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Chief Information Officers

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Lichtkonzern Zumtobel

Schlankheitskur für die IT

Von Alexander Freimark

2. Teil: Alle IT-Prozesse aufgebrochen

Mithilfe eines Lean-Beraters aus dem Verwaltungsumfeld wurden die Mitarbeiter für den Umbau sensibilisiert, bevor es an die Vermessung der bisherigen IT-Arbeit und ihrer Prozesse ging: Was arbeitest du, was brauchst du an Input, was ist dein Output und in welchem Rahmen bist du tätig? "Beim Abgleich der Antworten konnte man sofort die unterschiedlichen Interpretationen, Herangehensweisen und Abläufe erkennen", sagt Quitmann. Das schuf Transparenz für alle Beteiligten, und die war nötig für den Erfolg des Zumtobel-Projekts "Excellerate". Schließlich lautete das Credo: "Die IT muss nach innen gleich arbeiten und nach außen gleich auftreten."

Zuerst konzentrierte sich der IT-Manager auf die Verschlankung der Support-Prozesse, anschließend auf das Projekt-Management und die Governance. Sämtliche IT-Abläufe wurden aufgebrochen und standardisiert, die gesamte Kommunikation vereinheitlicht und ein übergreifender Rahmen für die IT definiert. Quitmann und sein Team entwickelten mehrere Unterprojekte, beispielsweise für die IT-Strategie (Prioritäten), die Leistungsmessung (Performance) und für Standards (Projekt und Support).

Bei der strategischen Komponente ging es vorrangig um die Angleichung von Business und IT, um das Verständnis für die geschäftlichen Ziele und um Aktionen, mit denen die IT ihren Wertbeitrag steigern kann. Leistungskennzahlen (KPIs) wurden überarbeitet und in monatlichen Reports kommuniziert. Neben der Verfügbarkeit und der Geschwindigkeit misst die Zumtobel-IT unter anderem die Dauer der Projekte ebenso wie die Einhaltung der finanziellen Vorgaben.

Das Projekt- und Ressourcenmanagement wurde systematisiert, Anfragen wurden je nach Aufwand in Requests, kleine und große Projekte eingeteilt. Die organisatorischen Abläufe orientieren sich dank der Lean-Methode am Wertbeitrag für den Kunden und nicht an den Vorlieben der IT. Ansinnen ohne überzeugenden Business Case und Bezug zur Strategie werden zurückgewiesen.

Statt wie bisher lediglich die Anforderungen der Fachbereiche abzuarbeiten, kann die IT nun "auf die Governance-Rolle verweisen und bei Requests mitdiskutieren", so Quitmann. Das helfe, um im Projektportfolio Prioritäten zu setzen und die Verhandlungen mit dem Business fokussierter führen zu können.