Freitag, 18. Januar 2019

Informationsflut Flutwarnung

Jeder Manager fürchtet sie: die Informationswelle, die täglich via Internet, Telephon und per Post über ihn hereinbricht. Die Rettungsmaßnahmen sind so simpel wie wirkungsvoll.

Er bekommt 150 E-mails und 15 Voice-mails pro Tag. Alle beantwortet er innerhalb von 24 Stunden – parallel zu seinem Alltagsgeschäft. Und trotzdem hat die Arbeitswoche von Peter Lewi, General Manager bei Cisco Systems, nicht mehr als 45 Stunden. Wie er das schafft? Lewis Rezept zur Bewältigung der Informationsflut klingt simpel: "Disziplin und Organisation".

Einfacher gesagt als getan. Angesichts gigantischer Postberge, mahnend blinkender Anrufbeantworter und ungeleerter elektronischer Briefkästen überkommt manchen das Gefühl von Ohnmacht, Panik und oft genug schierer Verzweiflung.

Die Nachrichtenagentur Reuters etwa hat im vergangenen Jahr bei einer Befragung von mehr als tausend Managern herausgefunden, daß sich mehr als die Hälfte der Führungskräfte nicht im Stande fühlt, die täglich hereinschwappenden Informationsmengen tatsächlich aufzunehmen.

Darunter leiden zwangsläufig die Arbeitszufriedenheit und die Gesundheit. Ein Phänomen, für das Psychologen längst einen Namen gefunden haben: Informations- oder Kommunikationsstreß.

Kernproblem ist das Unvermögen, die Informationsflut zu steuern. "Streß entsteht, wenn mich Nachrichten zu einem Zeitpunkt erreichen, an dem ich sie nicht will und nicht verarbeiten kann", sagt Hagen Seibt, der lange Jahre Betriebspsychologe bei Siemens und Henkel war.

Die permanente Überforderung läßt sich indes leicht vermeiden: Abschied nehmen von der fixen Idee, ständig erreichbar zu sein – das ist der fast banal klingende Trick. Nur wer sich hin und wieder ausklinkt, kann vermeiden, ständig aus der Arbeit herausgerissen zu werden und dauernd von neuem anfangen zu müssen.

Ein erster Schritt heraus aus dem Datengestrüpp sind Filter, die unerwünschte Informationen fernhalten. Das kann die Sekretärin sein, das können aber auch Abschirmgeräte wie Anrufbeantworter leisten.

Damit bei Geschäftspartnern und Kollegen kein Verdruß aufkommt, weil sie trotz vieler Versuche nicht durchdringen, müssen Bitten um Rückruf und sonstige Botschaften absolut zuverlässig beantwortet werden. Sonst wird aus dem Datenfilter schnell ein Datenbanner, der auch wichtige Informationen und Nachrichten blockt.

Am besten ist es, die Anrufe auf andere Mitarbeiter umzuleiten. Die können dringende Rückrufe eventuell selbst erledigen oder einen geeigneten Zeitpunkt für ein persönliches Gespräch ausmachen.

Wer auf den Anrufbeantworter oder die Mailbox angewiesen ist, sollte während Geschäfts- oder Urlaubsreisen die Anrufer nicht über die Dauer der Abwesenheit im unklaren lassen. Nur wer Kommunikationspausen mitteilt, kann mit Verständnis rechnen.

Sich hin und wieder eine Atempause zu verschaffen genügt indes nicht. Entscheidend ist es, bei der Bewältigung der Informationsflut Prioritäten zu setzen. Es bedarf der Fähigkeit, zwischen Wesentlichem und Unwesentlichem zu unterscheiden; zweifellos ein Intelligenzkriterium. Dazu gehört auch das Prinzip "Ablage P": Weniger Gewichtiges wandert gleich in den Papierkorb.

Aber was ist wichtig und was nicht? John McLaren, Ex-Direktor der Deutschen Morgan Grenfell, wagte ein Experiment. Drei Monate lang ignorierte der Investmentbanker seine Email-Box. Resultat: Nur zwei von mehreren hundert Mails enthielten entscheidende Informationen. "Alle anderen Nachrichten waren entweder unwichtig, hatten sich von selbst erledigt oder mich längst auf anderem Wege erreicht", sagt McLaren.

Doch nicht nur die Masse der Mitteilungen erschwert die Suche nach den wirklich nützlichen Informationen. Lästig ist auch die unstrukturierte und mißverständliche Ausdrucksweise der Absender.

Wer sicher sein will, daß die eigenen Botschaften im Informationsdickicht nicht verlorengehen, muß sie entsprechend strukturieren. Und zwar nach den folgenden drei Aspekten: An wen ist die Information gerichtet, was will der Absender mit ihr erreichen, und welches ist der konkrete Inhalt der Mitteilung?

Im Zweifelsfall hilft es, kurz nachzufragen, ob der Adressat die Botschaft richtig verstanden hat. Das spart unnötige Schleifen und Irrwege. Oft schaffen schon Kleinigkeiten die nötige Übersicht; beispielsweise die Kennzeichnung, was persönliche Meinung ist und was objektive Fakten sind.

Es ist schon verzwickt: Manager werden mit Informationen überhäuft, und gleichzeitig können sie die Daten, die sie wirklich brauchen, nicht finden. Millionen von Texten und Fakten schlummern in den Betrieben, ohne daß sie greifbar sind. "Wir ersticken an Information, aber wir haben kein Wissen", klagt Professor Peter Kern vom Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Arbeitswissenschaft und Organisation.

Weniger wäre oft mehr. Viele Firmen leisten sich aufwendige und kostspielige Datenbanken mit ausgefuchster Schlagwortsuche – doch kaum einer kann die Systeme bedienen. Gespart wird am falschen Ende; an Schulungen, die den Umgang mit der neuen Technologie lehren.

Wer seine Infor- mationsströme richtig kanalisiert, kann Entscheidungen rascher treffen. IT-Manager Lewi sieht in dieser Fertigkeit den Schlüssel zum Erfolg: "Heute gewinnen nicht mehr die Großen gegen die Kleinen, sondern die Schnellen gegen die Langsamen."

© manager magazin 12/1998
Alle Rechte vorbehalten
Vervielfältigung nur mit Genehmigung