IT-Strategie "Die goldenen Jahre sind vorbei"

Viele Unternehmen agieren derzeit unter dem Motto: "Kosten sparen". Doch nicht immer bringt die einfache Streichung von Budgets den gewünschten Spareffekt. Stephan Scholtissek von Accenture Deutschland wirft Firmen vor, bei der Umsetzung der IT-Strategien oftmals zu versagen.

mm.de:

Herr Scholtissek, Sie stellen in einer aktuellen Studie Unternehmen schlechte Noten aus. Zahlreichen Firmen fehlt es demnach an einer stringenten IT-Strategie. Was machen die Firmen falsch?

Scholtissek: Also, so einfach ist das nicht. Es handelt sich um ein komplexes Thema. Da ist es nicht ganz leicht, eine Lösung zu finden. Es geht hier auch nicht um eine Abwertung, sondern darum, dass einige Unternehmen eine bessere IT-Strategie haben als andere.

mm.de: Wieso haben Betriebe Probleme mit ihrer IT-Strategie?

Scholtissek: Grundsätzlich haben wir festgestellt, dass Firmen, die gezielt in ihre Informationstechnologie investieren, eher eine hohe Umsatzrendite ausweisen.

mm.de: Hohe IT-Investitionen bedeuten also mehr Gewinn? Die Vergangenheit hat doch sehr deutlich gezeigt, dass diese Rechnung nicht so einfach aufgeht.

Scholtissek: Das stimmt. Schon gar nicht, wenn wahllos irgendwelche Investitionen getätigt werden. Ausschlaggebend ist, die richtigen Investitionen zu tätigen. Nur dann erreichen die Unternehmen am Ende des Tages eine höhere Rendite.

mm.de: Das klingt wie eine Aufforderung nach dem Motto "Nun investiert endlich wieder ..."

Scholtissek: Vordergründig passt das überhaupt nicht in eine Welt, in der Kosten eingespart werden sollen.

mm.de: "... und beauftragt uns."

Scholtissek: Ich sage, "Runter mit den IT-Kosten" ist zu einfach.

mm.de: Seit Monaten heißt es, die Unternehmen schrauben ihre IT-Investitionen zurück. Sehen Sie Anzeichen dafür, dass sich das ändert?

Scholtissek: Bei den geschäftskritischen Anwendungen wird nach wie vor ein höherer Prozentsatz investiert. Nach meinen Beobachtungen machen sich große Unternehmen aber derzeit verstärkt Gedanken über die Betriebskosten ihrer bisherigen Anlagen und über Neuinvestitionen.

mm.de: Bahnt sich also möglicherweise ein Ende des Investitionsstaus an?

Scholtissek: Wir reden wieder mehr über IT-Investitionsprojekte als noch vor einem halben Jahr. Aber die goldenen Jahre sind wirklich vorbei. Ein Unterschied ist, dass die jetzigen Investitionsziele klarer sind: Unternehmen überlegen genau, was sie wollen und wie sie mit der Investition die gewünschten Ziele erreichen. Dennoch, Probleme bei der Festlegung einer IT-Strategie sind nach wie vor festzustellen.

Wirtschaftlichkeit vergessen

mm.de: Welche sind das?

Scholtissek: Es gibt mehrere Gründe. Einer ist, dass Unternehmen den IT-Bedarf und den Business-Case vielfach nicht unter einen Hut bringen. Es macht einfach keinen Sinn, ein Projekt nur von der Technikseite zu betrachten. Es müssen stets Investitions- und die späteren Betriebskosten sowie die angestrebten Vorteile, die erreicht werden sollen, aufgeschlüsselt werden. Und zwar sowohl von der Business-Seite als auch von der IT-Seite.

mm.de: Das klingt einleuchtend. Wieso verzichten Unternehmen auf eine Wirtschaftlichkeitsprüfung?

Scholtissek: Nun, in unserer Studie haben wir zwar festgestellt, dass eine signifikante Anzahl von Unternehmen eine entsprechende Prüfung vor der Investitionsbewilligung macht. Die Schwierigkeiten fangen aber bei der Umsetzung an. Die Vorteile werden nicht adäquat in die Geschäftsplanung überführt. Der Nutzen geht dann verloren.

Nur ein Drittel der befragten Unternehmen schafft es, die Vorteile im Sinne des Business-Case auch umzusetzen, obwohl ein hoher Prozentsatz um den Wirtschaftlichkeitsansatz weiß. Und dann schließt sich der Kreis: Am Ende haben die Unternehmen weniger Erfolg oder höhere Kosten, weil das Vorhaben nicht vollständig realisiert wurde.

mm.de: Können Sie ein Beispiel geben?

Scholtissek: Ein Unternehmen will durch eine bestimmte Investition Prozesse vereinfachen. Letztendlich sollen Prozesskosten sowohl auf der Business- als auch auf der Technikseite gesenkt werden. Wenn aber beispielsweise überflüssige Server und das Personal nicht angepasst werden, dann ergibt sich eine simple Rechnung. Gestiegene Prozesskosten, denen keine Vorteile bei Personal-, Betriebs- und Wartungskosten gegenüberstehen.

Einen großen Vorteil haben Unternehmen jedoch, wenn sie innerhalb der IT-Gesamtkosten mehr neu investieren als sie in den Betrieb und in die Wartung stecken. Bis zu einem Grenzbereich gilt: Je höher die IT-Investitionskosten gegenüber dem Betrieb und der Wartung sind, desto erfolgreicher ist das Unternehmen.

