IT-Kosten Drucker unter Kontrolle

Wenn IT-Spezialisten die Druckkosten im eigenen Unternehmen erfassen wollen, stoßen sie schnell an ihre Grenzen. Denn Geräte, Verbrauchsmaterial und Wartung machen nur einen Bruchteil der gesamten Kosten aus. Doch wie lassen sich die übrigen Ausgaben erfassen? Eine Hilfestellung.
Von Peter Koller

Wie verengt der Blick der Verantwortlichen in Sachen Druckkosten häufig ist, zeigen zum Beispiel die Ergebnisse einer europaweiten Studie, die VNU Research vergangenes Jahr bei mehr als 1200 Unternehmen aller Größenordnungen durchgeführt hat. Demzufolge erfassen zwar über 80 Prozent der Betriebe den Kaufpreis eines Drucksystems und das verbrauchte Material, drei Viertel immerhin noch die Aufwendungen für die Instandhaltung.

Deutlich weniger als die Hälfte der Unternehmen registrieren aber die mit der Dokumentenausgabe verbundenen Kosten für den IT-Support (42 Prozent) und die DV-Infrastruktur (39 Prozent), geschweige denn für Helpdesk (22) oder Schulung (21 Prozent). Fast noch schlimmer: Nicht einmal ein Drittel erfasst die positiven Auswirkungen der Output-Infrastruktur, nämlich eine Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität.

Nach einer Analyse der auf Dokumentenprozesse spezialisierten Beratungsfirma All Associates machen Gerät, Verbrauchsmaterial und Wartung als so genannte sichtbare Kosten aber gerade einmal 10 Prozent der gesamten Aufwendungen zur Erzeugung eines gedruckten Dokuments aus – sprich: Nur die Spitze des Eisbergs.

Dokument auf seinem Weg verfolgen

Experten raten dazu, quasi eine Vogelperspektive einzunehmen, um die Output-Landschaft in ihrer Gesamtheit zu erfassen. Ausgehend vom Gerät über dessen Netzwerkeinbindung bis hin zur Integration der Maschinen in andere Systeme – vom PC des Sachbearbeiters bis hin zur Standardsoftware zur Erzeugung von Massendrucksachen.

Einen etwas anderen Ansatz wählt das Document Lifecycle Management, das den Weg eines Dokuments von seiner Entstehung in einer Applikation bis zur Ausgabe auf dem Drucker oder Multifunktionsgerät verfolgt. Bei diesem Prozess können Accounting Tools helfen, die entlang dieser Wegstrecke Prozessinformationen akquirieren und in einer Datenbank für eine Auswertung ablegen.

Fünf Schritte zum Erfolg

Fünf Schritte zum Erfolg

Auf Basis dieser Daten lassen sich dann die Kernprobleme von Output-Landschaften identifizieren und adressieren. Die Analysten von Infotrends sehen fünf wesentliche Punkte, die Unternehmen angehen sollten:

  • Die Ablösung eines veralteten Maschinenparks. "Bei Arbeitsgruppengeräten sind die Kosten pro gedruckter Seite in den vergangenen fünf Jahren substanziell gesunken", so Analyst Wayne Goodreau zur Begründung.

  • Seitenpreiskonzepte. Durch die Vereinbarung eines fixen Seitenpreises mit einem Dienstleister, der versteckte Kosten wie Bereitstellung oder Support enthält, lässt sich letztendlich die Kostentransparenz erhöhen.

  • Bereinigung des Verbrauchsmaterials. Die Konzentration auf eine begrenzte Zahl von Herstellern und Modellen senkt die Kosten für die Bestellung und Vorratshaltung etwa von Toner. "In den Unternehmen sind häufig extrem heterogen gewachsene Landschaften zu finden, mit kleinen bis großen Depots an Tinte, Laserkartuschen, Trommeln und natürlich Papier", so Wolfgang Schwab von der Experton Group. Eine Homogenisierung könne hier zu signifikanten Kostenreduktionen führen, die einen Hardwarewechsel in kurzer Zeit wirtschaftlich werden ließen.

  • Flottenmanagement. Durch eine aktive Gestaltung und Verwaltung des Geräteparks – etwa im Zuge von Outsourcing – lassen sich zum Beispiel die Kosten für Support und Helpdesk reduzieren.

  • Kapazitätsanpassung. Statistiken zeigen, dass ein Großteil der Drucksysteme entweder zu gering oder zu hoch ausgelastet ist. In beiden Fällen wird unnötig Geld verschwendet. Manchmal kann hier bereits ein Tausch von Geräten zwischen Abteilungen optimierend wirken.

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