Mobile E-Mail Blackberry und die Alternativen

Beim mobilen E-Mail-Versand denken etliche Manager zuerst an Research in Motion und dessen Blackberry. Doch der Marktführer hat ernst zu nehmende Konkurrenz bekommen. manager-magazin.de sagt, worauf Sie achten müssen, um die passende Lösung zu finden.

Hamburg - Auf dem Flughafen mal eben mit dem Handy die E-Mails checken oder auf dem Weg zum Kunden die nächsten Termine planen - für Mitarbeiter vieler Unternehmen ist das geradezu eine Selbstverständlichkeit. Kaum ein Unternehmen kann es sich noch leisten, dass die Arbeit in großem Maße vom Standort der Mitarbeiter abhängt. Dafür ist Zeit inzwischen ein zu kostbares Gut.

Dank der neuen Technik ist das aber auch gar nicht mehr nötig. Mit den aktuellen Handys und PDAs können E-Mails an jedem Ort abgerufen und Termine, Kontakte sowie Notizen überall verwaltet werden. Meist ist auch die Bearbeitung verschiedener Office-Programme mit den kleinen Taschencomputern möglich. Und mit einem Klick sind die Daten auch schnell mit den Informationen auf dem Arbeitsplatz-PC abgeglichen.

Die passende E-Mail-Lösung für ihr Unternehmen zu finden, ist für IT-Entscheider jedoch nicht gerade einfach. Das System muss genau auf die Bedürfnisse der Firma abgestimmt sein und in die unternehmensübergreifende IT-Strategie eingebunden werden können.

Softwarelösung auf dem Handy

Hinzu kommt, dass es inzwischen neben dem Marktführer Research in Motion (RIM)  und seiner Blackberry-Lösung eine Vielzahl anderer Anbieter auf dem deutschen Markt gibt, wie das Marktforschungsinstitut Berlecon Research herausgefunden hat. Die Berliner Analysten haben sich den Markt für mobile E-Mail-Lösungen genauer angeschaut und die Angebote der einzelnen Anbieter unter die Lupe genommen.

Demnach sollten sich die Unternehmen zunächst einmal für eines der drei Konzepte entscheiden, mit denen Mitarbeiter von unterwegs aus auf ihre E-Mails und andere unternehmensinterne Anwendungen zurückgreifen können.

Die einfachste Möglichkeit, die auch häufig von Privatpersonen genutzt wird, ist laut Berlecon die Softwarelösung auf dem Handy. Der Mitarbeiter kann bei diesem System mit seinem Mobiltelefon direkt auf den Mailserver des Unternehmens zugreifen und seine Daten abgleichen. Das ist zwar günstig, dafür aber mit einem hohen Sicherheitsrisiko verbunden. Außerdem kann die IT-Abteilung des Unternehmens die einzelnen Endgeräte nicht zentral verwalten oder den Zugriff auf interne Anwendungen ermöglichen.

Mobilen Datentausch prüfen

Externer Anbieter ermöglicht zentralen Zugriff

Mithilfe eines externen Netzbetreibers ist die zentrale Administration dagegen kein Problem. Bei dieser E-Mail-Lösung stellt der Provider das System bereit und kümmert sich auch um den Support. Bei Problemen wendet sich das Unternehmen direkt an seinen Anbieter, so dass die eigene IT-Abteilung relativ gering belastet wird und sich auch die Investitionen in Grenzen halten. Dafür gibt man aber die Kontrolle über die zentralen Elemente der E-Mail-Lösung in die Hände von Dritten.

Vor allem mittlere und große Firmen sollten sich daher Berlecon zufolge für eine unternehmensbasierte Lösung entscheiden. Bei diesem dritten Konzept wird das System vom Unternehmen selbst betrieben, wodurch die Lösung direkt in die unternehmensübergreifende IT-Strategie eingebunden werden kann.

