Management IT-Revolution bei Aldi Süd

Hightech und Aldi – das passte lange Zeit nicht zusammen. Jetzt scheint es bei dem Discounter zu einem Umbruch gekommen zu sein. Erst kamen die Scannerkassen, jetzt eine Personalmanagementsoftware, die die langwierige Organisation über Magnettafeln ablösen soll.
Von Günter Schmaderer

Aldi Süd gehört zu den Top-Marken des Handels. Die Unternehmensgruppe besteht aus 1.500 Filialbetrieben in West- und Süddeutschland, die zu 29 eigenständigen Gesellschaften zusammengefasst sind.

Die Philosophie des erfolgreichen Discounters basiert auf den vier Grundpfeilern konzentriertes Sortiment, kompromisslose Qualitätsphilosophie, rationelles Verkaufssystem und verantwortungsbewusstes Management.

Aufgrund der dezentralen Struktur setzt das Unternehmen auf flache Hierarchien. Entscheidungen werden so weit wie möglich in die Filialen delegiert.

Auch die Verwaltung und Planung der Arbeitszeiten obliegt den Filialleitern. Denn sie wissen selbst am besten, an welchen Tagen der Woche, welche Kundenfrequenz zu erwarten ist. Beispielsweise bringt Aldi Süd zweimal wöchentlich Aktionsangebote heraus, die ein deutlich höheres Kundenaufkommen zur Folge haben.

Um die Filialleiter und ihre Stellvertreter bei der Personaldisposition zu entlasten, entschloss sich der Discounter, ein IT-gestütztes Instrument für Arbeitszeitmanagement einzuführen. Gleichzeitig wollte man sicherstellen, dass die Lohnabrechnung reibungslos und ohne großen administrativen Aufwand abläuft. Trotz zahlreicher Arbeitszeitmodelle für Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräfte wurde bisher lediglich eine Magnettafel als Planungstool eingesetzt.

Anpassungen bereits in der Angebotsphase

Die Herausforderung des Projekts lag in der Masse der Einzellösungen - in 1500 Filialen musste die Software schnell und reibungslos eingeführt werden. Deshalb war es besonders wichtig, eine ausgereifte Lösung mit wenig Fehlerpotenzial und unternehmensspezifisch anpassbaren Funktionen zu installieren.

Die Recherche von Aldi Süd ergab drei Systeme, die insgesamt ein dreiviertel Jahr in einer Filiale getestet und evaluiert wurden. Beim Testlauf wurde deutlich, dass Atoss Time Control die Anforderungen des Discounters am besten erfüllen kann. Denn die Standardsoftware lässt sich mit Hilfe einer Skripttechnologie ohne Programmieraufwand an individuelle Gegebenheiten adaptieren. Auf diese Weise wurden bereits in der Angebotsphase Anpassungen vorgenommen, die dem Anwender sehr wichtig waren.

Auch die ergonomische Oberfläche konnte nach den Vorgaben des Discounters gestaltet werden. Ausschlaggebend für die Partnerwahl war auch die nachgewiesene Kompetenz von Atoss rund um das Arbeitszeitmanagement sowie die wirtschaftliche Solidität des börsennotierten Unternehmens.

Einsatzpläne gehören der Vergangenheit an

Einführung ohne Reibungsverluste

Bei Aldi Süd entschied man sich für eine sukzessive Einführung der Software. Im Vordergrund stand dabei die benutzerfreundliche und unternehmensspezifische Gestaltung der Oberfläche. Ziel der Anpassungen war es, eine einfache Handhabung durch Anwender aller Altersklassen und mit unterschiedlichstem PC-Know-how sicherzustellen.

Die Einführung der Software in den Filialen erfolgte durch die Bereichsleiter von Aldi Süd. Da die Installation per Mausklick innerhalb von Minuten erfolgt, war keine externe Unterstützung notwendig.

Die gute Organisation und die Disziplin der Projektteams beider Seiten sorgten für einen termingerechten und erfolgreichen Projektverlauf. Auch neue Arbeitszeitmodelle kann der Discounter dank der einfachen Handhabung der Lösung selbst anlegen. Zum zentralen Lohn- und Gehaltssystem sowie zur Kassensoftware wurden Schnittstellen eingerichtet.

Die Lösung läuft unter Windows auf Workstation-PCs. Die Datensicherung erfolgt auf allen 1500 Computern vollautomatisch. Auch um die Aktualisierung der Software müssen sich die Filialleiter nicht selbst kümmern. Updates werden über Datenfernübertragung zentral eingespielt und an die einzelnen Workstations verteilt.

Einsatzpläne gehören der Vergangenheit an

Inzwischen ist die Software in allen 1500 Filialen im Echtbetrieb. Die Filialleiter sind zufrieden mit ihrem Planungs- und Verwaltungsinstrument.

Die Magnettafeln mit Einsatzplänen sowie Papierstapel mit Stundenlisten, Arbeitszeit- und Urlaubssalden gehören der Vergangenheit an. Alle Informationen sind jetzt übersichtlich im System innerhalb einer Maske abgebildet. Auch die Mitarbeiter haben jederzeit Einblick in ihren Einsatzplan und ihre Saldenstände - die relevante Maske erscheint als Bildschirmschoner auf dem filialeigenen PC.

Die Zeiterfassung erfolgt nach dem Negativprinzip. Gibt es keine Abweichungen, werden die Soll-Stunden zur Ist-Zeit und an das Lohn- und Gehaltssystem übergeben. Zuschläge werden automatisch berücksichtigt.

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