Donnerstag, 17. August 2017

Management-Werkzeuge Persönliche Arbeitsmethodik (I)

Die persönliche Arbeitsmethodik ist eines der wichtigsten, wenn nicht überhaupt das wichtigste Management-Werkzeug.

Niemand kann hoffen, ohne ein Minimum an Arbeitsmethodik auf Dauer Erfolg zu haben, Resultate zu erzielen und Karriere zu machen. Bei aller Bedeutung, die man einer guten fachlichen Ausbildung beimessen muß, ausreichender Intelligenz, Erfahrung und sonstigen so häufig geforderten Eigenschaften, Fähigkeiten und Talenten - ohne Arbeitsmethodik ist alles wertlos. Deshalb ist der persönlichen Arbeitsmethodik sehr große Aufmerksamkeit zuzumessen.

Sie erhalten einen Überblick über die Basisbereiche der Arbeitsmethodik. Gemeint sind jene arbeitstechnischen Probleme, die jede Führungskraft zu lösen hat, wenn sie an Effektivität und Effizienz interessiert ist.

Es handelt sich um die folgenden acht Basisbereiche:

  • Nutzung der Zeit (1. Teil)
  • Die Verarbeitung von Inputs (1. Teil)
  • Umgang mit der Kommunikationstechnik (1. Teil)


  • Die Erstellung von Schriftstücken (2. Teil)
  • Pendenzen und Termine (2. Teil)
  • Das Memory-System (2. Teil)
  • Die Routinisierung von Abläufen (2. Teil)
  • Einsatz der Sekretärin (2. Teil)

1. Nutzung der Zeit
Ein gewöhnliches Jahr hat 8760 Stunden. Jeder braucht täglich etwa acht Stunden Schlaf. Es bleiben somit rund 5800 Stunden, die man wirklich zur Verfügung hat. Der Weg zur Wirksamkeit beginnt nun mit der Frage: Wie will ich meine 5800 Stunden pro Jahr nutzen? Jeder muß seine Antwort selbst geben - aber er muß sie geben. Sonst managt er nicht, sondern wird gemanagt; sonst kann er nicht wirksam sein, sondern läßt sich treiben und driftet durchs Leben.

Das Instrument für die bestmögliche Nutzung der Zeit ist die Agenda. Man sollte sie lange im voraus zu strukturieren beginnen. Es lohnt sich, die wichtigsten Eckwerte zwei oder drei Jahre im voraus festzulegen. Eine langfristige Perspektive ist vor allem deshalb sehr wichtig, weil die meisten beruflich sehr beanspruchten Menschen kurzfristig nichts ändern können. Für die Mehrheit der Manager stehen ja wohl zahlreiche Termine für das jeweils kommende Jahr bereits lange im voraus fest. Wenn man also Grundsätzliches ändern will, hat man ohnehin eine lange Totzeit. Wenn man aber nicht irgendwann definitiv etwas zu ändern beginnt, wird sich eben nie etwas ändern.

2. Die Verarbeitung von Inputs
Der Strom der Dinge, die auf den Schreibtisch eines Managers - oder heute auch in seinen Computer - kommen, reißt nie ab. Jede Führungskraft braucht eine Methode, um mit dieser Flut fertig zu werden. Manche Führungskräfte schaffen es, immer einen aufgeräumten Schreibtisch zu haben. Andere - die Mehrheit - hat ein mehr oder weniger großes Chaos. Viele haben nicht nur überfüllte Schreibtische, sondern jede im Büro befindliche ebene Fläche ist überfüllt; für nicht wenige gehört dazu auch der Fußboden.

Das kann's nicht sein. Selbstverständlich gibt es keine primitive Korrelation nach dem Motto: Aufgeräumter Schreibtisch = Wirksamkeit. Es gibt Leute, deren Umgebung sehr geordnet ist und die trotzdem nie etwas bewegen; und es gibt andererseits solche, die trotz ihres Chaos sehr wirksam sind. Wie dem auch sei, in irgendeiner Weise muß man den stündlichen, täglichen, wöchentlichen Input abarbeiten. Sehr hilfreich ist dabei eine gute Sekretärin; aber nicht jeder hat eine Sekretärin - schon gar nicht eine gute.

Jedes Inputverarbeitungssystem beginnt mit ein paar einfachen Fragen: Was muß ich selbst erledigen? Was muß oder will ich erledigen lassen? Was muß sofort erledigt werden? Was hat oder braucht Zeit, wird also später erledigt? In diesen Fragen, oder besser, in den Antworten die man gibt, steckt die Kunst des Delegierens und der Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit.

3. Umgang mit Kommunikationstechnik
Das Telefon wird, trotz all der anderen elektronischen Neuerungen, noch lange für die meisten Führungskräfte wichtig bleiben. Die meisten Leute telefonieren spontan, dann wenn es ihnen gerade in den Sinn kommt, oder wenn sie durch einen äußeren Anlaß auf die Idee gebracht werden - impulsiv und reflexhaft. Obwohl jeder seine eigene Einstellung zu den arbeitsmethodischen Basisfeldern und somit auch zum Umgang mit dem Telefon suchen und finden muß, - spontanes und reflexhaftes Telefonieren ist im Regelfall keine gute Arbeitsmethode.

Nicht nur beim aktiven Telefonieren sind die Leute spontan und reflexhaft. Umgekehrt lassen sie sich - insbesondere durch das Handy - auch jederzeit anrufen, unabhängig davon, womit sie im Augenblick gerade beschäftigt sind. Schon die Beachtung von drei sehr einfachen Regeln führt meistens zu starken Veränderungen und Verbesserungen der Arbeitsweise: Erstens sollte man, bevor man zum Telefon greift, fragen, ob nicht andere Kommunikationsmittel den angestrebten Zweck besser zu erreichen erlauben. Zweitens, wenn das Telefon wirklich das beste Mittel ist, dann müssen Telefonate vorbereitet sein, sonst arten sie leicht in zeitraubende Plaudereien aus. Drittens sollte man die Telefonate, die man aktiv führt, nicht über den ganzen Tag verteilen, sondern - wenn immer möglich - zu zeitlichen Blöcken zusammenfassen.

So sehr wohl das Telefon seinen Stellenwert behalten und vielleicht sogar noch ausbauen wird, es hat die Nachteile, daß es zu Mangel an Präzision und zu Weitschweifigkeit verleitet. Diese Nachteile lassen sich durch E-Mail, Fax und Brief fast völlig eliminieren. Selbst Langtelefonierer fassen sich schriftlich fast immer kurz und meistens präziser als mündlich.

Weiter zum 2. Teil: Die weiteren Basisbereiche der Arbeitsmethodik

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