Chat-Bericht Büroklammern für 276 Mark

Unternehmen und Behörden zahlen für einen Posten Büroklammern in der Beschaffung 276 Mark. Mit Online-Programmen und elektronischen Einkaufsgemeinschaften wird es deutlicher billiger, erklärt Christian Konhäuser im Experten-Chat von manager-magazin.de. Lesen Sie das Protokoll.

mm.de:

Willkommen zum Chat mit Christian Konhäuser, Experte für E-Procurement, und Benedikt Fehr von manager magazin. Was bezeichnet das Fachwort E-Procurement?

Konhäuser: In Kurzfassung: elektronischer Einkauf über das Internet. Wir definieren diesen Begriff jedoch wesentlich weiter. Für uns bedeutet dies die Möglichkeit, Prozesse im Unternehmen zu modernisieren.

mm.de: Welches Potential ist beim E-Procurement zu erwarten?

Konhäuser: Bei konsequenter Umsetzung bis zu 85 Prozent der Life Circle Cost innerhalb der Beschaffung. Die durchschnittlichen Prozesskosten für eine Einzelbestellung liegen bei circa 276 Mark ohne Warenwert. Dies umfasst die Bedarfsidentifikation bis zur Bedarfsdeckung, einschließlich Einkauf, Wareneingang und Rechnungsprüfung.

Konhäuser: Dies ist mit E-Procurement-Lösungen auf bis zu DM 35,00 reduzierbar.

mm.de: Wo liegt der entscheidende Kostenvorteil beim E-Procurement?

Konhäuser: Die Chance, bestimmte, in der Vergangenheit noch notwendige Prozessschritte, zu eliminieren. Hier wäre beispielhaft zu nennen: Bestellanforderung, Budgetkontrollen, Genehmigungsverfahren (Unterschriften) bis hin zur Rechnungsprüfung.

Konhäuser: All dies kann durch Hilfe von Internettechnologien stark reduziert werden.

mm.de: Das heißt: Hier muss erstmal reorganisiert werden?

Konhäuser: Es ist ein Irrglaube zu meinen, mit dem Kauf einer entsprechenden Software wäre das Problem behoben. Die organisatorische Abbildung im Unternehmen ist mit sehr hohem Aufwand verbunden: Betriebsrat, IT, Datenschutz, Controlling - alle müssen eingebunden werden.

mm.de: Die Software unterstützt die Reorganisation?

Konhäuser: Ja, sie ermöglicht erst, alternative Kommunikationswege zu beschreiten. Der gesamte Workflow findet online statt.

Fehr: Wird nicht letztlich ein Teil der Kosten auf die Zulieferer verlagert?

Konhäuser: Der Lieferant wird natürlich stärker beansprucht. Er hat sicherzustellen, dass elektronische Kataloge übergeben werden. Zu diesem Zweck entstand die BMEcat-Initiative.

mm.de: Was bezeichnet diese Initiative?

Konhäuser: Im November 1998 haben sich Unternehmen zusammengeschlossen, die an der Lösung unterschiedlicher Austauschstandards von Katalogdaten interessiert waren.

mm.de: Dazu gehören Bayer, Siemens, Telekom, Audi, BMW, Daimler, Veba, Deutsche Bahn ...

Konhäuser: Zur Zeit haben wir einen aktuellen Standard 1.0, der für die Lieferanten das Commitment vieler Einkäufer darstellt, wie zukünftig Daten gefordert werden.

Konhäuser: Der BMEcat beschreibt demnach ein Format zum Datenaustausch, ähnlich edifact.

Fehr: Ist der Streit um die Finanzierung und Lizenzierung gelöst?

Konhäuser: Der BMEcat ist ein eingetragenes Warenzeichen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), die Inhalte des BMEcat sind jedoch Eigentum aller am Standard beteiligten Unternehmen. Somit stellt sich mir die Frage nicht. Es wäre fatal für die Akzeptanz, wenn der Standard nicht frei von Urheberrechten wäre.

Fehr: Ist der Standard inzwischen verabschiedet und in der Praxis einsetzbar?

Konhäuser: Ja, seit dem Symposium des BME am 20. und 21. September 1999 in Berlin ist der Standard öffentlich. Er wird zur Zeit in mehreren Piloten für die Breite getestet.

Fehr: Unterstützt SAP den Standard?

Konhäuser: SAP hat innerhalb eines persönlichen Gesprächs die Unterstützung zugesagt, da SAP erkannt hat, dass der Standard von Einkäufern entwickelt wurde, die wiederum direkt an der Entscheidung zum Kauf einer E-Procurement-Software beteiligt sind.

Konhäuser: Zum Zweiten existiert kein ernstzunehmender Katalogstandard bisher, auch nicht international.

mm.de: Es gibt einen Standard, der mehr oder weniger umgesetzt werden kann, es gibt Software und praktische Vorbilder. Kann denn nun jedes Unternehmen einfach starten?

Konhäuser: E-Procurement ist im Prinzip für jedes Unternehmen geeignet. Jedoch spielt hier durchaus die Höhe der Investition eine entscheidende Rolle.

mm.de: Wie teuer sind solche E-Procurement-Lösungen?

Konhäuser: Circa zwischen 30.000 bis 2,5 Millionen. Die CA Content bietet hier E-Procurement-Lösungen zum Mieten an: 2000 DM pro Monat für ein komplettes Unternehmen.

mm.de: Benötigen Unternehmen ein bestimmtes Einkaufsvolumen?

