungsentscheidung der Interpendenzen zwischen den anvisierten Prozessen und den notwendigen Sicherheits-, Datenschutz- und Compliancemaßnahmen selten bewusst." Doch gerade bei der Ressourcenplanung auf Basis dynamischer Informationen komme es darauf an, das ERP-Gesamtgebilde mit allen Wechselwirkungen zwischen den Prozessen und Daten zu durchdringen. Weimer plädiert deshalb im Vorfeld der Entscheidung, ein professionelles Risikomanagement zu etablieren.

Ende-zu-Ende aufgesetzt

Ende-zu-Ende aufgesetzt

Ulrich Kemp, bei T-Systems verantwortlich für das Geschäft mit Groß- und Mittelstandskunden, sieht gerade in der Prozess- und Datenintegration für die ERP-harmonisierenden wie für die in ERP-einsteigenden Unternehmen die Chance, Datensicherheit, Datenschutz und Compliance besser in den Griff zu bekommen. "Das gilt auch für den Fall eines externen ERP-Servicebezugs, wenn der Provider dazu die angemessenen Voraussetzungen schafft."

Er führt dazu Ende-zu-Ende-Service-Level-Agreements (SLAs) für die ERP-Prozesse und eine flankierende Ende-zu-Ende-Zugriffskontrolle auf. "Dafür bieten wir auf Projektbasis SLAs wie garantierte Sitzungsaufbauzeiten und garantierte Verfügbarkeits- und Performancewerte innerhalb dieser Sitzungen. Sie werden, ebenfalls auf Projektbasis, durch SLAs auf Sitzungslevel zur Zugriffskontrolle ergänzt", so Kemp weiter. Dafür hat der Provider im ERP-, SCM (Supply Chain Management)- und CRM (Customer Relationship Management)-Umfeld IAM (Identity- und Access-Management) als Managed Security Services im Einsatz.

Positiver Nebeneffekt dieser Ende-zu-Ende-Sicherheitsdienste für die Kunden, neben einer verlässlichen Absicherung der Geschäftsdaten vor unberechtigten Zugriffen: Auditing und Reporting sind Teil der IAM-Services. "Dadurch können die Unternehmen vor allem im Hosting internen Controlling- und Revisions- sowie externen rechtlichen Auflagen einfach und lückenlos folgen." Außerdem könnten sie so von den Zertifikaten und Best Practices eines hoch standardisierten IT-Produktionsunternehmens profitieren, ist der T-Systems-Manager überzeugt.

"Provider haben eine Bringschuld"

"Wir sehen einen wachsenden Bedarf der Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse mit Ende-zu-Ende-Lösungen und -SLAs zur Verfügbarkeit, Performance und Sicherheit zu stützen", konstatiert Thomas Besthorn, Managing Director SAP-Hosting. In diesem Zusammenhang erachtet er auch Compliance für die Unternehmen als zunehmend wichtiger.

Andererseits räumt er ein: "Derzeit gibt es im Markt keine umfassende, integrierte Ende-zu-Ende-ERP-Standardanwendung." Er lässt damit durchblicken, wieso solche Dienste und SLAs bisher nur auf Projektbasis und somit viel Installations-, Integrations- und Anpassungsaufwand umgesetzt werden können.

Höchel-Winter von Comconsult sieht die Provider besonders in punkto Compliance in der Bringschuld. "Die Unternehmen werden künftig nur dann eine geschäftskritische Anwendungsplattform wie ERP auslagern, wenn sie sich in dieser Hinsicht vom Dienstleister kompetent und vertrauensvoll unterstützt fühlen." Denn letztlich stehe das Unternehmen für die Einhaltung rechtlicher Auflagen in der Haftung. "Ansonsten", schätzt der Berater ein, "könnte das Pendel bei ERP sowohl für Harmonisierer als auch für Einsteiger schnell wieder zum Insourcing ausschlagen."

Mehr lesen über
Die Wiedergabe wurde unterbrochen.