PC-Roll-out Auswechslung mit Hindernissen

Die Bundesagentur für Arbeit tauschte in anderthalb Jahren 78.000 PCs aus und migrierte 60.000 Alt-PCs auf das Betriebssystem Windows XP. Dabei musste die Behörde gravierende Probleme bewältigen, wie beispielsweise die Trennung von ihrem PC-Lieferanten Maxdata mitten in dem Projekt.
Von Andreas Schmitz

Das Drehbuch war schon geschrieben, als Klaus Vitt als neuer CIO der Bundesagentur für Arbeit (BA) am 1. Januar 2005 seinen Job in der Nürnberger Zentrale begann. Rund 78.000 PCs tauschen und 60.000 Computer auf das Betriebssystem Windows XP migrieren: Diesen Roll-out hatte Rudi Hey bereits durchorganisiert - der Mann für IT-Roll-outs bei der BA, die in Deutschland über 140.000 Mitarbeiter beschäftigt.

Vom März 2005 bis zum April 2006, so Berechnungen des 45-jährigen Mathematikers, sollte Cosima 4 - wie das Projekt intern genannt wurde - über die Bühne gehen. Doch es kam anders. Zwei Zwangspausen verzögerten den Roll-out um etwa ein Vierteljahr. Die vom IT-Lieferanten Maxdata gelieferten PCs fielen reihenweise wegen Überhitzung aus. "Kein Kommentar", heißt es von Maxdata dazu.

Im September 2005 stoppte die Arbeitsagentur die Lieferung der PCs, die ihren Weg in Geschäftsstellen und Arbeitsgemeinschaften (ARGEn) antreten sollten. "Die Produktion musste umgestellt werden. PCs dieses Typs haben wir nicht mehr angenommen", so Projektleiter Hey.

Integration der Hartz-IV-Software

Erst Mitte Oktober rollte der Cosima-4-Roll-out wieder an. Nach internen Beratungen sahen die IT-Manager um CIO Vitt keine Alternative, als sich vom Hardwarepartner zu trennen. "Wegen der instabilen Hardware mussten wir den Vertrag nach der vereinbarten Mindestabnahmemenge stoppen", konstatiert der Leiter des Bereichs Betrieb Infrastruktur und Logistik des BA-IT-Systemhauses Hey.

Das "bescherte" den Nürnbergern die zweite Pause, die im Rückblick fast gelegen kam. Denn das Bundesarbeitsministerium hatte sich zwischenzeitlich auf den 1. Januar für den Start von Hartz IV entschlossen, was die Integration der entsprechenden Software auf lauffähigen Computern erforderte. Arbeitsgemeinschaften sollten die Dienstleistungen weitgehend übernehmen. Doch waren diese noch nicht mit entsprechenden Computern ausgestattet: 15.000 neue Arbeitsplätze sowie 15.000 umbesetzte Agenturarbeitsplätze musste Hey kurzerhand ins Drehbuch mit einbauen.

FSC löst Maxdata ab

FSC löst Maxdata ab

Parallel dazu lief die neue Ausschreibung, die zwischen November und März abwickelt wurde, um Maxdata zu ersetzen. Fujitsu Siemens Computers (FSC) übernahm den Auftrag und schickte Hardware in das Logistiklager nach Essen, in dem Outsourcingpartner ADA die PCs "betankte" und an zehn Regionaldirektionen, 180 Agenturen und über 1200 Geschäftsstellen schickte.

Bis Ende 2005 hatte Maxdata insgesamt 48.669 PCs in das Logistiklager geliefert, die letztlich auch erfolgreich installiert wurden. Die restlichen Rechner übernahm dann im April vergangenen Jahres FSC.

Von hier an griff das ursprüngliche Drehbuch wieder. Mehr als hundert Teilschritte sind in dem Hey’schen Drehbuch enthalten, das eine Art Grobplan für den Roll-out ist. Es reicht von der zentralen PC-Bestellung über Detailschritte wie "Vervielfältigung der Boot-CDs" und "Übersendung Festplattendiagnose" über die "Frozen Zone", in der nichts mehr an PCs verändert werden darf, bis zur Endabnahme der Geräte.

Der Masterplan ist ein Aktivitätenplan für die einzelnen Liegenschaften. Schritt für Schritt ist erfasst, wer was zu tun hat. Was IT-Mitarbeiter aus dem dezentralen IT-Service, dem BA-Bereich Betrieb Infrastruktur Systeme BISY und Betrieb Logistik Infrastruktur BILO fertiggestellt haben, ist mit Datum und Haken versehen.

Konzentriert finden sich sämtliche Aktivitäten schließlich im Installationsplan wieder. Hier steht schwarz auf weiß, welche Geschäftsstellen, Agenturen und ARGEn bereits versorgt wurden. Insgesamt 111.741 PCs hatte die Arbeitagentur am 23. Juni vergangenen Jahres mit der richtigen Software am richtigen Ort angeschlossen. Seit Ende Juli 2007 sind 138.000 PCs vor Ort und ausgestattet.

"Von März bis Juli vergangenen Jahres haben wir an 33 Installationswochenenden 138.000 PC-Arbeitsplätze umgestellt", sagt Hey. Donnerstagnacht fuhren die Lkws vom Essener Logistikzentrum los. Bis Freitagmittag standen sie an ihrem Bestimmungsort. Um 13.30 Uhr starteten die dezentralen IT-Mitarbeiter, in den Dokumentationen, kurz DITS genannt, und bis zu 135 Mitarbeiter der ADA mit der Installation und dem Anstöpseln der PCs. Bis Punkt 24 Uhr waren rund 4500 PCs angeschlossen und die Geräte abgenommen. Für Problemfälle reservierte die BA den Samstag. Am Montag waren die neu bestückten Arbeitsplätze dann wieder betriebsbereit.

Dennoch, der Teufel steckt oft im Detail. "Für jeden einzelnen PC benötigen Sie Setdaten", sagt Hey. "Dazu gehören die Hausanschrift, Zimmernummer, Dosennummer mit den Anschlüssen und die PC-Nummer." Es muss bei jedem der neuen 78.000 PCs klar sein, wo er stehen soll und welche Anschlüsse dort zur Verfügung stehen sollen. Das erfordert eine Menge Detailplanung. Doch gerade das fasziniert den IT-Manager Hey. Bei ihm sind kurzfristig eingefügte Kapitel im Drehbuch geradezu willkommen.