Konhäuser: Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein Einkaufsvolumen von etwa 500.000 Mark im C-Artikelbereich sinnvoll ist, um die Fixkosten zu decken.

Fehr: Können Unternehmen ihren Einkauf zusammenlegen?

Konhäuser: Das ist die spezielle Ausrichtung der CA Content. Wir moderieren eine virtuelle Einkaufskooperation im Intranet und Internet bei der Beschaffung von Katalogartikeln.

Fehr: Kann man dann schon mit kleinerem Einkaufsvolumen E-Procurement nutzen?

Konhäuser: Durchaus, sofern die Rabatteffekte die Hard- und Software-Miete von 12 x 2.000 DM pro Jahr decken!? Wir können jedoch garantieren, dass alle Unternehmen, die sich dieser virtuellen Einkaufskooperation angeschlossen haben, ihre Materialkosten senken können.

Fehr: Können Sie ein Beispiel für den Rabatt geben?

Konhäuser: Der alte Preis für einen Artikel liegt bei DM 10,00. Der Preis durch Pooling des Bedarfs aller Kunden bei einem Lieferanten sinkt auf DM 8,00. Von den erzielten DM 2,00 werden 85 Prozent weitergegeben, sprich neuer Preis für den Kunden = DM 8,30. Das entspricht einer Reduzierung von 17 Prozent.

Konhäuser: CA Content erhält dafür ein Honorar von 30 Pfennig. Dies kann auch so praktiziert werden, da CA Content ein Handelshaus ist.

Fehr: Für welche Artikel gibt es schon Einkaufsgenossenschaften?

Konhäuser: Büromaterial, IT-Verbrauchsmaterial, Werkzeuge, allgemeiner Industriebedarf ... Zur Zeit verwalten wir etwa 410.000 Artikel und etwa 2.000.000 Bücher. Bücher unterliegen jedoch zur Zeit noch der Preisbindung. Hier sind keine Rabatteffekte zu erwarten.

mm.de: E-Procurement ist die erste Entwicklungsstufe, die Online-Einkaufsgenossenschaft die nächste. Wie weit sind wir in Deutschland?

Konhäuser: Der Mittelstand tut sich bisher noch sehr schwer. Die Großunternehmen sind mittlerweile sehr weit. Ich denke wir haben in Europa durchaus eine Führungsrolle eingenommen. Im Vergleich jedoch zu den USA hinken wir hinterher.

bjoerns: Wie lassen sich durch E-Procurement die Prozeßkosten der Beschaffung reduzieren?

Konhäuser: Durch Straffung und Redesign der notwendigen Schritte im Unternehmen. Hier können, wie bereits erwähnt, bis zu 85 Prozent der Kosten reduziert werden.

Konhäuser: Jedoch besteht der gesamte Prozess aus 90 Prozent Personalkosten. Um eine wirkliche Reduktion zu erreichen, sind hier Mitarbeiter abzubauen. Es gibt jedoch auch Alternativen, wie zum Beispiel die stärkere strategische Ausrichtung des Einkaufs und die damit zusammenhängende Erhöhung der Verhandlungserfolge bei hochpreisigen Produkten und Dienstleistungen.

PRitzer: C-Artikel haben oft sehr lange Typbezeichnungen, die genau angegeben werden müssen. Welche Lösung hat E-Procurement dafür?

Konhäuser: Diese Dateninformationen sind im Vorfeld schon in die E-Procurement-Kataloge eingearbeitet, so dass der Besteller nur noch auswählen muss, ohne eine entsprechende manuelle Eingabe zu tätigen.

PRitzer: Angenommen, mehrere Besteller möchten gleichzeitig den gleichen Artikel neu anlegen, wie erfolgt dann die Abstimmung?

Konhäuser: Das Neuanlegen von Artikeln erfolgt zentral vom Lieferanten, das Bestellen dieser Artikel jedoch kann von mehreren tausend Usern gleichzeitig erfolgen. Für die Abstimmung ist hier die Software zuständig.

mm.de: Wie wird beim E-Procurement bezahlt?

Konhäuser: Rahmenverträge, die am Anfang einer Geschäftsbeziehung geschlossen werden, definieren auch die Art und Weise der Zahlung. Hier wäre jedoch zu empfehlen, auf ein Gutschriftsverfahren umzustellen. Das schafft Freiraum in der Kreditoren-Buchhaltung.

Fehr: Zahlt der Einkäufer an die CA Content oder den Lieferanten?

Konhäuser: Da CA Content aus kartellrechtlichen Gründen der Lieferant ist, wird direkt an CA Content einmal im Monat über alle Kataloge bezahlt.

mm.de: Eine Frage zum Abschluss: Zur Einführung des elektronischen Bestellwesens muss man sich mit allen Lieferanten und dem halben Unternehmen abstimmen. Wie lange dauerte dieser Prozess bei der Flughafen Frankfurt AG?

Konhäuser: Über ein Jahr haben wir geredet, abgestimmt, verworfen und wieder angefangen. Haben Lieferanten angesprochen, überzeugt und Verträge geschlossen.

Konhäuser: Jetzt wissen wir, wie es funktioniert. Demnach kann dieser Prozess auf etwa vier bis sechs Monate verkürzt werden. Dafür haben wir extra Musterprozesse und Checklisten erstellt.

mm.de: Herzlichen Dank an Christian Konhäuser und Benedikt Fehr und alle Mit-Chatter.

E-Procurement: Revolution im Einkauf


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