In einer sich rasch wandelnden Arbeitswelt ist permanentes Lernen notwendig. Entsprechend häufig werden Seminare von Mitarbeitern und Geschäftsinhabern besucht.

mm.de

Steuerexperte Hartmut Fischer

Fortbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter sind notwendig - aber auch sehr teuer. Es stellt sich die Frage, ob man Rückforderungen an einen Mitarbeiter richten kann, wenn dieser kurze Zeit nach der Fortbildungsmaßnahme das Unternehmen verlässt.

Wann Rückforderungen vom Arbeitnehmer möglich sind

Grundsätzlich kann zwischen Arbeitgeber und -nehmer eine entsprechende Vereinbarung getroffen werden, die aber sehr engen juristischen Bedingungen unterliegt. Dabei gilt es auf folgende Punkte zu achten:

1. Eventuelle Rückforderungen müssen vorher schriftlich vereinbart werden. Dies kann im Rahmen des Arbeitsvertrages geschehen. Besser ist es jedoch, vor jeder Maßnahme eine eindeutige Übereinkunft abzuschließen.
2. Rückforderungen sind nur zulässig, wenn es sich bei den Ausbildungskosten um Kosten für vermittelte Spezialkenntnisse handelt, die im Falle eines Firmenwechsels die Gehaltsaussichten des Mitarbeiters nachhaltig steigern.
3. Kosten für Einschulungsmaßnahmen können nicht zurückgefordert werden. Dazu gehören auch Kosten für Schulungsmaßnahmen, die notwendig werden, um den Mitarbeiter mit den Eigenheiten eines Unternehmens vertraut zu machen.
4. Die Rückzahlungsverpflichtung muss zeitlich klar fixiert werden, wobei sich Zeiträume zwischen drei und fünf Jahren in der Praxis bewährt haben. Der Rückzahlungsbetrag verringert sich pro Jahr um einen Prozentsatz, so dass am Ende der Frist keine Verpflichtungen mehr bestehen.
5. Eine Rückforderung seitens des Arbeitgebers ist nur zulässig, wenn der Mitarbeiter kündigt oder ein unberechtigter vorzeitiger Austritt aus dem Arbeitsverhältnis erfolgt.
6. Die Rückzahlungssumme ermittelt sich aus der Zusammenstellung der folgenden Kosten: Seminargebühren, Reisekosten, Aufenthalts- und Unterbringungskosten, sowie Gehaltskosten, wenn die Ausbildung während der Arbeitszeit stattfindet.

Wie ein Mitarbeiter Seminarkosten absetzen kann

Aus- und Fortbildungsmaßnahmen werden vom Finanzamt ihrer Art nach unterschiedlich bewertet. Nach § 10 des Einkommensteuergesetzes (EStG) werden die Sonderausgaben aufgeführt.

In dem Paragrafen heißt es über Sonderausgaben, sie seien "Aufwendungen des Steuerpflichtigen für seine Berufsausbildung oder seine Weiterbildung in einem nicht ausgeübten Beruf bis zu 920 Euro im Kalenderjahr. Dieser Betrag erhöht sich auf 1227 Euro, wenn der Steuerpflichtige wegen der Ausbildung oder Weiterbildung außerhalb des Orts untergebracht ist, in dem er einen eigenen Hausstand unterhält."

Dies, so der Gesetzestext weiter, gilt entsprechend, "wenn dem Steuerpflichtigen Aufwendungen für eine Berufsausbildung oder Weiterbildung seines Ehegatten erwachsen und die Ehegatten die Voraussetzungen des § 26 Abs. 1 Satz 1 erfüllen; in diesem Fall können die Beträge von 920 Euro und 1.227 Euro für den in der Berufsausbildung oder Weiterbildung befindlichen Ehegatten insgesamt nur einmal abgezogen werden. Zu den Aufwendungen für eine Berufsausbildung oder Weiterbildung gehören nicht Aufwendungen für den Lebensunterhalt, es sei denn, dass es sich um Mehraufwendungen handelt, die durch eine auswärtige Unterbringung im Sinne des Satzes 2 entstehen."

Wenn die Fortbildung vom Unternehmen bezahlt wird.

In den meisten Fällen werden die Kosten für eine Fortbildung vom Unternehmen getragen. Hier gilt der Grundsatz, dass alle Kosten, die ausschließlich betrieblich begründet sind, als Betriebsausgaben absetzbar sind.

Dies bedeutet, dass Fortbildungsmaßnahmen dann als Betriebsausgaben absetzbar sind, wenn zu erwarten ist, dass das Unternehmen dadurch höhere oder zusätzliche Einkünfte erzielt. Dies bedeutet nicht, dass es nur um reine Verkaufsschulungen geht. Ein besserer Hotlineservice kann für ein Softwareunternehmen ein Verkaufsargument sein, so dass die Schulung der Mitarbeiter den Abverkauf positiv beeinflusst.

