IT-Management Das richtige Werkzeug

Große Handelsunternehmen haben täglich tausende von Rechnungen zu bearbeiten. Trotz umfangreicher EDV-Unterstützung müssen etliche Dokumente händisch eingebucht werden. Die Baumarktkette Max Bahr setzt daher auf ein neues System und profitiert vom sinkenden Verwaltungsaufwand.
Von Jörg Rogalla

Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung werden bei Max Bahr täglich mehr als 4.000 Rechnungen in der Finanzbuchhaltung verbucht. Ungefähr 2.500 Rechnungen werden elektronisch über EDI verarbeitet. Es verbleiben rund 1.500 Warenrechnungen, die in Papierform eintreffen. Darüber hinaus sind noch 200 Kostenrechnungen zu verarbeiten.

Als typisches Handelsunternehmen hatte Max Bahr die Prozesse für die Papierbearbeitung schon in der Vergangenheit optimiert und konnte nur dann einen kurzfristigen Return on Investment (ROI) realisieren, wenn mindestens 80 Prozent der Rechnungen vollautomatisch verarbeitet werden.

Dies setzt voraus, dass diese Rechnungen ohne jeglichen Fehler im gesamten Kopfbereich auszulesen sind. Je Rechnungsfeld war also eine Erkennungsquote von 97 Prozent zu realisieren. Die Rechnungen selbst sollten elektronisch archiviert werden. Für die Differenzbearbeitung sollte ein Workflow-System bereitgestellt werden.

Die Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen wurde auf Basis des Océ Invoice Centers und der Software Saperion DocFlow realisiert. Die Rechungen werden mit dem Saperion Document Server archiviert. Zur formalen Absicherung des Verfahrens wurde eine Verfahrensdokumentation erstellt. Die garantierte Erkennungsquote von 80 Prozent auf Belegebene führt dazu, dass nur noch 400 der 2.000 Eingangsrechnungen korrigiert werden müssen.

Bereits kurz nach Mittag sind alle Rechnungen verbucht oder über den DocFlow zur weiteren Bearbeitung, zum Beispiel Klärung von Mengen- oder Preisabweichungen, bereitgestellt. Das Invoice Center erzielt diese hohen Erkennungsergebnisse mit einer Kombination aus einer generischen Wissensbasis und einem ausgewählten Template-Training.

Vertragscontrolling für den Einkauf

Vertragscontrolling für den Einkauf

Hierzu wurden im ersten Schritt die Top-Lieferanten ermittelt und geprüft, inwieweit die Erkennungsergebnisse mit der Standard-Wissensbasis bereits ausreichend waren. Bei außergewöhnlichen Rechnungstypen wurde dann ein individuelles Template angelegt, welches sicherstellt, dass diese optimal erkannt werden.

In der nächsten Projektphase wurde das Saperion DMS stark erweitert. Die Personalabteilung des Hauses Max Bahr arbeitet mit der Software Paisy und hat diese nun an das elektronische Archivsystem angeschlossen. Alle ausgehenden Dokumente werden automatisch im DMS abgelegt und können leicht recherchiert werden.

Für den Einkauf wurde zu Beginn dieses Jahres eine Lösung zum Vertragscontrolling realisiert. Die Verträge werden gescannt und im System abgelegt. Mittels Workflow wird sichergestellt, dass die Verträge rechtzeitig vor Ablauf einem kontrollierten Entscheidungsprozess zugeführt werden. Darüber hinaus werden im Rahmen einer Einkaufsakte lieferantenbezogene Informationen abgelegt und recherchierbar gemacht.

In der aktuellen Projektphase wird der Workflow zur Bearbeitung der verbliebenen 200 Kostenrechnungen realisiert. Hierbei werden die eingehenden Kostenrechnungen über DocFlow an die Kostenstellenverantwortlichen in der Zentrale und in den Märkten zur Genehmigung weitergeleitet.

Im System sind eine entsprechende Aufbauorganisation und ein Genehmigungsregelwerk hinterlegt. Damit wird auch in diesem letzten Teilbereich eine effiziente Rechnungsverarbeitung mit kürzerer Laufzeit und optimaler Prozesskontrolle sichergestellt.

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