Management

Erfolgreiches IT-Outsourcing

Von Konrad Meier, TDS

3. Teil: Partner mit Feingefühl

Partner mit Feingefühl

Prinzipiell stehen alle nicht wettbewerbsdifferenzierenden Standardabläufe zur Disposition. Je geringer der Wertschöpfungsanteil im Vergleich zum personellen Aufwand eines Standardablaufes, desto interessanter seine Auslagerung.

Vielen Experten gilt BPO als geeignetes Mittel, mit Hilfe dessen Unternehmen Kosten sparen, ihre Flexibilität erhöhen und Entwicklungen vorantreiben können. Bei der Entscheidung für BPO spielt genauso wie beim IT-Outsourcing der Qualitätsaspekt eine Rolle: Durch sein tiefes Fachwissen um die jeweiligen Geschäftsprozesse ist der Dienstleister in der Lage, diese nachhaltig zu verbessern und damit qualitativ aufzuwerten.

Am Beispiel des BPO für Personalabteilungen zeigt sich deutlich, wie sich durch eine Auslagerung strategische Freiräume schaffen lassen. Die Routineaufgaben rund um Lohn- und Gehaltsabrechnung sind relativ einfache, aber arbeitsintensive Verwaltungsprozesse. Sie eignen sich hervorragend zur Vergabe an einen externen Dienstleister, weil sie ganz klar umrissen sind.

Damit ein Outsourcing-Projekt zum Erfolg wird, sind nicht nur harte Fakten zu berücksichtigen. Auch weiche Faktoren sind relevant. Dazu gehören das Vertrauen zwischen Unternehmen und Dienstleister, das Verstehen des jeweiligen Kerngeschäfts und der partnerschaftliche Umgang miteinander.

Unerlässlich sind in diesem Zusammenhang der persönliche Kontakt und der Dialog zwischen Unternehmen, Unternehmer und Dienstleister. Nur ein offener und kontinuierlicher Austausch gewährleistet, dass aktuelle Anforderungen des Kunden schnell erkannt und erfüllt werden können. Die Entscheidungsstrukturen sollten sowohl für den Kunden als auch für den Dienstleister transparent sein.

Der wichtigste Erfolgsfaktor für gelungene Outsourcing-Projekte ist die Kommunikation. Damit ist sowohl die Kommunikation zwischen Projektmitarbeiter und Dienstleister, vor allem aber die zwischen Management des auslagernden Unternehmens und seinen Mitarbeitern gemeint.

Outsourcing ist eine einschneidende Veränderung im Unternehmen. Es gilt deshalb, die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig und offen über das Projekt zu informieren und sie möglichst aktiv an dem Prozess teilnehmen zu lassen. So wird die Akzeptanz der Outsourcing-Entscheidung gefördert.