Die Daten gelangen dabei von dem Mailserver im Unternehmen über eine zentrale Middleware (eine Art Verteilungsplattform zwischen den Anwendungen) auf das Handy. Über die Middleware werden die Nutzer authentifiziert, die Daten synchronisiert und verschlüsselt sowie der Zugriff auf andere Programme ermöglicht.

Kompatibilität mit mobilen Geräten prüfen

Bei der Auswahl einer unternehmensbasierten Lösung muss darauf geachtet werden, dass das System die vorhandenen E-Mail-Anwendungen unterstützt und mit den bereits angeschafften Handys beziehungsweise PDAs kompatibel ist. Für einige Unternehmen könnte es zudem wichtig sein, dass ihre Mitarbeiter auch von unterwegs aus verschiedene Dokumente bearbeiten können.

Um die Kosten so niedrig wie möglich zu halten, sollten die verschiedenen Verbindungs- und Synchronisationsarten der Studie zufolge direkt von der IT-Abteilung eingestellt werden können. Die Spezialisten könnten dann auswählen, ob eine W-Lan-, eine Bluetooth- oder eine andere Verbindung derzeit am günstigsten ist. Zudem könne eine automatische Synchronisation der Endgeräte mit dem Mailserver beispielsweise am Wochenende verhindert werden.

Natürlich darf bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters auch der Sicherheitsaspekt nicht vernachlässigt werden. Der E-Mail-Versand zwischen dem mobilen Gerät und dem Mailserver des Unternehmens sollte auf jeden Fall vollständig verschlüsselt sein, um ein Mitlesen der Daten durch Unbefugte zu verhindern. Wichtig sei Berlecon zufolge auch, dass die Daten auf den Endgeräten verschlüsselt und bei Verlust oder Diebstahl automatisch gelöscht werden könnten.

Auf Ausbaufähigkeit achten

Auf Ausbaufähigkeit achten

Ein Ausfall des Servers, der Verbindung oder des Endgeräts dürfe zudem nicht dazu führen, dass Daten verloren gehen. Deshalb sollten zum einen Mechanismen wie Laod Balancing oder Clustering die Verfügbarkeit des Servers sicherstellen, zum anderen müsse die Middleware die Daten so lange zwischenspeichern, bis die Zustellung zum Mitarbeiter bestätigt ist.

Die Berliner Analysten weisen auch darauf hin, dass eine unternehmensbasierte Lösung ausbaufähig sein sollte. Nicht nur, damit neue Mitarbeiter später ebenfalls einen Zugriff auf den Mailserver erhalten können, sondern auch, um eventuell neue Standorte anbinden zu können. Denkbar ist ebenfalls, dass in der Zukunft der Zugriff auf neue interne Anwendungen ermöglicht werden soll. Diese sollten dann einfach und kostengünstig angebunden werden können.

Ein Vergleich der unternehmensbasierten Lösungen von sieben verschiedenen Anbietern zeigt, dass der bisherige Marktführer RIM mit seiner populäreren Blackberry-Lösung inzwischen eine Vielzahl an ernst zu nehmenden Konkurrenten bekommen hat. "Nach der Übernahme von Extended Systems durch I-Anywhere bilden die beiden Unternehmen ein starkes Gespann auf dem deutschen Markt und sind der stärkste Wettbewerber für RIM", glaubt Nicole Dufft von Berlecon Research.

Zunehmend drängten auch andere US-Anbieter wie God Technologies oder Intellisync auf den deutschen Markt. Und auch etablierte Generalisten wie IBM  oder Siemens  wollen sich einen Teil vom wachsenden Mobile-Mail-Kuchen abschneiden. "Darüber hinaus haben neue Niedrigpreisangebote von Microsoft  und Nokia  erheblichen Preisdruck auf den Markt ausgeübt", so Dufft.

Doch auch wenn die Berliner Analysten das Angebot von I-Anywhere mit Extended Systems überzeugte, müssen IT-Entscheider die verschiedenen Lösungen nach den genannten Kriterien überprüfen. Denn letztendlich hat jedes Unternehmen individuelle Anforderungen, die seine E-Mail-Lösung erfüllen soll.