Sonntag, 20. Januar 2019

IT-Management Outsourcing planen und umsetzen

Wenn sich Unternehmen auf das Kerngeschäft konzentrieren und Kosten reduzieren wollen, ist die Auslagerung der IT ein möglicher Weg. Wer allerdings nicht sorgfältig plant, wird als Ergebnis neue Probleme und höhere Kosten haben. Deswegen ist gute Vorbereitung unerlässlich. Ein Leitfaden.

Hamburg - Die Konzentration auf das Kerngeschäft, Kostenreduktion und Variabilisierung von Fixkosten werden von den Verantwortlichen des Managements als Hauptgründe für das IT-Outsourcing angegeben.

Lars von Thienen ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung BPS Business Process Solutions in Hamburg
Neben erfolgreichen Outsourcing Projekten sind inzwischen jedoch auch negative Beispiele bekannt. Erfahrungen zeigen, dass der durchaus beliebte Versuch, bestehende IT-Probleme unreflektiert durch eine Fremdvergabe loszuwerden, von vornherein zum Scheitern verurteilt ist. Schlimmer noch: Neben zusätzlichen Problemen steigen zumeist auch noch die Kosten. Insofern müssen IT-Outsourcing-Projekte sorgfältig vorbereitet werden.

Mit vier Kernbotschaften können die Erfahrungen im IT-Outsourcing zusammengefasst werden.

1) Outsourcing muss selektiv erfolgen
Die Auslagerung aller IT-Aktivitäten stoppt die Ausschöpfung von Optimierungspotenzialen in den Prozessen durch neue Technologien. IT als Basistechnologie ist für das Outsourcing geeignet - IT als Element der Prozesse und Wertschöpfung ist kritisch zu betrachten. In standardisierten Prozessen ohne Einfluss auf das Kerngeschäft ist ein Outsourcing zulässig.

2) Outsourcing isoliert Unternehmen vom Markt
Der Servicepartner erlangt im Lauf des Projekts tiefe Kenntnis über die Geschäftsprozesse, andere Dienstleister können dies nicht. Dieser Wissensvorsprung verhindert Wettbewerb.

3) Outsourcing erfordert völlig neue Kompetenzen
Nach der Auslagerung brauchen Anwender neben Vertrags- und Partner-Managern auch Mitarbeiter mit technischem Know-how, um die Arbeit des Partners bewerten zu können. Internes Wissen veraltet schnell.

4) Der Dienstleister will häufig mehr
Während der Partner die vereinbarten Leistungen erbringt, streckt der Outsourcer seine Fühler in andere Abteilungen aus, um dort nach weiteren Geschäften zu suchen. Die enge Verzahnung mit dem Dienstleister erschwert eine marktgerechte Beauftragung und Weiterentwicklung im IT-Bereich.

Vorbereitung der Entscheidungsfindung

Häufig erschweren Kommunikationsbarrieren zwischen der Unternehmensführung und den IT-Verantwortlichen die Entscheidungsfindung. Während das Management strategisch über Kosten, Kernkompetenzen und Flexibilisierung argumentiert, werden von der IT technische Aspekte von Standardisierung über Schnittstellen bis zum Server-Management ins Rennen geführt. Die IT muss die Zügel des Outsourcings eigener Leistungen selbst in die Hand nehmen. Es müssen die strategischen Aspekte durch die IT kritisch bewertet werden. Das IT Outsourcing-Portfolio bietet die Möglichkeit, fachliche Aspekte der IT und strategische Argumente des Managements zu verknüpfen.

Das IT-Outsourcing Portfolio

Im IT-Outsourcing Portfolio werden die "weichen" fachlichen und prozessorientierten Aspekte der einzelnen IT-Bereich "hart" bewertet. Hierzu wird zwischen der Oustoucing-Attraktivität und dem Outsourcing Reifegrad unterschieden. Es müssen die sieben IT-Bereiche

  • Help-Desk,
  • Desktop-Services,
  • Server-Management,
  • Rechenzentrum,
  • Network,
  • Application-Maintenance und
  • Application-Developement
getrennt nach Attraktivität und Reifegrad bewertet werden. Das folgende Portfolio veranschaulicht den Ansatz.

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