IT-Management Moderne ERP-Zeiten

Trotz besonderer Herausforderungen komplett im Zeitplan und das ohne Störungen im laufenden Betrieb: die Bayer Faser GmbH migrierte ein komplexes Altsystems in ein neues SAP-basiertes ERP-Umfeld.
Von Oliver Edinger

Hamburg - Teilweise veraltete Individualsoftware, nicht integrierte Insellösungen und extern ausgelagerte Unternehmensprozesse: Die Aufgabenliste zur Neustrukturierung der Unternehmenssteuerungs-Software bei der Bayer Faser GmbH war lang.

Auch die sachbedingte Notwendigkeit zum "Big Bang" - des vollständigen Wechsels von alten Anwendungssystemen zu SAP  zu einem bestimmten Zeitpunkt - stellte eine besondere Herausforderung bezüglich des Zeit- und Projektmanagements dar.

Vor der SAP Einführung waren viele Daten zentral bei der Muttergesellschaft gespeichert und die Bayer Faser Mitarbeiter hatten nur begrenzten Einblick in die Daten und ihr Zustandekommen. So war das vollständige Rechnungswesen an ein Tochterunternehmen der Bayer AG ausgelagert.

Bei der eingesetzten Individual-Software - verknüpft mit einer Vielzahl von Subsystemen - waren die ursprünglichen Entwickler nicht mehr verfügbar. Damit war die Flexibilität der Prozesse stark eingeschränkt und die Betriebskosten unangemessen hoch - dementsprechend stark ausgeprägt war auch die Notwendigkeit zur Neugestaltung.

Der erste Kontakt

Durch eine Empfehlung entstand der Dialog zwischen den Projektverantwortlichen beim Faser-Spezialisten und den SAP-Experten von Autinform. "Den Zuschlag für das Migrationsprojekt hat Autinform auf Grund der sehr positiven Referenzen und Workshop-Ergebnisse erhalten", berichtet Henning Rischmüller, Leiter Betriebswirtschaft bei Bayer Faser GmbH und verantwortlich für das Restrukturierungs-Projekt.

Dabei sollten alle alten ERP-Komponenten durch die entsprechenden SAP-Module, beispielsweise für Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Vertrieb, Wartung und Instandhaltung, Qualitätsmanagement, Materialwirtschaft, Produktionsplanung, ersetzt werden.

In der anschließenden Projektumsetzung - lediglich zehn Monate standen vom Kickoff bis zum Start des Produktivbetriebs in Dormagen zur Verfügung - sah sich die Projektmannschaft mehr als einmal einigen besonderen Herausforderungen gegenübergestellt. Unter anderem musste die Übertragung der Vorratsdaten präzise zum Zeitpunkt der Migration erfolgen und im Nachgang eine entsprechende Bereinigung und Plausibilitätsprüfung durchgeführt werden.

Kleine Schritte und Meilensteine

Durch die neuen Möglichkeiten des Systems ergibt sich für die Verantwortlichen eine deutlich höhere Transparenz über die betriebswirtschaftliche Situation und über die internen Prozessabläufe.

Mit wenigen Mausklicks stehen alle relevanten Daten nahezu in Echtzeit zur Verfügung. "Durch den Online-Zugriff auf die aktuelle Ergebnislage sowie den ständig aktuellen Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten können wir die ganze Bandbreite der wichtigen Kennzahlen kontinuierlich verfolgen", betont Rischmüller.

Spezielle Auswertungen können beispielsweise über die jeweilige Deckungsbeitrags-Situation erstellt werden - und zwar detailliert für einzelne Kunden, Länder oder Produkte. Durch die Möglichkeit, Debitoren und Kreditorenkonten sowie den gesamten Zahlungsverkehr selbst direkt verwalten zu können, stieg nicht nur die Auskunftsfähigkeit des Bearbeiter-Teams, sondern auch deren Autonomie und Flexibilität.

Die Forderung nach einer standortübergreifend einheitlichen Datenbasis wurde ebenfalls erfolgreich umgesetzt. So stimmen auch die Projektdaten auf der ökonomischen Seite: "Innerhalb von nur vier Jahren wird sich die Investition durch die nun möglichen Einsparungen amortisiert haben", so die Einschätzung der Bayer Faser Verantwortlichen.

Kleine Schritte und Meilensteine

Nach der durch Autinform erfolgreich durchgeführten SAP Einführung an den Standorten Dormagen, Deutschland, und Bushy Park, USA, stehen zunächst noch kleinere Optimierungsschritte an. Dabei soll vor allem die Benutzerfreundlichkeit einiger Systemteile besser auf die Wünsche der Anwender zugeschnitten werden. Speziell entwickelte Dialog-Masken werden künftig die Anzahl der notwendigen Bildschirmseiten verringern und so die Abläufe weiter beschleunigen und effizienter machen.

Auch eine Verbesserung des Druckmanagements steht noch aus. "Insgesamt sind wir aber bereits jetzt hochzufrieden", bilanziert Rischmüller. Dementsprechend sind weitere Ausbauschritte geplant wie etwa die Überführung weiterer Subsysteme in das SAP-Gesamtsystem und die Ablösung des in der US-Schwesterfirma noch existierenden proprietären Warenwirtschaftssystems.

Und der nächste Meilenstein für eine mittelfristige Weiterentwicklung steht schon fest: Dann sollen Teile der SAP Netweaver Technologie eingesetzt werden, um den direkten Datenaustausch mit den IT-Systemen von Partnern zu ermöglichen.

Vor allem die Kunden sind an einer entsprechenden Lösung interessiert, so Rischmüller: "Der EDI-basierte Datenaustausch ist für uns ein Kundenbindungsinstrument. Dank der Leistungsfähigkeit der SAP Infrastruktur können wir auch in dieser Richtung neue Wege gehen." Zusätzlich steht auch das Thema der mobilen Datenerfassung, beispielsweise für Inventur, Ein-, Um- und Auslagerung, auf der Liste der geplanten SAP Erweiterungen.

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