Behörden-IT Darf's ein bisschen mehr sein?

Für das Schwarzbuch des Bundes der deutschen Steuerzahler ist der öffentliche Einkauf ein gefundenes Fressen: Erst kürzlich monierte Präsident Karl-Heinz Däke erneut "Mängel im Beschaffungswesen". Dabei ließe sich mit entsprechenden IT-Lösungen eine Menge Geld sparen.
Von Moritz Zimmermann

Die Industrie dagegen macht vor, wie sich mit entsprechender Planung im Einkauf einiges sparen lässt – etwa durch Sammelbestellungen über Abteilungsgrenzen hinweg oder durch Lieferantenvergleich und -auswahl. Im Einkauf liegt der Gewinn, heißt eine alte Kaufmannsregel, die vor allem in Zeiten schmaler Budgets an Aktualität gewonnen hat.

Das spiegeln auch die Zahlen wider, die den Einsatz von IT-Lösungen und Internetdiensten entlang des Beschaffungsprozesses belegen: Nach einer Untersuchung des Marktforschungsinstituts Berlecon Research unter rund 250 deutschen Unternehmen sind bereits vier Fünftel der Befragten hier aktiv.

Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), der sich industrieweit für Standards stark macht, unterscheidet im Beschaffungsprozess drei Bereiche, die sich elektronisch unterstützten lassen – mit den entsprechenden Zeit- und Kosteneinsparungen. Die Lieferantengewinnung durch eine Onlineausschreibung steht am Anfang der Kette und wird auch als Sourcing bezeichnet.

E-Katalog als Schlüssel

Der Kernbereich des Prozesses heißt E-Procurement: Dazu gehören die Produktsuche und -anfrage über eine Software sowie der Bestellvorgang beim Lieferanten über das Internet mit Hilfe eines Katalogs oder über Internetauktionen. Schließlich sorgt eine Bewertung der Lieferantenbeziehungen dafür, dass die Erfahrungen mit dem jeweiligen Geschäftspartner über Reporting-Werkzeuge zurück in das Sourcing-Modul fließen und somit für den nächsten Auswahlprozess zur Verfügung stehen.

Elektronische Kataloge bilden den Kern von E-Procurement: Sie sammeln komplexe Inhalte verschiedener Herkunft – beispielsweise Produktbeschreibungen, hierarchisch gestaffelte Stücklisten oder Leistungsverzeichnisse. Diese Informationen werden aufbereitet, klassifiziert und den beschaffenden Stellen in den Behörden zur Verfügung gestellt. Dort wird eine Vielzahl von Lieferantenkatalogen mit Hilfe einer Katalog-Management-Software zu einem einzigen Verzeichnis zusammengefasst, um so eine Basis für eine lieferantenübergreifende Suche und Navigation zu schaffen.

Zugriff beschränken

Zugriff beschränken

Bei der Auswahl der richtigen Katalog-Management-Software, in der die Angebote verschiedener Lieferanten verwaltet werden, sollten eine Reihe von Funktionen und Features gegeben sein, die es dem Nutzer so leicht wie möglich machen. Dazu zählt etwa eine Benutzeroberfläche mit großzügigen Schaltflächen, einer einfachen Menüführung und eindeutigen Eingabeaufforderungen.

Bedienungsfreundlichkeit definiert sich vor allem durch Übersichtlichkeit: Sie lässt sich unter anderem durch individuelle Ansichten auf das gesamte Produktsortiment eines Katalogs steuern. Das bedeutet, dass bestimmte Artikel nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen recherchierbar und auswählbar sind.

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, individuelle Sichtweisen zu definieren. Je nachdem, welche Zugriffsrechte einem Mitarbeiter eingeräumt werden, kann er so beispielsweise nur Artikel von Lieferanten sehen, die in seiner Region tätig sind. Eine Landesbehörde erspart sich so beispielsweise teure Versandkosten oder lange Lieferzeiten, weil das untergeordnete Amt in München nicht beim Würzburger Zulieferer bestellen kann. Denkbar wäre auch, dass die bestellbaren Artikel genau auf die Tätigkeit des Mitarbeiters abgestimmt sind. So kann etwa nur der IT-Administrator auf den Katalog mit PC-Zubehör zugreifen.

