Softwarelizenzen

Illegal und ahnungslos

Von Horst Ellermann

3. Teil: Tipps für das Lizenzmanagement

10 Prozent gehen immer, lautet ein alter Beraterspruch. Lohnt sich dafür die Mühe, die Softwareausgaben aufzuarbeiten? "3 Prozent vom IT-Budget, beziehungsweise 3 Promille vom Gesamtumsatz, sind schon mehrere Mannjahre in der Entwicklung", entgegnet Beyer, dem jeder Euro Lizenzausgaben für Standardsoftware weh tut: "Ich investiere lieber in die Entwicklung von Programmen, durch die wir uns von unserer Konkurrenz absetzen."

Im Januar 2004 hat Beyer deshalb die Umsetzung eines Piloten für das Lizenz-Management ausgeschrieben. Die berücksichtigten Lizenzen betrafen rund 100 Softwareanbieter, von denen die Top 25 rund 80 Prozent der Lizenzgebühren einstreichen. Auf diese hatten sich die vier Mitarbeiter in ihrem dreimonatigem Pilotprojekt auch konzentriert. Später haben sie das Projekt auf weitere Bereiche von DPWL (Deutsche Post World Net) ausgedehnt.

Peter Müller, Partner bei Deloitte, hält die 80-20-Strategie beim Lizenz-Management für sehr vernünftig, um Projekte nicht ausufern zu lassen. Zusammen mit seinem Berater-Kollegen und Lizenzfachmann Lars Schwarze hat er drei Tipps für CIOs entwickelt.

Tipp 1: Konzentriere dich auf die großen Anbieter

In der ersten Stufe sollte man SAP- und Microsoft-Lizenzen identifizieren, gegebenenfalls noch Oracle, Tivoli und andere teure Hersteller. Dann muss aber auch schon Schluss sein. Natürlich sei so eine Bestandsaufnahme eher trivial und im Sinne des Lizenz-Managements nur der Anfang. "Bis ich die Prozesse beim Bestellen und Verwalten jedoch richtig aufgesetzt habe, brauche ich ein bis zwei Jahre", erklärt Schwarze: "So ein Projekt kriegen Sie nur durch, wenn Sie zuerst Quick-Wins wie Vertragskonsolidierung realisieren." Deshalb identifiziere man zuerst SAP- und Microsoft-Lizenzen, um mit diesen Herstellern zu verhandeln. Das ließe sich in drei bis sechs Monaten schaffen.

Tipp 2: Betreibe keine Inventurpolitik

"Es hat überhaupt keinen Sinn, zum Zeitpunkt x den Bestand zu messen und in zwei Jahren dann wieder anzufangen", erklärt Peter Müller. Leider ist genau dies jedoch eine gängige Praxis. "Software kriegen Sie aber mit einer Zettelwirtschaft nicht verwaltet", warnt Schwarze. "Viel besser wäre es, hier alle sechs Elemente eines Lizenz-Managements zu nutzen, von kaufmännischen und technischen Datenbanken bis hin zu Personen, die Lizenzstrategien entwickeln", ergänzt Kollege Peter Müller.

Tipp 3: Führe nichts im Big-Bang-Verfahren ein

Lizenz-Management ist zu komplex, um von heute auf morgen eine firmenweite Lösung anzuordnen. Schon zwischen den Abteilungen kommt es dabei zum Krieg. Die kaufmännische Datenbank läuft in aller Regel nicht mit der technischen zusammen. "Wenn 'IBM inkl. Software, 89.000 Euro' auf der Rechnung steht, dann verbuchen die Kaufleute das in ihrer Anlagendatenbank unter Hardware", erzählt Schwarze.

Sie davon abzubringen kostet Überzeugungsarbeit. "Ob die Software tatsächlich genutzt wird, interessiert ja auch nur die IT", sagt Müller. Noch schwieriger wird es, Lizenzen über Landesgrenzen hinweg einheitlich zu managen. "Es ist auch nicht sinnvoll, auf einen Schlag Transparenz über alle Landesgesellschaften haben zu wollen", meint Müller, der auf unterschiedliche Gesetze und Lieferbedingungen in verschiedenen Staaten hinweist: "Sie können die Lizenzen ohnehin nicht beliebig hin- und herschieben."