Microsoft Beim neuen Office ist alles anders

Manche Office-Anwender finden sich blind in ihrer Software zurecht. Andere aber verzetteln sich immer wieder in den Untiefen des Programmpakets. Das soll sich mit der im Herbst erwarteten Version Office 12 ändern. Sogar die Interessen der Open Source-Gemeinde wurden berücksichtigt - ein bisschen jedenfalls.

Frankfurt/Main - Microsoft  selbst bezeichnet diese Version - der endgültige Name steht noch nicht fest - als wichtigste Neuauflage seines Office-Pakets seit mehr als zehn Jahren.

Beim Test der ersten Betaversion des Programms fällt zuerst die völlig neu gestaltete Oberfläche ins Auge. Office 12 schafft die klassischen Menü-Strukturen ab und ordnet die Funktionen in neuen Registerkarten an.

Diese richten sich danach, was der Anwender gerade tun will. Wird etwa ein Word-Dokument im Anhang einer E-Mail geöffnet, zeigt die Software dieses in einem speziellen Lesemodus an, in einer Vollbildschirmansicht, die sogar die Windows-Taskleiste ausblendet.

Zu den wenigen sichtbaren Bedienungselementen gehören am oberen Rand eine Seitenanzeige zum Durchblättern und eine Sammlung von Lese-Werkzeugen, darunter ein Markierstift und die Möglichkeit zum Anbringen von Kommentaren. Erst wenn man auf einen kleinen "Edit"-Button klickt, wechselt dieser lesefreundliche Modus in den Bearbeitungsbildschirm.

Auch dieser präsentiert sich mit einer völlig neuen Ansicht. Unter einer Leiste mit Registerkarten öffnet sich ein Band ("Ribbon") mit jeweils unterschiedlichen Schaltflächen für bestimmte Funktionen.

Unter dem Register für das Schreiben finden sich Symbole für die am häufigsten verwendeten Änderungen der Zeichen- und Absatzformate sowie ein Bereich mit mehreren Möglichkeiten zur "Schnellformatierung". Die hier angebotenen Layouts sind auf den ersten Blick optisch erkennbar, eigene Formatierungen können auf einfache Weise hinzugefügt werden. Dieses Verfahren ist weit intuitiver als die bisherigen "Formatvorlagen" von Word, die nur von wenigen Anwendern genutzt wurden.

Die neuen Wege bei Word wie bei den anderen Office-Anwendungen Excel (Tabellenkalkulation), Powerpoint (Präsentationen), Outlook (E-Mail und Terminplanung), Access (Datenbank) und Publisher (Layout) sind das Ergebnis einer umfassenden Microsoft-Studie, bei der die Experten für grafische Oberflächen (GUI) alle Mausklicks von Anwendern registriert haben. Das neue Software-Design mache bei bestimmten Arbeiten an einem Dokument bis zu 50 Prozent der bisher erforderlichen Mausklicks überflüssig, sagte Microsoft-Managerin Julie Larson-Green.

Ungewohnte Benutzeroberfläche

Bei den ersten Gehversuchen mit dem neuen Word sucht man allerdings erst einmal nach vertrauten Funktionen. Wo ist denn jetzt das Zoom für die Dokumentenansicht geblieben? Dieser findet sich zusammen mit anderen Funktionen des bisherigen "Ansicht"-Menüs in der Statuszeile unten rechts.

Ohne Frage, die neue Oberfläche ist gewöhnungsbedürftig. Danach aber kommt man tatsächlich in vielen Fällen mit weniger Mausklicks zum Ziel. Manchmal aber sind die Wege auch weiter geworden. Schreibt man etwa im neuen Outlook eine E-Mail und fügt zum Schluss eine Signatur ein, verschwindet die Schaltfläche für das Senden der Mail. Erst nach einem Mausklick auf die Registerkarte für das Schreiben der Mail ist der Sende-Button wieder da.

