Sonntag, 4. Dezember 2016

Studie: Firmen schludern mit ihrem Intranet Warum im Intranet regelmäßig das Chaos regiert

Verloren im Datenfriedhof Intranet? Da sind Sie nicht allein und es ist noch Luft nach oben

Um die Speisekarte kurz vor der Mittagspause durchzugehen, oder einen Urlaubsantrag zu stellen - dafür nutzen Sie vermutlich das Intranet. Aber wissen Sie, welche Informationen in den Tiefen des Datenfriedhofs Intranet vor sich hin schlummern und welches Potenzial darin steckt?

Intranets werden in vielen Unternehmen unterschätzt, behauptet eine Studie des Beratungsunternehmens NetFed. Informationen gehen oft verloren - und verfehlen damit ihren Zweck. Die Studie von Januar 2016 zeigt, dass die Angestellten sich vor allem schlecht im Intranet zurechtfinden und deshalb nicht alle Funktionen nutzen. Die 287 Befragten wurden in Intranetverantwortliche und -nutzer unterteilt.

Über 60 Prozent der Nutzer geben an, Inhalte gar nicht oder eher zufällig zu finden. Die Befragten, die im Unternehmen für das Intranet zuständig sind, zeigen sich naturgemäß optimistischer. Drei Viertel von ihnen sind sich sicher, Inhalte sofort zu finden.

Intranetnutzer brauchen also Vorwissen - und das ist offensichtlich nicht ideal.

Deswegen versagt das Intranet laut NetFed-Studie als Informationsquelle und Soforthilfe für neue Mitarbeiter. Fast die Hälfte der Befragten gibt an "Ich würde einem neuen Mitarbeiter erst das Intranet erklären müssen" und 10 Prozent halten es als erste Anlaufstelle sogar für vollkommen nutzlos.

Der Unterschied zwischen Intranet-Machern und -"Konsumenten" zeigt, dass die betrachteten Intranets wenig auf ihre eigentliche Zielgruppe abgestimmt sind. Wie intuitiv und leicht eine Web-Anwendung zu bedienen ist, wird durch den Begriff Usability beschrieben. Je mehr vorab erklärt werden muss, desto schlechter ist die Usability. Fast jeder kennt zum Beispiel ein Lupen-Symbol und verbindet es mit einer Suchfunktion - keine Erklärung nötig, Usabilitiy hoch.

Intuitives Nutzen kann nur durch Unbeteiligte überprüft werden - solche Vorab-Tests gibt es jedoch selten. Mehr als ein Viertel der Verantwortlichen geben an, dass sie für mögliche Tests weder Zeit noch Geld zur Verfügung haben.

Die Zuständigkeiten müssen klar sein

"In vielen Unternehmen läuft das Intranet so nebenher, dem wird gar nicht die nötige Aufmerksamkeit geschenkt und die Aktualität lässt zu wünschen übrig", sagt Lutz Hirsch, Geschäftsführer der Intranet-Agentur Hirschtec. Vor allem die kommunikative Seite des Intranets, das sogenannte Social Intranet, sei oft mit Vorurteilen behaftet. "Die Manager denken an eine Art Firmen-Facebook und befürchten, dass Ihre Mitarbeiter sich vor der Arbeit drücken." Aber das Gegenteil sei der Fall: Die direkte Kommunikation zwischen Kollegen und zu Vorgesetzten könne auch über soziale Intranetsysteme passieren und die allwöchentliche Flut an Email-Newslettern verhindern.

So geht´s besser

Um das Intranet zu verbessern, haben sich einige wenige Grundregeln etabliert. Berater Hirsch: "Das Intranet muss natürlich zum Unternehmen passen, aber die Struktur ist das Wichtigste. Auf der Startseite kann zum Beispiel eine Newsfeed mit Kommentarfunktion laufen, der zum Diskutieren einlädt, gleichzeitig können aber auch ausführliche Mitarbeiterprofile die Expertensuche im eigenen Haus erleichtern. Alles muss nur gut auffindbar sein, ohne groß nachzudenken."

Um nicht die Datenraupe weiter zu füttern, muss fortlaufend aktualisiert und optimiert werden. Das lässt sich laut Hirsch mit etwas Mühe umsetzen. "Wenn dem Intranet nur halb so viel Aufmerksamkeit geschenkt würde wie der öffentlichen Website, wären die meisten Probleme schon gelöst."

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Foto: AP/dpa

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