IT-Management Controlling aller Audiosysteme

Bei der Organisation und Überwachung von Projekten ist Transparenz unabdingbar. Die auf Audiosysteme spezialisierte Panasonic Automotive Systems setzt dabei auf Software-basierte Projektsteuerung. Mit Erfolg.
Von Tino Böhler

Dresden - Die Kernkompetenz der Panasonic Automotive Systems Europe (Pase), einer Tochter des japanischen Unternehmens Matsushita Electric Industrial , liegt in der Zusammenführung einzelner, technischer Bauteile zu leistungsstarken Audiosystemen für die Automobilindustrie auf der ganzen Welt.

"Eine Analyse unseres Projektcontrollings Anfang 2004 ergab ein Bild, das in Deutschland heute noch weit verbreitet sein dürfte", erläutert Martin Fretschner, Leiter Projektcontrolling Pase, "für die Projektsteuerung wurden unterschiedlichste Excel-Dokumente geführt. Die Zusammenfassung der Projektdaten aus den verschiedenen Kostenstellen erfolgte ebenfalls manuell. Und: es bestanden keine Schnittstellen zwischen SAP , der Zeitwirtschaft und dem Projektcontrolling.

"Zusammengefasst kann man festhalten, dass die Transparenz im Projektcontrolling unzureichend war. Zudem entstand ein zu hoher Zeitaufwand für die Erfassung und die Zusammenstellung der Daten. Auch war der Erläuterungsbedarf im Reporting durch die fehlende Nachvollziehbarkeit zu hoch; und aufgrund fehlender oder zu spät vorliegender Informationen ergaben sich unsichere und damit untragbare Entscheidungssituationen.

Um nun eine genauere Analyse aller entstandenen und geplanten Projektkosten sowie einen aktuellen Stand der Entwicklungskosten schnell und einfach zu erhalten, hat sich Panasonic entschieden, die aufwendigen Insellösungen im Projektcontrolling aufzugeben sowie im Gegenzug ein homogenes, integriertes Gesamtsystem anzuschaffen. Nach einer gründlichen Marktsondierung und einer Empfehlung der Robert Bosch GmbH stieß der Spezialist für Audiosysteme auf das Programm 3Plep Project Suite.

Projektcontrolling-Experte Fretschner zu den Entscheidungskriterien: "Insbesondere die Schnittstellen zu unserer Zeitwirtschaft Bosch Botime 3 und zu unserem SAP-Server am Standort Hamburg machten die Lösung für uns von Anfang an interessant. Dazu kamen die Flexibilität, die Bedienerfreundlichkeit, die Offenheit – auch die Anbindung an unsere Sharepoint-DPIM-Lösung – und nicht zuletzt auch das gute Preis/Leistungsverhältnis."

Pase deckt heute mit der Software alle für das Unternehmen relevanten Bereiche im Projekt- und Produktcontrolling ab, angefangen bei der Portfolioplanung, Produktmanagement, Kalkulation, Budgetierung, Ressourcenmanagement, Leistungserfassung, Aufgaben- und Dokumentenmanagement, projektbezogene Berichte und abschließende Analysen. Hinzu kommt, dass Teilbereiche der Entwicklung Mitte 2007 von Neumünster in die Nähe Frankfurts verlegt werden.

Genauere Analyse der Projektkosten

Genauere Analyse der Projektkosten

Auch hierfür hat man sich mit der Software 3Plep gerüstet. "Unsere neue Projektmanagement-Lösung ist prädestiniert für das Arbeiten an verteilten Standorten, das ist ein wichtiges Kriterium", sagt Fretschner. Die Project Suite wurde in einem Zeitraum von drei Monaten von drei Mitarbeitern der Entwicklungsabteilung von Panasonic eingeführt. Für Fretschner ist das "schnell, wenn man bedenkt, dass zur Einführung noch die Altdatenübernahme und die Schnittstelle zur Zeitwirtschaft hinzukamen".

Dass dies aber alles in so kurzer Zeit reibungslos über die Bühne ging, hatte seine Gründe. So setzte das Panasonic-Management auf kleine, machbare Schritte und Projekleiter Fretschner war schon im Auswahlverfahren des neuen Systems eingebunden, kannte alle Anforderungen und stand dann jederzeit als zentraler Ansprechpartner zur Verfügung. So konnten alle Entscheidungen zeitnah auch mit dem 3Plep-Projektleiter abgestimmt und umgesetzt werden.

"Durch eine gute Organisation und einen guten Support wurden erkennbare Probleme bereits im Vorfeld beseitigt", resümiert Fretschner. Im ersten Schritt wurden die Budgetierung, die Zeiterfassung, die Botime3-Schnittstelle (Zeitwirtschaft) sowie die Datenübernahme realisiert. Der zweite Schritt umfasste die Schnittstelle an den dezentralen SAP-Server in Hamburg sowie die Schnittstelle an das DPIM-System, den Microsoft-Sharepoint-Server.

Der dritte Schritt schließlich lässt sich wie folgt beschreiben: Mit der Zusammenführung dieser einzelnen Bauteile des Projektcontrollings zu einem Gesamtsystem ist Panasonic in Zukunft in der Lage, Entwicklungsprojekte mit der Produktion zu verbinden, um so ein Controlling aller Panasonic Audiosysteme über die Project Suite abzubilden.

"Heute besteht bei uns ein direkter und schneller Zugriff auf eine konsistente Datenquelle. Zielgerichtete und rollenspezifische Informationen stehen zeitnah und räumlich unabhängig – an allen Standorten – zur Verfügung", so Fretschner. Die Deckung des höheren und komplexeren Informationsbedarfs könne ebenfalls sichergestellt werden. "Summa Summarum: Mit der Einführung des Projektcontrolling-Systems wurde die Grundlage für ein konzernweites Reporting geschaffen", sagt er zufrieden.

Die Budgetverantwortlichen bei Pase, im allgemeinen Abteilungsleiter, haben heute direkte Einsicht auf ihre Ausgaben und Einnahmen, sprich seit Einführung der Software wurden die Budgets der einzelnen Kostenstellen auch nicht mehr überschritten. Geplant ist bei Panasonic, die Software zukünftig in ganz Europa, Japan und in den Vereinigten Staaten einzusetzen.

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