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Falsch
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Richtig
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Wenn Sie sämtliche Briefe, Faxe, E-mails, Hausmitteilungen und Aktennotizen als gleichwertig betrachten, verzetteln Sie sich. Nicht alles, was auf Ihren Schreibtisch flattert, lohnt die intensive Lektüre.
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Überfliegen Sie Mitteilungen nur kurz, um zu erfassen, um was es geht. Setzen Sie Prioritäten: Das Wichtigste möglichst sofort bearbeiten und gar nicht erst auf einen Stapel häufen. Zur Erledigung der Dinge, die an zweiter Stelle stehen, sollten Sie sich eine bestimmte Frist setzen (zum Beispiel eine Woche). Der Rest ist irrelevant oder erledigt sich von selbst.
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Wenn Sie glauben, wahlloses Sammeln und Archivieren aller Materialien würde Sie vor Wissenslücken schützen, täuschen Sie sich. Entweder sind die wirklich hilfreichen Unterlagen auf die Schnelle in dem Wust gar nicht mehr zu finden oder sie sind mittlerweile hoffnungslos veraltet.
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Halten Sie sich unnötige Informationen vom Leib. Werfen Sie konsequent weg, was Ihnen nichts nützt. Sammeln Sie nur, was Sie unmittelbar für Ihre Arbeit benötigen – so behalten Sie den Überblick über Ihr Material.
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Hüten Sie sich vor der weit verbreiteten Einstellung: "Es darf mir nichts entgehen." Perfektionisten, die nach der vollkommenen Information suchen, kommen nie zurecht. Sie verzögern und verhindern Entscheidungen und blockieren so die Arbeit der anderen.
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Haben Sie Mut zur Lücke. Geben Sie zu, wenn Sie etwas nicht kennen oder wissen. Das nimmt auch Ihren Kollegen und Mitarbeitern den Druck, ständig über alles informiert sein zu müssen.
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Die Ansicht, eine Sekretärin sei im Zeitalter von PC, E-mail und Faxgerät überflüssig, mag modern erscheinen, ist aber zu kurz gedacht. Wenn Sie glauben, alles selbst erledigen zu müssen, überfordern Sie sich.
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Kompetente Assistenten, die Nachrichten vor- und aussortieren, werden immer wichtiger. Sie halten Ihnen den Rücken frei für die wirklich wichtigen Aufgaben. Erziehen Sie Ihr Team zu Selbständigkeit, delegieren Sie alles, was Sie nicht unbedingt persönlich erledigen müssen.
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Gestatten Sie nicht, daß andere Ihre E-mail-Box als Müllabladeplatz mißbrauchen. Für viele ist das Internet vor allem ein Medium zur Verbreitung von Tratsch, Witzen oder Werbebotschaften.
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Gehen Sie mit Ihrer E-mail-Adresse sensibel um. Bitten Sie die Absender, wenn nötig, darum, Ihnen keine Trivialitäten zu mailen und keine Nachrichten an Sie weiterzuleiten, die Sie gar nicht betreffen.
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Wenn Sie meinen, Sie müßten ständig erreichbar sein, und wenn Sie zulassen, daß Sie in Ihrer Arbeit permanent unterbrochen werden, verlieren Sie die Kontrolle über die eigene Zeitplanung. Das erzeugt unnötigen Streß.
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Richten Sie zu bestimmten Zeiten "Informationspausen" ein, in denen Sie auf jegliche Form der elektronischen, telephonischen oder schriftlichen Kommunikation verzichten. Das erlaubt Ihnen ein konzentriertes und ungestörtes Arbeiten.
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Was Sie selbst nicht möchten, gilt auch für andere: Überhäufen Sie Kommunikationspartner nicht mit irrelevanten und unklaren Botschaften. Das führt zu Mißverständnissen und kostet Nerven. Verzichten Sie beispielsweise in schriftlichen Mitteilungen nie auf die Betreffzeile. So verhindern Sie, daß man erst am Ende des Textes erfährt, um was es eigentlich geht.
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Eine klare und knappe Ausdrucksweise ist ein Gewinn für alle. Optimieren Sie Ihren eigenen Info-Output, indem Sie zweckgerecht formulieren und nur strukturierte Nachrichten in Umlauf bringen. Beschränken Sie den Verteiler auf den wesentlichen Personenkreis.
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Vertrauen Sie nicht blind darauf, eine dringend benötigte Information blitzschnell im Internet zu finden. Das Medium ist noch immer sehr unstrukturiert. Die Suche nach einem Schlagwort ist nach wie vor oft genug ein uferloses Unterfangen.
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Heuern Sie notfalls Experten wie Informationsbroker an, oder wenden Sie sich, wenn vorhanden, an die Wissensspezialisten in Ihrem Unternehmen. Sie beherrschen den effizienten Umgang mit Fachdatenbanken und wissen, wo sie was finden.
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