Leistungsstarke Suchsysteme

Katalogsysteme unterscheiden sich dadurch, wie flexibel diese Ansichten zugeordnet werden können. Manche Kataloge erlauben eine bestimmte Sicht nur auf Gruppenebene, andere ermöglichen individuelle Zuordnungen für jeden Benutzer. Auf Artikelebene lässt sich unterscheiden, ob nur ganze Produktgruppen sichtbar sind oder ob für einzelne Produkte festgelegt werden kann, in welchen individuellen Ansichten sie erscheinen.

Je umfangreicher das Warenangebot, desto wichtiger sind selbst in einem personalisierten Katalog leistungsstarke Suchsysteme. Denn zeitraubende Recherchen wirken so abschreckend, dass sie den Erfolg des gesamten E-Procurement-Systems ins Wanken bringen können.

Ist der gewünschte Artikel gefunden und die entsprechende Bestellung aufgegeben, ist ein direktes Feedback wünschenswert, das klärt, ob die bestellte Ware überhaupt verfügbar ist. Dazu muss ein Katalog mit der Backend-Software des Lieferanten verknüpfbar sein. Darüber sind dann auch Statusangaben und ein möglicher Liefertermin erhältlich.

Einkauf auf virtuellen Marktplätzen

Einkauf auf virtuellen Marktplätzen

Während eine E-Procurement-Plattform in der Behörde entsprechende Software benötigt, führt der Weg auf den virtuellen Marktplatz meist über einen einfachen Internetbrowser. Dabei lohnt sich ein eingehender Vergleich von Leistung und Services: Zu den Hauptkriterien, nach denen ein Marktplatz ausgesucht werden sollte, gehören Nutzungsstatistiken und die finanzielle Rückendeckung des Marktplatzes.

Die Idee hinter den Marktplätzen ist einfach: Die Betreiber ziehen auf ihren Plattformen Lieferanten zusammen, die ihrerseits ihre elektronischen Produktkataloge für die einkaufenden Organisationen zur Verfügung stellen. Daneben gibt es den umgekehrten Weg: Auf Ausschreibungen spezialisierte Auftragsvermittler können Firmen ihren Bedarf formulieren und erhalten speziell darauf zugeschnittene Angebote von Lieferanten.

Wichtig bei beiden Formen: Seriöse Anbieter prüfen Identität und Bonität von neu einsteigenden Lieferanten und Beschaffungsorganisationen, damit es für beide Seiten keine bösen Überraschungen gibt.

"Darf’s ein bisschen mehr sein?" ist bei teuren Softwareprojekten – einschließlich E-Procurement – tabu. Sinnvoll ist es daher, sich an Softwarehersteller zu wenden, deren System sich flexibel für die unterschiedlichen Bereiche des Beschaffungsprozesses einführen lässt. Modulare Produkte decken die klassischen Funktionen von Katalogverwaltung über Bestellmanagement, Budget- und Kostenstellenverwaltung bis hin zu Autorisierungs-Workflow und Einkaufsmonitoring ab.

Einige Anbieter gehen noch einen Schritt weiter, um individuellen Anforderungen zu entsprechen: Die Vorteile einer Standardsoftware – schnelle Einsatzbereitschaft, breite Funktionalität – werden mit denen eines Frameworks, sprich hohe Flexibilität und Erweiterbarkeit, kombiniert. Menügesteuert lassen sich auf diese Weise zusätzliche Bausteine entwickeln, ohne diese aufwendig selbst programmieren zu müssen. Für Behörden, die sich in dem eher betrieblich geprägten Markt der E-Procurement-Software umtun, kann dies das entscheidende Kriterium sein.

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