06.11.2007

IT-Management

Die Krux der Projektauswahl

Von Lars von Thienen

5. Teil: Auswertung und Visualisierung

Auswertung und Visualisierung

Man erhält durch die beschriebene Bewertung von IT-Projekten eine Liste mit den drei zentralen Informationen "unternehmerische Bedeutung", "Wirtschaftlichkeit" und "Risiko der Verschiebung" zu jedem Projekt. Da die Vergabe der Punktwerte von dem beteiligten Personenkreis in einem gemeinschaftlichen Meeting durchgeführt wurde, sind die Ergebnisse trotz subjektiver Bewertungen vergleichbar. Für die abschließende Priorisierung und Entscheidungsfindung zur Freigabe oder Verschiebung von IT-Projekten werden diese Ergebnisse in einem Portfolio visualisiert.

Dazu werden die unternehmerische Bedeutung sowie die Wirtschaftlichkeit auf den beiden Achsen und das Opportunitätsrisiko als Durchmesser in einem IT-Projektportfolio abgebildet. Die wesentlichen Informationen zu einem Projekt sind dadurch sehr schnell zu erfassen.

Visualisierung: Wirkung von IT-Projekten auf den Unternehmenserfolg

Durch die Lage der Projekte im Portfolio lassen sich nun Maßnahmen und Strategien für die weitere Vorgehensweise zur Diskussion im Entscheidungsgremium ableiten. Die vier Felder im Portfolio deuten auf unterschiedliche Basisstrategien hin:

1. Must-Have: Projekt in diesem Bereich zeichnen sich durch eine hohe strategische und wirtschaftliche Bedeutung aus und sollten daher in jedem Fall freigegeben werden.
2. Need a good reason: Projekte in diesem Bereich sind weder strategisch noch finanziell interessant. Sie sollten daher nur durchgeführt werden, wenn das Risiko der Verschiebung für das Unternehmen als zu hoch eingestuft wird.
3. Take a Look: Projekte mit hoher unternehmerischer Bedeutung aber gleichzeitig geringer Wirtschaftlichkeit müssen einer Detailuntersuchung Stand halten. Diese Projekte können bei geringem Risiko der Verschiebung zurückgestellt werden, wenn kurzfristig nur Projekte mit finanziellen Effekten im Vordergrund stehen sollen. (Kostenreduzierung)
4. Money Maker: Projekte in diesem Segment sind vor allem durch ihre Wirtschaftlichkeit und geringem unternehmerischen Nutzen gekennzeichnet. Die Projekte sollten mit einer mittleren Priorität zur Freigabe beachtet werden. Häufig sind in diesem Segment klassische Infrastrukturprojekte zur Reduktion der IT-Betriebskosten zu finden.

Fazit

Die Darstellung versetzt Führungskräfte in die Lage, objektive Entscheidungen für die Verwendung der knappen Ressourcen in der IT zu treffen. Die Vorbereitung des Abstimmungsprozesses mit den Verantwortlichen im Fachbereich wird möglich und subjektive, intransparente Ergebnisse werden vermieden.

Die Erfahrungen zur Umsetzung des Multiprojekt-Mangement-Prozesses sind in ein einfaches Excel-Tool eingeflossen. Durch dieses Tool wird es den IT-Verantwortlichen möglich, den Entscheidungsprozess zu begleiten und die Portfoliodarstellungen für die IT-Projekte einfach und pragmatisch umzusetzen. Insgesamt trägt die Systematik zu einer Versachlichung der Diskussion im Portfolioboard bei und führt zu einer Beschleunigung der Entscheidungsfindung bei gleichzeitiger Verbesserung der Entscheidungsqualität.

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