IT-Management

Das richtige Werkzeug

Von Jörg Rogalla

Große Handelsunternehmen haben täglich tausende von Rechnungen zu bearbeiten. Trotz umfangreicher EDV-Unterstützung müssen etliche Dokumente händisch eingebucht werden. Die Baumarktkette Max Bahr setzt daher auf ein neues System und profitiert vom sinkenden Verwaltungsaufwand.

Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung werden bei Max Bahr täglich mehr als 4.000 Rechnungen in der Finanzbuchhaltung verbucht. Ungefähr 2.500 Rechnungen werden elektronisch über EDI verarbeitet. Es verbleiben rund 1.500 Warenrechnungen, die in Papierform eintreffen. Darüber hinaus sind noch 200 Kostenrechnungen zu verarbeiten.

Als typisches Handelsunternehmen hatte Max Bahr die Prozesse für die Papierbearbeitung schon in der Vergangenheit optimiert und konnte nur dann einen kurzfristigen Return on Investment (ROI) realisieren, wenn mindestens 80 Prozent der Rechnungen vollautomatisch verarbeitet werden.

Dies setzt voraus, dass diese Rechnungen ohne jeglichen Fehler im gesamten Kopfbereich auszulesen sind. Je Rechnungsfeld war also eine Erkennungsquote von 97 Prozent zu realisieren. Die Rechnungen selbst sollten elektronisch archiviert werden. Für die Differenzbearbeitung sollte ein Workflow-System bereitgestellt werden.

Die Lösung zur automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen wurde auf Basis des Océ Invoice Centers und der Software Saperion DocFlow realisiert. Die Rechungen werden mit dem Saperion Document Server archiviert. Zur formalen Absicherung des Verfahrens wurde eine Verfahrensdokumentation erstellt. Die garantierte Erkennungsquote von 80 Prozent auf Belegebene führt dazu, dass nur noch 400 der 2.000 Eingangsrechnungen korrigiert werden müssen.

Bereits kurz nach Mittag sind alle Rechnungen verbucht oder über den DocFlow zur weiteren Bearbeitung, zum Beispiel Klärung von Mengen- oder Preisabweichungen, bereitgestellt. Das Invoice Center erzielt diese hohen Erkennungsergebnisse mit einer Kombination aus einer generischen Wissensbasis und einem ausgewählten Template-Training.