Montag, 29. Mai 2017

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Verfahrensdokumentation Festhalten, bitte!

Ob Daten, Verfahren, Anweisungen oder Prozesse: Im Rahmen einer revisionssicheren digitalen Archivierung müssen Unternehmen jeden Vorgang dokumentieren und über Jahre festhalten. Eine klar strukturierte Vorgehensweise baut vollständiger Verwirrung vor.

Bergisch Gladbach - Die notwendige Verknüpfung von Information mit den relevanten Prozessen im Unternehmen gehört inzwischen zum Pflichtprogramm der IT. In der letzten Zeit ist viel über Compliance oder die Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben im Zusammenhang mit revisionssicherer digitaler Archivierung geschrieben worden.

Alles fügt sich zusammen: Daten und Dokumente sollten ausführlich dokumentiert werden
Anstelle von Klarheit ist aber eine Verwirrung von deutschen Kürzeln und englischen Begriffen (HGB, AO, GoB, GoBS, BDSG, GDPdU, SOX, Basel II) entstanden, die den Überblick eher trüben. Dabei steht eines fest: Regularien für den Umgang und die Bereitstellung von elektronischen Informationen sind einfach unumgänglich.

Immer mehr Informationen werden digital bearbeitet und archiviert. Mit dem zunehmenden Aufkommen von E-Mail und E-Business entsteht eine wachsende Notwendigkeit, die relevanten Prozesse einschließlich der dazugehörigen Informationen zu dokumentieren. Wie aber kann man die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Archivierung beurteilen? Wie lässt sich die Vollständigkeit der Dokumentation prüfen? Ist die Speicherung der Belege nachvollziehbar? Sind die Daten solange verfügbar, wie der Gesetzgeber es vorschreibt? Die Antwort: Sowohl Daten und Dokumente als auch Verfahren, Anweisungen und Prozesse müssen ausführlich dokumentiert werden - in einer Verfahrensdokumentation.

Die Verfahrensdokumentation gilt für Archivierungssysteme, die handels- und steuerrechtliche Daten und Dokumente verarbeiten und speichern. Hierbei macht der Gesetzgeber keine Unterscheidung zwischen der Papierform ("Papierakten-im-Keller"-System) oder den elektronischen Archiven.

Dieser Gastbeitrag ist im Fachmagazin "IT-Director" erschienen. Hier finden Sie auch weiterführende Informationen zu diesem Thema.
In einer Verfahrensdokumentation wird der gesamte technische und organisatorische Prozess festgehalten: Die Entstehung des Archivs oder die Erfassung der Belege, die Indizierung, die Speicherung, die Recherche und das eindeutige Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Veränderung sowie die Reproduktion der archivierten Informationen.

Allerdings schreibt der Gesetzgeber das Format, den Umfang und den konkreten Aufbau einer Verfahrensdokumentation nicht vor. Ob es sich um eine Sammlung von Dokumenten, Grafiken und Prozessbeschreibungen handelt oder ob ein einzelnes Dokument alle dokumentationswürdigen Informationen und Prozesse beschreibt, bleibt den Unternehmen selbst überlassen.

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