Outsourcing Dokumentenkosten drücken

Tagtäglich werden in Unternehmen tausende von Dokumenten gedruckt, gefaxt oder kopiert. Wie Firmen diese Kosten deutlich senken könnten, erklärt Dieter Weißhaar, General Manager von Xerox Global Services Deutschland, im Interview.
Von Ina Konrad

Frage

: Herr Weißhaar, wie sehen Sie sich weltweit positioniert?

Weißhaar: Unser Unternehmen basiert auf vier Säulen: Neben Xerox Global Services gibt es die Innovation Group, die sich ausschließlich mit Forschung und Entwicklung befasst. Von rund 16 Milliarden Euro Gesamtumsatz geben wir jährlich 868 Millionen Euro, also knapp 5,5 Prozent des Umsatzes, für Forschung und Entwicklung primär in den Bereichen Dokumententechnologien und -prozesse sowie Drucklösungen aus. Eine weitere Unternehmenssäule stellt die Office Group dar, die sich mit Druckern, Multifunktionsgeräten und der dazugehörigen Software beschäftigt. Schließlich gibt es noch den Bereich Production Systems, der auf Großdrucksysteme, Hochleistungskopierer und Vollfarbsysteme für große Druckvolumina spezialisiert ist.

Frage: Welche Bereiche deckt Xerox Global Services ab?

Weißhaar: Wir haben uns vornehmlich auf das Outsourcing von Dokumentenprozessen spezialisiert, bieten zudem aber auch weitere Services im Dokumenten-Management-Umfeld an. Mit einem jährlichen Umsatz von rund vier Milliarden Euro sind wir weltweit der größte Dokumenten-Outsourcer. Wir beschäftigen etwa 15.000 Mitarbeiter und sind in 50 Ländern mit unseren Dienstleistungen präsent.

Frage: Welche Dienstleistungen sind das im Einzelnen?

Weißhaar: In der Regel machen die Dokumentenkosten in einem Unternehmen 5 bis 15 Prozent des Umsatzes aus. Verschiedene Studien beispielsweise von IDC oder Gartner belegen zudem, dass rund 90 Prozent aller Unternehmen nicht wissen, wie viel sie für ihre Dokumentenprozesse ausgeben. Dabei sind nicht nur die Druckkosten, sondern auch die Kosten für die Erstellung, eventuelle Übersetzungen, Archivierung sowie der gesamte Dokumenten-Workflow inbegriffen. Wenn man bedenkt, dass ein Unternehmen durchschnittlich nur 3 Prozent des Umsatzes für die IT ausgibt, sind diese Zahlen beachtlich. Von daher wollen wir nicht nur alle Dokumentenkosten für das Unternehmen sichtbar machen, sondern diese auch entsprechend reduzieren.

Einsparungen garantiert

Frage: Woran liegt es, dass sich viele Unternehmen dieser Kosten nicht bewusst sind?

Weißhaar: Sehr häufig liegt es an den komplexen Unternehmensstrukturen, das heißt Dokumente werden quer durch den Betrieb bewegt. Somit sind auch die Dokumentenkosten über das ganze Unternehmen verteilt. In einem Projekt zur Optimierung von Dokumentenkosten beginnen wir zuerst damit, dass wir die Ist-Kosten aller Prozesse aufnehmen und einen konkreten Umsetzungsvorschlag machen, welche Einsparungen erreicht werden können.

Frage: Wie sieht das weitere Vorgehen aus?

Weißhaar: Für den Dokumentendruck bieten wir zwei Arten von Services: Ein Service greift im dezentralen Bereich, also beim Drucken, Faxen, Scannen, Kopieren oder ähnlichem im Office-Umfeld. Hier optimieren wir die gesamte Druckumgebung und vereinheitlichen die Geräte. Zudem optimieren wir den zentralen Druck, zum Beispiel bei Großunternehmen den täglichen Rechnungsdruck aus SAP. Neben diesen beiden Output-Segmenten gibt es in Firmen sehr viele Bereiche, die mit der Bewegung von Dokumenten zu tun haben, zum Beispiel Anfragen, Beschwerden oder Bestellungen. Bei Telekommunikations- oder Energieanbietern können hier am Tag bis zu 20.000 Faxe, E-Mails oder Briefe ankommen, die nicht nur digitalisiert, sondern auch in den elektronischen Workflow eingebunden werden müssen. Indem wir diesen Workflow optimieren, geht die Reaktionszeit auf eine Kundenanfrage von zwei Wochen auf zwei Tage zurück und spart immense Kosten ein.

Frage: Wie sieht Ihr Service softwareseitig aus?

Weißhaar: Wir haben eigene Software zum Beispiel Scan-Lösungen oder DMS-Systeme im Portfolio. Daneben arbeiten wir auch sehr eng mit DMS-Anbietern wie Documentum zusammen.

Frage: Wie läuft ein Projekt beim Kunden ab?

Weißhaar: Zuerst sprechen wir mit dem Kunden über seine Geschäftsprozesse und führen ein Assessment durch, in das wir alle Ist-Kosten aufnehmen. Je nach Service dauert das Assessment zwischen vier Tagen oder vier Wochen. Danach erhält der Kunde ein konkretes Angebot, in dem seine Ist-Kosten festgelegt sind und wir künftige Einsparungen garantieren. Hier sichern wir ihm zu, dass er mit unseren Services ab dem ersten Projekttag 20 bis 25 Prozent seiner Dokumentenkosten einsparen kann.

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