Unter der Oberfläche verbergen sich aber auch zahlreiche Detailverbesserungen und neue Funktionen. So gibt es mit der in der englischen Ausgabe als "Wrap Points" bezeichneten Funktion endlich eine Möglichkeit, um Fotos und Grafiken intuitiv mit Text zu verbinden. Verfasser wissenschaftlicher Werke freuen sich über neue Möglichkeiten zum Umgang mit Literaturangaben und eine einfachere Verwaltung von Fußnoten.

Die erweiterte Unterstützung von XML kann unter anderem für Formulare genutzt werden, deren Inhalt direkt an Datenbanken übergeben werden soll. Umgekehrt können auch Daten vom "Backend", also vom Server eines Unternehmens, in Dokumente eingespielt werden. Beim Abspeichern von Dokumenten verwendet die nächste Version von Microsoft Office den XML-Standard. Damit sollte der jahrzehntelange Ärger mit unterschiedlichen Dateiformaten eigentlich überwunden sein.

Allerdings geht Microsoft auch hier wieder eigene Wege - das in Office 12 vorgesehene Format "Open XML" steht in Konkurrenz zu dem XML-Standard "Open Document". Dieses wird von Open-Source-Anwendungen wie dem freien Office-Paket OpenOffice verwendet und vom Standardisierungsgremium OASIS unterstützt.

Vorangetrieben wird "Open Document" von einigen der wichtigsten Microsoft-Konkurrenten, darunter IBM , Sun , Novell  und Google . Als Grund für die Ablehnung von "Open Document" gibt Microsoft an, das damit die Abwärtskompatibilität zu den bisherigen Office-Formaten nicht möglich ist.

Bitte nichts in Open XML speichern

Microsoft hat "Open XML" der Ecma mit Sitz in Genf zur Standardisierung vorgelegt. Mit Blick auf mögliche Änderungen in diesem Prozess betont Microsoft in einem Hinweis zur Beta 1 der Software, dass man keine wichtigen Dokumente in diesem Format speichern sollte, weil dieses "möglicherweise nicht kompatibel" sei mit dem Format der endgültigen Fassung von Office 12. Ansonsten sollte es auch einfache XML-Lösungen geben, die das eine Format in das andere übertragen.

Speichert man ein Word-Dokument in der Beta 1 von Office 12, erhält es die Endung "docx". Auch die anderen bisherigen Dateiendungen bekommen ein "x" hinzu, so dass aus der Excel-Datei xls ein xlsx wird. Dabei handelt es sich um ein Zip-Archiv von mehreren XML-Dateien, die den Inhalt und die Formatanweisungen des Dokuments enthalten. Jede XML-Datei ist für Menschen lesbar; es handelt sich also nicht mehr um ein binäres Format, das vom Computer erst übersetzt werden muss. Die Zip-Komprimierung hat den Vorteil, dass alle Dateien zu einem Dokument in einer einzigen Datei zusammengefasst werden und dass der Speicherplatz dafür möglichst klein ist.

Neben dem neuen Dateiformat unterstützt Office 12 auch die bisherigen Formate der Anwendungen in den Versionen 97 bis 2003. Angekündigt sind auch Konvertierungsprogramme, die beispielsweise eine Excel-97-Tabelle in das XML-Format übertragen.

Für die Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen kommt der Serverlösung Share Point im neuen Office eine große Bedeutung zu. Die Office-Dokumente können jetzt direkt auf einem "Dokument-Management-Server" gespeichert werden. Dem Austausch von Dokumenten dient die neue Unterstützung für das PDF-Format. Word-, Excel- Powerpoint- und andere Dokumente können in Office 12 direkt als PDF gespeichert werden. Beim Abspeichern im Word-Standardformat bietet die Software eine neue Funktion, die ein Dokument auf versteckte Informationen über den Autor überprüft und diese mit einem Mausklick entfernt.

An dem ersten Beta-Test von Office 12 nehmen weltweit rund 10.000 Kunden und Entwickler teil. Bis Ende des Frühjahrs beginnt ein zweiter Beta-Test, diese Version soll dann öffentlich zur Verfügung gestellt werden. Das endgültige Paket wird bis Ende des Jahres erwartet.

Peter Zschunke, AP

Die Wiedergabe wurde unterbrochen.