Gleichzeitig darf die Maßnahme nicht die private Lebensführung der Unternehmer betreffen. So dürfte es problematisch werden, wenn Sie ein Meditationsseminar besuchen (obwohl ein Chef, der ruhig Blut bewahrt, natürlich auch für das Unternehmen positiv ist). Selbst wenn nur ein Teil der Maßnahme nicht unternehmensadäquat ist, sondern der privaten Lebensführung zugeordnet wird, sind die gesamten Kosten nicht mehr als Betriebsausgaben absetzbar.

Betrieblicher Kurs, private Anreise

Auf die Absetzbarkeit müssen Sie jeden Kostenposten einzeln prüfen. So kann ein Seminar zu hundert Prozent betrieblich veranlasst sein, während die Reise zum Seminar-Ort (mit dem Besuch eines Freundes verbunden) teilweise privater Natur ist und dann nicht abgesetzt werden kann. Zu unterscheiden sind:

DPA

Lernen fürs Leben oder für den Betrieb?
Die Finanzämter trennen bei Fortbildungskosten scharf

1. Reine Seminargebühren wie Teilnahme-, Prüfungs- und Kursgebühren;
2. Kosten für An- und Abreise;
3. Kosten für Unterbringung und Verpflegung am Seminarort;
4. Kosten für Arbeitsmittel;
5. sowie sonstige direkt mit dem Seminar in Verbindung stehende Kosten wie etwa die Teilnahme an Gruppenarbeiten oder Praktikumskosten.

Wann Sprachkurse doch absetzbar sind

Sprachkurse sind grundsätzlich allgemeinbildende Maßnahmen und daher nicht als Betriebsausgaben absetzbar. Doch die Rechtsprechung hat hier inzwischen eine Brücke geschlagen.

Danach sind die Kosten dann anzuerkennen, wenn die Sprachkenntnisse unternehmerisch benötigt werden. Dies gilt auch für Seminare in anderen EU-Mitgliedsländern. Sie sollten die Rechnung mit einem aussagefähigen Vermerk versehen, aus dem hervorgeht, dass dieser Kurs betriebliche Bedeutung hat.

Gut Ding will Namen haben

Wie bereits erläutert, muss die Veranstaltung, die besucht wird, betrieblich veranlasst sein. Diese betriebliche Veranlassung sollte bereits eindeutig aus dem Namen des Seminars erkennbar sein. Grundsätzlich gilt: Je detaillierter der Titel, umso besser ist dies für sie. "Gewusst wie" wird beim Finanzamt Probleme bereiten, "Know-how für den perfekten Außendienstler" hingegen ohne Rückfragen anerkannt werden.

In der Praxis hat es sich bewährt, die Schulungsunterlagen des besuchten Seminars aufzubewahren um sie im Zweifelsfall als Beweis der betrieblichen Veranlassung vorzulegen.

Vorsicht bei Reisekosten

Gerade bei den Reisekosten müssen Sie genau prüfen, ob keine private Veranlassung vorliegt. Die Prüfer der Finanzämter nehmen solche Belege besonders genau unter die Lupe. Splitten Sie im Zweifelsfall alle Positionen der Reisekosten auf und prüfen Sie jede einzelne. Folgende Reisekosten können abgesetzt werden:

Fahrkosten werden entweder entsprechend vorlegbarer Quittungen oder Fahrscheine beziehungsweise mit 0,30 Euro pro Kilometer mit dem privaten PKW pauschaliert abgerechnet.

Verpflegungskosten werden im Inland grundsätzlich pauschaliert abgerechnet:

1. von 8 bis unter 14 Stunden - 6 Euro
2. von 14 bis unter 24 Stunden - 12 Euro
3. bei 24 Stunden, gerechnet ab 0 Uhr - 24 Euro

Achtung: Grundsätzlich können Sie nur die oben genannten Pauschalen absetzen. Laden Sie jedoch einen Geschäftspartner ein, um mit ihm über geschäftliche Belange zu sprechen, so handelt es sich um Bewirtungskosten. Hierbei können Sie dann 70 Prozent der Gesamtkosten (also inklusive ihrer eigenen Kosten) steuerlich geltend machen.

Die Verpflegungspauschalen für das Ausland sind je nach Land verschieden. Entsprechende Listen finden Sie im Internet, beispielsweise hier.

Übernachtungskosten sind grundsätzlich ohne Verpflegung (auch ohne Frühstück) anzusetzen. Im Inland wird laut Rechnung abgerechnet, im Ausland kann nach Rechnung oder nach Pauschale abgerechnet werden.

Schließlich können Sie noch Nebenkosten geltend machen. Hierzu gehören Parkgebühren, Telefonate usw.

Grundsätzlich: Privates raushalten

Grundsätzlich gilt für die Teilnahme an einer Fortbildungsmaßnahme, dass man möglichst alle privaten Elemente heraushält. Die Finanzämter sind hier sehr genau und streichen rigoros alles, was auch nur den Eindruck weckt, es könnte der Persönlichkeitsentwicklung oder der Allgemeinbildung dienen.

© manager magazin Online 2004
Alle Rechte vorbehalten
Vervielfältigung nur mit Genehmigung der manager magazin Verlagsgesellschaft mbH