Freitag, 30. September 2016

Zeitmanagement Organizer effektiv nutzen

Um den täglichen Terminstress zu bewältigen, können Organizer eine wertvolle Hilfestellung bieten. Wer sich allerdings nur wenig mit seinem Gerät auskennt, kann auch von den Vorteilen nicht profitieren. Die bevorstehende Planung des nächsten Jahres bietet einen guten Anlass, um sich mit den Funktionen vertrauter zu machen.

Wölmersen/Düsseldorf - "Dieselbe Prozedur wie jedes Jahr?" Nicht nur Butler James aus "Dinner for one" kämpft an jedem Jahreswechsel mit der Zeit. Vielen Nutzern digitaler Organizer geht es ebenso, wenn sie das bevorstehende Jahr planen und Unerledigtes neu sortieren wollen. Sie haben Probleme, den Überblick über ihre Daten zu behalten und die digitalen Planer effektiv zu nutzen. Für zusätzliche Verwirrung sorgt oft, dass bei der Büroverwaltung mit PC, PDA und Handy gleich drei Systeme genutzt werden.

Zeitmanagement: PDA und PC regelmäßig synchronisieren
"Anwendern fehlt oft ein vernünftiges System bei der Zeitplanung mit Handy, Handheld und PC", sagt der Management-Trainer Holger Wöltje aus Wölmersen (Rheinland-Pfalz). Er gibt in seinem Buch "Zeitmanagement - perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld" Tipps zum Thema.

Viele begehen dem Experten zufolge den Fehler, auf mehreren Geräten parallel zu planen und sich dabei zu verzetteln. Um eine derartige "doppelte Buchführung" zu vermeiden, sei es ratsam, höchstens zwei Geräte zur Büroverwaltung zu nutzen und diese regelmäßig zu synchronisieren.

"Das Abgleichen von Daten erledigen aktuelle Geräte automatisch", sagt Lothar Lechtenberg, Sprecher von Fujitsu-Siemens in Düsseldorf. Dazu verbindet der Anwender den Handheld entweder über die Dockingstation oder per Infrarot mit dem PC und startet per Knopfdruck die integrierte Software. Neuere PDAs und Smartphones bieten auch Verbindungen via Wireless LAN oder Bluetooth.

Der Abgleich mit dem PC dient gleichzeitig der Datenrettung für den Fall, dass auf dem Handy oder Handheld einmal etwas verloren geht. Bei der Synchronisation müssen die Anwender allerdings auf die Kompatibilität zur PC-Software achten, wie Axel Kees von der Internetplattform pda-forum.de in Darmstadt betont. Besonders bei PDAs mit Windowssystemen haben Anwender von alternativen Mail-Programmen und Mac-Nutzer Probleme und benötigen Zusatzsoftware.

Für die effektive Planung des Alltags bieten Organizer so genannte PIM-Anwendungen. Die Abkürzung steht für "Personal Information Management". Hierzu gehört der Kalender: Er erinnert an Termine in der Firma und Geburtstage im Bekanntenkreis - auf Wunsch mit Klingelton und bei regelmäßigen Ereignissen in einem festgelegten Rhythmus. Zusätzlich können Nutzer hier Aufgaben eintragen.

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