IT-Management Der lange Weg zum "Wissensarbeiter"

In Unternehmen wird Projekt- und Teamarbeit immer wichtiger, denn die Mitglieder eines Teams sind oft über verschiedene Standorte verstreut. Um den Arbeitsablauf zu optimieren, sind IT-Instrumente gefordert, die den ortsunabhängigen Zugriff auf aktuelle Projektstände und Dokumente ermöglichen.
Von Tino Böhler

Dresden - Die Menge der zu verarbeitenden Informationen wächst ständig. Von 1990 bis heute sprechen Experten von einer Verfünffachung der zur verarbeitenden Informationen.

Kristina Wagner, Leiterin des Kompetenzzentrums Innovationsmanagement beim Fraunhofer IAO, erläutert die Situation mit Bezug auf die Arbeitswelt: "Im Kontext der Entwicklung und Schaffung wissensintensiver Produkte und Dienstleistungen wäre heute ein einzelner Mitarbeiter einfach überfordert, weil er die große Menge an Informationen nicht mehr alleine verarbeiten kann, beziehungsweise, weil er die Zeit dazu nicht hätte. Man denke hier an umfangreiche Dokumentationen oder Handbücher zu Maschinen, an Ausschreibungen und an Angebote."

Zur Erstellung solcher Dokumente mit komplexem Inhalt bedarf es zunächst der Recherche des Einzelnen von bereits vorhandenen Informationen. Dann muss das Team die relevanten Informationen zu einem Dokument zusammentragen.

"So ist dann auch die Organisationsstruktur vieler Unternehmen heute schon durch eine stark verteilte Teamstruktur geprägt. Die Mitarbeiter eines Fachbereichs sind über mehrere Standorte verteilt, arbeiten in wechselnden Projektteams", so Wagner. Hinzu kommt die Tendenz, externe Partner oder freie Mitarbeiter nahtlos in die Teams und deren Arbeitsprozesse zu integrieren.

Die Leistungsfähigkeit verteilter Teams ist insbesondere von der verfügbaren Infrastruktur abhängig, um verteilt hochwertige Ergebnisse zu produzieren und das gemeinsame Arbeiten koordinieren zu können.

Vorhandene Anwendungen stoßen hier oft an ihre Grenzen, weiß Ilja Hauß, Geschäftsführer der Communardo Software GmbH: "Die Sharepoint-Technologie von Microsoft  beispielsweise bietet hier eine passende Infrastruktur mit nahtloser Integration in die Office- und Serverwelt. So stehen auch entsprechende Tools und Lösungen bereit, die speziell für die Anforderungen des Managements und der Arbeitsprozesse verteilter Teams und Fachbereiche entwickelt wurden."

Plattform für Teamanwendungen

Plattform für Teamanwendungen

Im Idealfall kann also jeder Teamarbeiter Informationen im Intranet oder Extranet für sein Team oder für ein größeres Auditorium publizieren und für den Zugriff legitimieren.

Man kann den Prozess am Beispiel einer Angebotserstellung verdeutlichen. Ein Angebot setzt sich aus einer Vielzahl von Einzeldokumenten unterschiedlicher Autoren aus verschiedenen Abteilungen (Marketing, Produktmanagement, Rechtsabteilung, Produktion) zusammen: Angebotskonzept, Vertrag, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Produktspezifikationen, Skizzen, Preisliste und viele mehr.

All diese Dokumente sind an einer Stelle, stets aktuell und rund um die Uhr verfügbar. Das sollte heute auch so ein, denn die Mitarbeiter sind in ihren Tätigkeitsbereichen lange nicht mehr so funktional voneinander getrennt wie noch vor Jahren. Bei solchen Erstellungsprozessen handelt sich also um echte Projektarbeit, die nicht – wie früher - nach Abteilungen getrennt vonstattengeht.

Der Planungsprozess selbst wird unterstützt von Enterprise Project Management (EPM) -Systemen, die Verwaltung der Ergebnisse funktioniert mit Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Diese beiden Systemwelten haben erst einmal nichts miteinander zu tun und für die dazwischen liegende Inhaltsproduktion gab es bis dato auch keine entsprechende IT-Unterstützung.

Lösungen auf Sharepoint-Basis hingegen unterstützen diesen Prozess von der Planung über die Produktion bis hin zur Verwaltung und Archivierung von solch komplexen Inhalten. Früher wurde diese Art der Inhaltsproduktion – Redaktionssysteme von Verlagen einmal ausgenommen – fast ausschließlich per E-Mail unterstützt und überhaupt ermöglicht.

Kreativität nimmt zu

Kreativität nimmt zu

Die tägliche Arbeit des "Wissensarbeiters" in einem virtuellen Büro besteht darin, dass er in einem oder gar in mehreren Projekten involviert ist. An seinem Arbeitsplatz, sieht der Wissensarbeiter auf einen Blick sein Team, die Aufgaben, die Informationen, den Fortgang eines Projekts, aber nicht im Sinne einer individuellen Organisationsanwendung, sondern auf das Team und dessen Mitglieder verteilt. Und genau in dieser Umgebung wird der Prozess der Produktion komplexer Inhalte optimiert. Gleichzeitig nimmt die Kreativität zu, da wesentlich mehr Personen an diesem Prozess beteiligt sein können.

Dieser "Information Worker-Ansatz" basiert auf der Annahme, dass die Hauptwertschöpfung heute darin besteht, Lösungen und neue Inhalte zu generieren und nicht in der Abwicklung von Routineprozessen.

Die Frage lautet: Wie kann ich diese Inhaltsproduktion im Team optimieren? Heute werden beispielsweise im Softwareumfeld Projektdokumentationen im Team schon über Wikis erstellt, so dass jedes Mitglied in Echtzeit den Arbeitsstand der anderen Mitglieder einsehen kann. Ein Wiki ist eine Seitensammlung, die von Nutzern gelesen und editiert werden kann. Für komplexere Aufgaben hingegen wäre die Sharepoint-Technologie einsetzbar, auf deren Basis man planen und Workflows im Hintergrund zur Absicherung einsetzen kann.

Diese Art des Arbeitens geschieht auch nie asynchron. Der Wissensarbeiter von morgen geht zwar nach einer Videokonferenz auch wieder "alleine" in sein Büro, doch greift er gleichzeitig mit seinen Kollegen auf das gemeinsame Dokument zu: es gibt keinen Bruch mehr, was einen Gewinn an Effektivität, Zeit sowie an Struktur und Qualität des Endproduktes bedeutet.

Und der Wissensarbeiter ist heute schon überall dort zu finden, wo neben einer niedrigen Fertigungstiefe Kreativität, Innovation und konzeptionelles Arbeiten an der Tagesordnung sind.

Beispiele hierfür sind die klassischen Ingenieurstätigkeiten im Maschinen- und Anlagenbauumfeld sowie Strategieentwicklung und Zukunftsmanagement. Ausgedient haben dürfte hingegen der Typ Mitarbeiter, der sich für eine Aufgabe still und heimlich in sein Kämmerlein zurückzieht und im Anschluss daran sein Ergebnis präsentiert.

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