Mittwoch, 20. März 2019

Entlastungsbeschluss Wie Geschäftsführer einer GmbH sich selbst schützen

Wer als Geschäftsführer schon einmal einem Haftungsprozess ausgesetzt war, weiß um die persönlichen Belastungen und wirtschaftlichen Ängste, die mit einem solchen Verfahren verbunden sind
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Wer als Geschäftsführer schon einmal einem Haftungsprozess ausgesetzt war, weiß um die persönlichen Belastungen und wirtschaftlichen Ängste, die mit einem solchen Verfahren verbunden sind

In den ersten Monaten des Jahres werden die Jahresabschlüsse erstellt und durch die Gesellschafter per Beschluss festgestellt. Das ist ein guter Zeitpunkt für jeden Geschäftsführer, um qualifizierte Vorsorge zu treffen. Die Vorsorgemaßname heißt Entlastungsbeschluss.

Stefan Nägele
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    Stefan Nägele ist Arbeitsrechtler und als Anwalt spezialisiert auf Themen der Managerhaftung und der Compliance.

Wer in einem Verein engagiert ist, kennt das Ritual der Entlastung der Vorstände und der Kassenprüfer, nachdem der Kassenbericht vorgetragen und von den Mitgliedern akzeptiert wurde. Die Mitglieder von Wohnungseigentümergemeinschaften entlasten regelmäßig ihre Verwalter in der Eigentümerversammlung. Ein ganz ähnliches Instrument gibt es auch für Geschäftsführer einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) - und das hat es in sich.

Haftungsrisiken begrenzen

Das GmbH-Recht sieht vor, dass Geschäftsführer entlastet werden können. Die Regelungen hierzu und ihre rechtlichen Wirkungen sind allerdings nur sehr unvollkommen im GmbH-Gesetz geregelt. Es bestimmt lediglich, dass der Entlastungsbeschluss dem Aufgabenkreis der Gesellschafter zugehörig ist.

Um die Tragweite eines solchen Entlastungsbeschlusses zu verstehen, muss man sich zunächst mit der Haftung eines Geschäftsführers befassen. Gemäß § 43 GmbH-Gesetz haftet ein Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft für jeden der Gesellschaft entstehenden Schaden, sofern dieser darauf zurückzuführen ist, dass der Geschäftsführer den ihm auferlegten Pflichten nicht nachgekommen ist.

Wird beispielsweise im Rahmen einer Prüfung durch die Deutsche Rentenversicherung festgestellt, dass scheinselbständige Mitarbeiter beschäftigt werden und deshalb das Unternehmen zur Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen in Anspruch genommen wird, kann das Unternehmen Schadensersatz vom Geschäftsführer verlangen, wenn dieser seiner Prüfungs- und Organisationspflicht hinsichtlich der beschäftigten Scheinselbstständigen nicht ordnungsgemäß nachgekommen ist.

Dieser Haftung kann ein Geschäftsführer vorbeugen, wenn er darauf hinwirkt, dass die Gesellschafterversammlung einen korrekten Entlastungsbeschluss für das vergangene Geschäftsjahr herbeigeführt.

Risiken so klar wie möglich benennen

Der Entlastungsbeschluss hat zur Konsequenz, dass das Unternehmen hinsichtlich des Sachverhaltes, der dem Unternehmen im Zeitpunkt des Entlastungsbeschlusses bekannt war, gegenüber dem Geschäftsführer keinen Schadensersatzanspruch mehr geltend machen kann und auch die Kündigung eines Geschäftsführerdienstvertrages nicht mehr auf solche Sachverhalte stützen kann.

Deshalb reicht es nicht, wenn ein einfacher Entlastungsbeschluss ergeht, weil nicht eindeutig ist, welcher Sachverhalt den Gesellschaftern bekannt war, als sie den Entlastungsbeschluss herbeigeführt haben. Der Geschäftsführer sollte deshalb im Zuge der Feststellung des Jahresabschlusses die Gesellschafter auf bestimmte Sachverhalte hinweisen, die aus Sicht des Geschäftsführers sich möglicherweise einmal als kritisch erweisen könnten. Hier ist Fantasie gefragt. Ergeht dann ein solch konkreter Entlastungsbeschluss, sind die genannten Sachverhalte von der Beschlussfassung abgedeckt.

Wer als Geschäftsführer schon einmal einem Haftungsprozess ausgesetzt war, weiß um die persönlichen Belastungen und wirtschaftlichen Ängste, die mit einem solchen Verfahren verbunden sind, zumal die D&O-Versicherung nicht von vornherein selbstverständlich einspringt und häufig auch die Versicherungssumme nicht ausreicht, um den Schaden zu decken. Dem Haftungsprozess folgt dann in aller Regel auch noch ein Deckungsprozess gegen die D&O-Versicherung.

Wer es darauf nicht ankommen lassen möchte, sollte darauf drängen, dass die Gesellschafter einen brauchbaren Entlastungsbeschluss zu einem Zeitpunkt erstellen, an dem das Verhältnis noch nicht in die Konfliktphase geraten ist.

Schwierige Rechtsposition

Ein Haftungsprozess erweist sich auch wegen der für den Geschäftsführer ungünstigen Darlegungs- und Beweislast oft als besonders schwierig. Die Rechtsprechung hat die im Aktiengesetz (§ 93 Abs. 2) geregelte Verteilung der Darlegungslast auf den Haftungsprozess im GmbH-Recht übertragen. Danach ist es so, dass ein Unternehmen lediglich darlegen und beweisen muss, dass ihm aufgrund eines bestimmten Sachverhaltes ein Schaden entstanden ist.

Dem Geschäftsführer obliegt es dann, darzulegen, dass er mit der Sorgfaltspflicht eines ordentlichen Kaufmanns gehandelt hat und der Schaden nicht auf einer Pflichtverletzung des Geschäftsführers beruht. Soweit sich der Geschäftsführer auf einen Entlastungsbeschluss beruft, obliegt es ihm darzulegen, dass der Gesellschafterversammlung der Sachverhalt, auf dem der Schaden beruht, zum Zeitpunkt der Herbeiführung des Entlastungsbeschlusses bekannt war.

Der Beschluss allein reicht nicht

Zur eigenen Absicherung gilt es für einen Geschäftsführer, nicht nur dafür zu sorgen, dass ein Entlastungsbeschluss ergeht, sondern dass ihm dieser Beschluss auch mitgeteilt wird. Es empfiehlt sich deshalb, der Gesellschafterversammlung gleich einem Briefentwurf vorzulegen, aus dem hervorgeht, dass der für den Geschäftsführer günstige Entlastungsbeschluss ergangen ist. Erst wenn dem Geschäftsführer die Beschlussfassung mitgeteilt wurde, kann sich dieser im Streitfall hierauf berufen.

Wer auf keine jährlichen Entlastungsbeschlüsse zurückgreifen kann, ist auf den Eintritt der Verjährung angewiesen. Ansprüche aus dem Rechtsverhältnis zwischen der Gesellschaft und dem Geschäftsführer verjähren allerdings erst mit Ablauf von fünf Jahren.

Für Vorstände von Aktiengesellschaften gilt dies alles nicht. Zwar kann auch der Vorstand einer AG durch den Aufsichtsrat entlastet werden, jedoch hat dieser Entlastungsbeschluss nur kosmetische Qualität und nicht die Rechtswirkung wie für einen Geschäftsführer im GmbH-Recht.

Stefan Nägele ist Mitglied der MeinungsMacher von manager-magazin.de. Trotzdem gibt diese Kolumne nicht notwendigerweise die Meinung der Redaktion des manager magazins wieder.

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