Samstag, 23. Juli 2016

Dokumentenmanagement Wider das elektronische Chaos

Der täglich wachsende Datenbestand zwingt Unternehmen zur Ordnung. Dokumente, die man in der Datenwolke abgespeichert hat, will man schließlich auch wiederfinden. Dokumentenmanagement-Systeme sollen das gewährleisten. manager-magazin.de hat den Experten Ulrich Kampffmeyer zu aktuellen Trends auf dem Markt befragt.

mm.de: Herr Kampffmeyer, Sie beschäftigen sich seit vielen Jahren mit dem digitalen Dokumentenmanagement. Warum ist das Thema für Unternehmen überhaupt wichtig?

Kampffmeyer: Dadurch, dass sich immer mehr Geschäftstätigkeit in der elektronischen Welt abspielt, gibt es auch immer mehr elektronische Originale. Das Papier verliert hier an Bedeutung. Die vernünftige Verwaltung hat sich noch nicht in allen Unternehmen durchgesetzt.

mm.de: Welche Rolle spielt das Enterprise Content Management dabei?

Kampffmeyer: Als Enterprise Content Management (ECM) werden IT-gestützte Lösungen zur Handhabung elektronischer Informationen bezeichnet. In der Vergangenheit sprach man vor allem in Deutschland auch von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS). Dazu zählen Systeme zur Erfassung von Informationen, zur Verwaltung, zur Ausgabe und zur Archivierung. Sie alle dienen dazu, Informationen nutzbar und erschließbar zu machen.

Dabei hat man sich darauf spezialisiert, unstrukturierte Informationen wie Faksimiles, Powerpoint-Präsentationen, Filme oder Excel-Listen zu verwalten, den Anwendern zur Verfügung zu stellen und damit Prozesse zu unterstützen. Die Nutzer sollen so einen Überblick über alle zusammengehörigen Daten und Informationen bekommen.

mm.de: Warum gibt es so viele Unternehmen, die die systematische Verwaltung noch nicht eingeführt haben?

Kampffmeyer: Eine solche Umstellung bedeutet einen großen Aufwand. Wenn man Compliance-Anforderungen an die elektronische Archivierung erfüllt, ist das zwar eine Investition in die Infrastruktur - man gewinnt dadurch aber keinen einzigen neuen Kunden.

Für Dokumentenmanagement und Archivierung ist es sehr schwierig, harte Kostenfaktoren zu berechnen, weshalb man qualitative Faktoren bewerten muss. Etwa die Verbesserung der Arbeitsfähigkeit oder schnelleres Reagieren. Das kann man nicht einfach so kalkulieren wie es bei zehn Quadratmeter gesparten Raums möglich ist. Hinzu kommt, dass die Anfangsinvestition nicht unerheblich ist.

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