Das mag auf den ersten Blick überraschen. Aber wenn ein Konzern in seiner Tochterfirma beispielsweise 20 unterschiedliche SAP-Systeme hat, dann ist das am Ende nicht ein SAP-System, sondern es sind 20 unterschiedliche. Erst mit einem Integrationsprogramm erhält das Unternehmen den Vorteil niedrigerer Wartungs- und Betriebskosten.

mm.de: Wieso scheitern die Unternehmen daran, ihre Vorhaben vollständig umzusetzen?

Scholtissek: Wir haben festgestellt, dass die IT- und die Business-Abteilungen offenbar immer noch allein an ihren jeweiligen Budgets gemessen werden. Beide Bereiche funktionieren oft getrennt und ihre strategischen und operativen Planungen werden nicht integriert. Das heißt, weder wird die operative Planung mit der strategischen Investitionsentscheidung verzahnt noch die Planung der Business- mit der Technikseite abgestimmt.

mm.de: Warum haben die beiden Seiten solche Schwierigkeiten, zueinander zu finden?

Scholtissek: Der Punkt ist, dass diejenigen, die sich um die Geschäfte kümmern, denken, dass sie sich nicht um die IT kümmern müssen. Für IT-Lösungen ist die IT-Abteilung zuständig. Die wiederum sagt sich, warum sich das Leben schwer machen und kümmert sich nicht ums Business. Die Hauptsache ist, dass die IT klappt. Das mag funktionieren, allerdings nicht mehr, wenn die Prozesskosten gesenkt werden sollen.

Der Ausweg

mm.de: Welchen Ausweg sehen Sie?

Scholtissek: Ein IT-Manager muss anfangen, sich in die Prozesse einzuarbeiten - ob ins Rechnungswesen oder in den Vertrieb und das Marketing, also das ganze Customer Relationship Management. Er muss wissen, was in seinem Unternehmen in den einzelnen Bereichen gemacht und benötigt wird. Nur so kommt er zu der besten Lösung.

Auf der anderen Seite müssen diejenigen, die wiederum mit den Systemen arbeiten, auch wissen, dass es unterschiedliche technische Lösungen gibt. Beide Seiten müssen sich schließlich aufeinander zu bewegen und mehr voneinander verstehen, als sie es heute tun.

mm.de: Warum ist das so schwierig?

Scholtissek: Das hängt oft mit der Einstellung der entsprechenden Mitarbeiter oder Manager zusammen. Eine Ursache ist sicherlich, dass das Denken in Gesamtprozessen verloren gegangen ist. Das so genannte Business Process Re-Engeneering - also, die Prozesse, die Systeme und das Personal als Gesamtheit zu sehen - wird leider wieder vernachlässigt.

mm.de: Derzeit wollen viele Unternehmen sparen. Das könnte doch gerade den Gesamtprozessgedanken verstärken. Warum ist das nicht so?

Scholtissek: Es geht darum, dass einfach die IT-Investitionen gekürzt werden. Ganz unter dem Motto: Was nicht bewilligt ist, wird auch nicht ausgegeben. Die Vorteile, die Unternehmen aber mit gezielten Investitionen erzielen könnten, bleiben dabei auf der Strecke.

Das Problem ist, dass die Unternehmen dem Irrglauben aufsitzen, der alte Kostenblock bleibe unverändert. Ab einem gewissen Zeitpunkt bauen die Hersteller aber keine Verbesserungen mehr ein. Die Systeme haben also nur eine gewisse Lebensdauer. Mit der Zeit werden sie anfälliger. Das ist wie beim Auto - da steigen die Betriebskosten auch mit den Jahren.

mm.de: Haben die Unternehmen nicht vielleicht eine Zeit lang viel zu viel in ihre IT investiert - vielleicht auch auf Anraten von Unternehmensberatungen?

Scholtissek: Sicherlich hat es früher viel Schnickschnack gegeben. Die Diskussionen drehten sich vor allem darum, was technisch machbar war. Heute diskutieren die Unternehmen anders. Im Vordergrund steht, was die Investition am Ende bringt.

Ein weiteres Thema gibt es noch. Und das sind die Schattenkosten für die IT. Das betrifft vorrangig große Unternehmen, Holdings und ihre Töchter. Meistens gibt es dort einen CIO, der für die gesamte Gruppe verantwortlich ist. In den strategischen Geschäftsbereichen agieren IT-Leiter für den jeweiligen Bereich. Dort kollidieren unter Umständen die Interessen.

Das bedeutet, der IT-Leiter meint besser zu wissen, was die Abteilung braucht und entscheidet an dem CIO vorbei. Das Geld nimmt er aus dem zur Verfügung stehenden Budget für die Geschäftseinheit heraus. So entstehen dezentrale Systeme, die aus der Sicht des Gesamtunternehmens wenig Nutzen stiften.

mm.de: Was ist Ihre Lösung?

Scholtissek: Der Schlüssel ist eine bessere Gewichtung von operativem IT-Betrieb zu Gunsten von strategischen IT-Investitionen. Unternehmen müssen Informationstechnologie zielgerichtet nutzen, um damit die Leistungsfähigkeit ihrer Geschäftsprozesse zu verbessern. Es geht um den Wertbeitrag der IT zum Unternehmenserfolg. Entscheidend ist, mit geschicktem Kostenmanagement Mittel freizusetzen und in Projekte mit Aussichten auf hohen Ertrag zu investieren.

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